1 Ejemplo de la Metodología Seis Sigma

La metodología Seis Sigma se puede aplicar a todo tipo de empresas; sin embargo, son las entidades con procesos complejos las que suelen sacarle mayor provecho a esta metodología.

Pues, la aplicación de Seis Sigma reduce significativamente los defectos en el proceso de producción, perfeccionado la calidad de los productos o servicios.

Para comprender, mejor de que se trata Seis Sigma, veamos el siguiente ejemplo de la metodología Seis Sigma, no sin antes definir su concepto.

¿Qué es la metodología Seis Sigma?

La metodología Seis Sigma es un enfoque empresarial de mejora de la calidad y la eficiencia, que tiene como objetivo reducir al mínimo la variabilidad en los procesos y productos de una organización. Seis Sigma se basa en un enfoque de gestión de procesos, utilizando herramientas y técnicas estadísticas para identificar y eliminar los defectos en los procesos y productos.

El objetivo final de la metodología Seis Sigma es lograr un nivel de calidad que permita un máximo de 3.4 defectos por millón. Para lograr este objetivo, la metodología Seis Sigma sigue un enfoque estructurado y sistemático, que se divide en cinco fases: definición, medición, análisis, mejora y control (conocido como el proceso DMAIC).

Seis Sigma se utiliza ampliamente en empresas de todo el mundo, en una amplia variedad de industrias, para mejorar la calidad, la eficiencia y la rentabilidad. Además, Seis Sigma se ha convertido en un sistema de gestión empresarial que se enfoca en la mejora continua, con un enfoque en la satisfacción del cliente, la eliminación de desperdicio y la optimización de los procesos empresariales.

1 Ejemplo de la metodología Seis Sigma

Aunque la metodología de Seis Sigma es un proceso de gestión sistemático que implica distintas herramientas y técnicas estadísticas divididas en sus cinco fases, definición, medición, análisis, mejora y control, en términos generales y sencillos, se plantea el siguiente ejemplo de la metodología Seis Sigma:

Ejemplo de Seis Sigma para un hospital

En un hospital se puede aplicar esta metodología para reducir el tiempo de espera de los pacientes para ser atendidos por un médico.

El equipo de Seis Sigma analiza los procesos de admisión, triaje y consulta para identificar los cuellos de botella y los tiempos de espera más largos, para luego implementar cambios en los procesos utilizando herramientas estadísticas para monitorear y medir la reducción del tiempo de espera.

Partiendo de las cinco fases de seis sigmas, el equipo de Seis Sigmas aplica las siguientes herramientas:

Para definir: Herramienta a utilizar (encuesta).

Propósito: Se aplica encuestas con el propósito de obtener información directa de los pacientes sobre el tiempo de atención hospitalaria y evaluar su nivel de satisfacción.

Pasos:

1. Objetivos: Conocer fortalezas y debilidades en el tiempo de servicio de atención al paciente.
2. Definir el alcance de la encuesta: Qué área de atención hospitalaria abarcar, resucitación, emergencia, urgencias, urgencias menores, sin urgencia.
3. Diseñar: El cuestionario en sí, método de aplicación, rangos de evaluación, tamaño de la muestra.
4. Aplicar: Planificar las fechas de aplicación de las encuestas, y realizarlas.
5. Analizar resultados: digitalizar los datos, representar los resultados usando técnicas estadísticas, elaborar reportes y elaborar plan de acción para los encargados de su seguimiento.

Para Medir: Herramienta a utilizar (Diagrama de Pareto)

Propósito: Categorizar el tiempo de atención hospitalaria según el Sistema de Triaje Manchester (STM) para evaluar las ineficiencias en el tiempo de atención al paciente según su nivel de prioridad.

Pasos.

1. Describir la situación problema a analizar: Los cuellos de botella y los largos tiempos de espera en la atención al paciente.
2. Desglosar los problemas específicos que agudizan la situación a analizar: En los últimos seis meses en el recinto hospitalario los pacientes han venido presentando quejas por la demora en el tiempo para ser atendidos.
3. Recolectar los datos históricos para cuantificar los incidentes:

4. Ordenar la lista de incidentes mayor a menor:

5. Obtener los porcentajes de cada incidente: Se obtiene al dividir la cantidad de cada uno de estos entre la suma entre la suma total y lego multiplicado por el 100 %.

6. Representar gráficamente los resultados: Con base en los resultados se realiza un histograma o diagrama de Pareto para representar las fallas que afectan el tiempo de atención hospitalaria al paciente, según el nivel de prioridad triaje.

7. Una vez identificando la proporción con que se presentan cada incidencia, se debe abordar la problemática de mayor a menor magnitud, aplicando las medidas correctivas; una vez aplicadas las medidas de acción correctivas, se vuelve a graficar los resultados para comparar el porcentaje de mejorar.

