La ficha profesiográfica es un documento que contiene información sobre el análisis de cargos, requisiciones de empleados y otros instrumentos relacionados, caracterizando las aptitudes, habilidades, aspectos de personalidad necesarios para el pleno ejercicio de un cargo.
En otras palabras, es donde se dictan los elementos componentes de un puesto de trabajo, desde el puesto, división, descripción de dicho puesto de trabajo, equipo, nivel de escolaridad, entre otros datos.
La ficha profesiográfica permite mejorar la selección de personal, destacando:
- Desarrollo de criterios: los cargos o roles dentro de la organización deben tener una descripción exacta, la cual debe ser conocida por las personas que participan en el proceso de selección. Además, los ingresos reales del trabajo deben poder medirse.
- Selección de candidatos que alcancen un determinado número de puntos en las variables establecidas. Es la forma que queda con RRHH en relación con la función solicitada por el departamento o sector. Por ejemplo, el área comercial solicitó un gerente de ventas. El área comercial pregunta a RRHH qué perfil debe tener este gerente para trabajar en la empresa.
Coincidimos con Chiavenato cuando nos dice que un cargo es la composición de todas las actividades que realizan quienes lo ocupan, siendo parte de un todo y ocupando un puesto en la estructura organizacional.
Robbins complementa al afirmar que los puestos representan, para la organización, la base para la aplicación de las personas en las tareas organizacionales. Por tanto, podemos decir que es a través del puesto que es posible saber qué hace la persona en la empresa, cuáles son sus responsabilidades, su importancia, el nivel jerárquico que ocupa, etc.
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Importancia
Antes de iniciar los procesos de reclutamiento y selección, es fundamental recabar información sobre el puesto que pretendes cubrir, ya que esta herramienta te ayudará en la planificación de las mejores formas de realizar dichos procesos, además de ser una fuente importante para hacer el cruce de información entre el perfil del puesto y el perfil del candidato.
Este cruce puede resultar en la elección del candidato más adecuado para la vacante que se está seleccionando. La ficha profesiográfica es el proceso de obtener, analizar y registrar información relacionada con el trabajo. Es un instrumento de fundamental importancia para la gestión de personas en el que el interés recae únicamente en el puesto y no en el ocupante.
El interés por la persona que ocupa el cargo, o quien lo ocupará, será analizado, respectivamente, en la evaluación de desempeño (para quienes ya laboran en la empresa) o en la selección (para los candidatos).
Ventajas
Las principales ventajas de la ficha profesiográfica son: una descripción resumida y actualizada de las competencias, habilidades y rasgos de personalidad del ocupante del puesto, siendo una lista de las principales características sociales necesarias para el pleno ejercicio de las funciones que integran el puesto a cubrir y destacando las responsabilidades inherentes al puesto descrito.
Además de los procesos de Reclutamiento y Selección, la descripción y análisis de puestos puede ser utilizado por la administración de Recursos Humanos en varios otros subsistemas, tales como:
- Capacitación de personal
- Administración de Sueldos
- Evaluación de mérito funcional y promoción
- Orientación para el supervisor y datos para industriales
- Higiene y Seguridad
Con la información recopilada y analizada, es posible producir una versión final del expediente profesional, que incluirá las actividades, los requisitos necesarios, los requisitos restrictivos, la obtención de las habilidades, conocimientos y actitudes necesarias para el desempeño del puesto, así definir el perfil profesional del puesto.
Asimismo, con estos datos en la mano, los organismos de reclutamiento y selección están en mejores condiciones de identificar candidatos potenciales para el puesto. En muchos casos, este organismo codifica los datos obtenidos de forma profesional, que a su vez contiene todos los aspectos que se consideran importantes para el ocupante del puesto en cuestión.
Ejemplo de Ficha profesiográfica
