¿Cómo terminar todas tus tareas productivamente?

A muchas personas les resulta complicado cumplir con todas sus asignaciones de la semana. Esto se debe a que normalmente las tareas se van arrastrando de un día a otro y al llegar el fin de semana nos encontramos con muchas cosas que aún están pendientes por hacer. Debemos saber cómo gestionar el tiempo que pasamos trabajando.

Esto no se trata de algo que solamente te pase a ti, sino a una gran parte de la población. Por lo tanto las principales medidas que se deben tomar para evitar este problema son organizar y planificar las tareas. Puede resultar un poco utópico imaginar que se puede llegar al fin de semana sin tareas pendientes, y que incluso estas pueden ser completadas antes del día viernes.

Si el día jueves finalizamos todas las tareas pendientes, nos quedaría el viernes como un día extra. A pesar de que de igual forma no podemos tomarnos el día libre, sí podemos aprovecharlo a nuestra conveniencia y planificar las tareas de la siguiente semana. De hecho, puedes utilizar este día para realizar llamadas o enviar correos electrónicos. Evidentemente, la sensación de que tienes todo bajo control te permitirá concentrarte mejor en tus nuevas asignaciones.

Consejos para finalizar tus tareas a tiempo

1 Inicia con las tareas más importantes:

Dedica los primeros 90 minutos de cada día a trabajar en las tareas más importantes. Se ha demostrado a través de investigaciones que nuestro cerebro está más activo durante la mañana. Generalmente se trata de ciclos cerebrales de 90 a 120 minutos, conocidos como ‘ritmos ultradianos’ que determinan los momentos en los que nuestro cuerpo y cerebro tienen más energía y cuándo podemos realizar nuestras tareas más importantes.

2Ajusta los plazos de tiempo:

Tratemos de definir un cronograma de entrega para nuestras actividades. Es decir, establezcamos un mínimo de tareas a realizar en un bloque de tiempo. De esta manera lograremos ser más eficiente y productivos. Si divides tus tareas en segmentos de 30 minutos o una hora podrás trabajar en función del número de tareas que puedes realizar al cabo de un par de horas. Anota tus propias estadísticas y determina las maneras en las que estas pueden ser mejoradas cada día.

3Asigna un orden de prioridades a tus tareas:

A diferencia de lo que puedes hacer con una lista de tareas o checklist, puedes organizar tus tareas en cuanto a prioridades. Es decir, determina cuáles son las tres más importantes y ponlas de primeras en la lista. Cuando logras identificar cuáles son las tareas más relevantes de la jornada, tendrás la oportunidad de terminarlas en menos tiempo.

Lo importante de tu priorizar las actividades es lograr ser más eficientes en cuanto a la administración del tiempo. Si bien es cierto que todas las tareas son importantes, al finalizar las primeras tareas de lista de una manera más eficiente, el resto de las tareas también podrán ser realizadas de una manera más productiva.

4Aprende a ahorrar tiempo:

Recuerda que cada minuto es importante. No pierdas mucho tiempo en darle muchas vueltas al mismo asunto. Si hay algo que no puedes resolver por ti mismo, pídele ayuda a otra persona. Una opción bastante recomendable es consultar en la web los temas que te generen dudas y encontrar de esta manera una solución para evitar retrasos en tu trabajo.

Dentro de tu rutina diaria encontrarás distintas tareas o actividades que pueden ser realizadas de una manera más rápida y eficiente. Es importante aprovechar el tiempo e invertirlo de una manera realmente productiva. Si debes enviar correos electrónicos con frecuencia, mantén un formato establecido en el cual solo debas que modificar cierta información, tal como los nombres y los destinatarios.

De esta manera no tendrás que escribir un nuevo correo cada vez que necesites comunicarte con tus clientes o proveedores. A pesar de que esto solo te puede ahorrar un par de minutos, al irlos acumulado con cada correo que tengas que enviar, te darás cuenta del tiempo que logras ahorrar en total.

5Identifica las cosas que debes dejar de hacer:

Son muchas las prácticas que podemos cambiar o eliminar para que nuestro trabajo pueda ser más eficiente. Debemos identificar cuáles son esos hábitos improductivos que no nos ofrecen ningún tipo de beneficio en nuestras vidas. Por ejemplo, al revisar constantemente nuestras redes sociales estamos mal utilizando el tiempo que puede ser utilizado en cosas más productivas.

6Dedícate suficiente tiempo para descansar y entretenerte:

Ten siempre presente que no eres un robot y que necesitas tiempo para descansar y entretenerte. Durante el día nuestra rutina de trabajo puede ser bastante dura, y debemos aprovechar nuestro tiempo para lograr ser lo suficientemente eficientes. Sin embargo, luego de que nuestra jornada laboral termine, debemos dedicarnos únicamente a nuestros asuntos personales.

Si en vez de esto seguimos trabajando, lo más probable es que no tengamos tiempo para atender nuestros propios asuntos, los cuales debemos resolver en cualquier momento. Si no lo hacemos durante nuestro tiempo libre, nos veremos obligados a resolvernos durante nuestras horas de trabajo, lo cual hará descender nuestros niveles de productividad.

Prueba estos cambios en tus rutinas y adáptalos a tu ritmo de vida. Te darás cuenta de que ser más eficiente es una tarea sencilla si se cuenta con la suficiente planificación y organización del tiempo que dispones. Trabaja en función de lograr mejores resultados y de optimizar los recursos que utilizas, incluyendo el tiempo y el espacio. El esfuerzo valdrá la pena.

Edith Gómez, editora en https://gananci.com/, apasionada del marketing digital y especialista en comunicación online. Se niega a irse a la cama cada noche sin haber aprendido algo nuevo. Le inquietan las ideas de negocio y, más aún, aportar una mirada creativa al pequeño mundo en el que vivimos.

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