Para analizar: Herramienta (diagrama de Ishikawa)

Propósito: Analizar las diferentes causas que generan como efecto cuellos de botella y tiempos de espera más largos para que los pacientes sean atendidos, implementado como herramienta un diagrama de Ishikawa, la cual se pueden ajustar a cualquier problemática y sus posibles causas.

Este diagrama es útil en la fase de análisis de la metodología Seis Sigma, ya que se basa en un proceso de lluvia de ideas, realizado de la siguiente forma:

Pasos:

1. Se distribuye entre los equipos de Seis Sigma de la entidad hospitalaria, cada una de las incidencias o problemas, cada uno de los miembros del equipo que analizará el problema aporta una idea sobre sus causas, y un miembro del equipo asignado como secretario deberá anotarlas en forma de lista.
2. Finalizada la lluvia de ideas se realiza un descarte de las ideas repetidas sobre las posibles causas de la problemática.
3. Se comprueba que cada una de las posibles causas tengan relación con la problemática a analizar.
4. Se categorizan las ideas restantes (las categorías del diagrama de Ishikawa es solo un modelo, puede adaptarse a cualquier problemática).
5. Construir el diagrama de Ishikawa.

Para Mejorar: Herramienta (Herramienta de Káiser)

Propósito: Realizar las mejoras necesarias para agilizar el tiempo de atención hospitalaria al paciente y reducir cuellos de botella.

Para ello se plantea como herramienta del método de las 5´s de Káiser para eliminar o disminuir las imperfecciones dentro de la entidad hospitalaria, las 5´s son: clasificación, organización, estandarización, limpieza, y disciplina.

Pasos:

1. En esta fase de la metodología Seis Sigma, el equipo de trabajo debe proponer y llevar a cabo mejoras correctivas en el servicio de atención al paciente que presta la entidad; para ello, deberá proponer ideas basadas en el método de las 5´s de káiser.
2. Realizar actividades de clasificación: Es necesario identificar y clasificar los procesos de atención al paciente bajo el sistema triaje, e identificar las actividades funcionales y descartar las que no; de esta manera, el servicio de atención al paciente solo contará con las herramientas y funciones que realmente necesita para atender al paciente según la prioridad requerida.
3. Organización: El equipo de Seis Sigma, una vez identificado las actividades funcionales, deben planificar la organización del espacio de atención al paciente para evitar cuellos de botella y garantizar la salud al paciente.
4. Limpieza: Crear rutinas limpieza es un factor clave en un recinto de salud, garantizando la calidad y eficiencia en la prestación del servicio asistencial.
5. Estandarización: El equipo de Seis Sigma, encargando de la fase de mejora mediante este método, debe crear normas y procedimientos para mejorar la eficiencia en el sistema de atención al paciente a corto, mediano y largo plazo.
6. Disciplina: Fomentar la autodisciplina en todo el personal que labora en la entidad de salud para garantizar que las actividades de mejora sean perdurables y constantes a largo plazo.

Para controlar: Herramienta (gráfica de control)

Propósito: Diseñar un sistema que mantenga las mejoras deseadas una vez que se ha logrado optimizar el tiempo de atención al paciente.

En esta fase, el monitoreo de las acciones correctivas es clave para garantizar la mejora continua, haciendo uso de herramientas como la gráfica de control, de esta manera el equipo de Seis Sigma puede monitorear si el tiempo de atención al paciente está dentro del rango aceptable o no.

Pasos:

1. Determinados los puntos críticos a analizar en el tiempo de atención al paciente, estos puntos pueden ser usados para construir una gráfica de control que permita visualizar si el tiempo de atención está siendo controlado eficientemente.
2. Identificar el tipo de gráfica a utilizar que se ajuste al propósito del control y las características de las variables.
3. Definir dónde, cuándo y cuántos datos se tomarán en cuenta en el plan de muestreo.
4. Representarlos datos en la gráfica y analizar su comportamiento.
5. Realizar el estudio estadístico cada cierto tiempo para comprobar que las mejoras se siguen manteniendo o si se presentan fallas que deben ser corregidas.

Estos gráficos permiten visualizar la evolución de la eficiencia en el proceso de atención al paciente en el tiempo, ayudando detectar situaciones fuera de control que de otra forma podrán pasar por desapercibidas.

Cuando se presentan en la gráfica puntos fuera de los límites establecidos, se considera que el proceso está fuera de control y comienza la búsqueda de la causa de las fallas del proceso que generan, en este caso, atrasos en el proceso de atención al paciente y cuellos de botella; pero, si la mayoría de los puntos en la gráfica están dentro de los límites, se considera que el proceso está siendo controlado cumpliendo el propósito de la implantación de la metodología Seis Sigma.

“El ejemplo presentado es solo para efecto explicativo de manera sencilla y práctica, pues, la aplicación de esta metodología implica procesos sistemáticos detallados que deben ser estudiados por un equipo especializado en Seis Sigma para garantizar su efectividad.”