Definición de una función administrativa (o funciones de la administración)

Primero debemos definir que es una función administrativa en la empresa. Una función administrativa es la realización de ciertas actividades o deberes al tiempo que se coordinan de manera eficaz y eficiente en conjunto con el trabajo de los demás.

Llamada Fayolismo o administración positiva, la teoría de Fayol fue un aporte esencial a la administración moderna, centro sus estudios a nivel de la dirección, creando la conocida escuela de jefes. En su libro “Administración Industrielle et Generale” define por primera vez las 5 funciones de la administración: planificación, organización, dirección, coordinación y control. Y  que estas funciones son universales, que por lo que todo buen administrador debe ser capaz de aplicarlas.

Estas funciones, son resultado de sus estudios y experiencias, y tienen cerca de 80 años funcionando efectivamente, se estudian en todo el mundo.

Fayol, además estableció 14 principios de la administración, como normativa para manejar las funciones efectivamente, dio a conocer procedimientos administrativos como importantes instrumentos para la adecuada dirección de cualquier empresa, ya que a través de ellos se podía realizar un diagnóstico y encontrar una solución de las dificultades en el momento oportuno, establece que  los principios y funciones administrativas eran aplicables a toda empresa, sin importar su  naturaleza, objetivos y magnitud.

Enfoque de las funciones de la administración

Los procesos administrativos están dirigidos a generar aportes de valor a las organizaciones, para ello, la administración como ciencia social a adoptando un enfoque gerencial basado en cinco funciones administrativas, planificar, organizar, dirigir, coordinar y controlar; aplicados como procesos básicos de la administración. Los autores del libro La administración una Perspectiva Global y Empresarial así lo describen, Koontz, Weihrich y Cannice (2012) “estudiar administración es necesario desglosarla en cinco funciones gerenciales (planear, organizar, integrar personal, dirigir y controlar)” (pág. 4).

La gran efectividad de estos procesos para la consecución eficiente de los objetivos organizacionales, ha hecho de este un enfoque ampliamente difundido y aplicado a nivel mundial, a más de cien años de ser planteado por Henry Fayol como un enfoque universal; Koontz, Weihrich y Cannice (2012), concuerdan con que: “Este marco se ha utilizado y probado durante muchos años. Aun cuando hay formas diferentes de organizar el conocimiento gerencial, la mayoría de los libros de texto y autores actuales han adoptado este marco —o uno similar—,” (pág. 4). 

Por ende, dichas funciones pueden ser aplicadas a cualquier organización, independientemente de las características de las mismas; si bien, cada entidad está sujeta a factores internos y externos bajo circunstancias únicas, este modelo permite adaptar y direccionar de una manera más eficiente la gestión administrativa, para el logro eficaz de los resultados.

Teoría de las funciones de la administración de Fayol

El objetivo de esta teoría de es conseguir mejores administradores y se logra a través de la enseñanza organizada de las técnicas de dirección.

Las funciones administrativas según Fayol se reparten jerárquicamente en toda la empresa. La capacidad  de las personas de los niveles inferiores constituye la capacidad profesional y la capacidad esencial de la directiva constituye la capacidad administrativa, respecto se asciende en la escala jerárquica dentro de la organización, aumentan las funciones administrativas, y en la parte baja predominan las funciones técnicas.

A pesar de esto y de que esta teoría ofrece una visión normativa y funcional para la administración tiene algunos contras como:

• No abarca muy bien las relaciones informales entre directivos y los subordinados quedando sin consideración el cómo mantener la fuerza de trabajo motivada.
• No representa del todo la compleja labor que enfrentan en el trabajo diario los administradores.
• Puede ser muy rígido para respecto a las funciones de los gerentes en las empresas y las organizaciones modernas.
• Ofrece un resumen estructurado de las tareas que deben llevar a cabo cualquier administrador como una visión de su trabajo diario.

  

En la administración podemos encontrar 5 funciones administrativas:

Planeación

Función de la administración en la que se definen las metas, se fijan las estrategias para alcanzarlas y se trazan planes para integrar y coordinar las actividades

Organización

Función de la administración que consiste en determinar qué tareas hay que hacer, quién las hace, cómo se hacen, cómo se agrupan, quién rinde cuentas a quién y dónde se toman las decisiones.

Dirección

Función de la administración que consiste en motivar a los subordinados, influir en los individuos y los equipos mientras hacen su trabajo, elegir el mejor canal de comunicación y ocuparse de cualquiera otra manera del comportamiento de los empleados.

Coordinación

Consiste en unificar los esfuerzos organizacionales.

Control

Función de la administración que consiste en vigilar el desempeño actual, compararlo con una norma y emprender las acciones correctivas que hicieran falta.

Vea también: Las 5 funciones de la Administración según Henri Fayol

Mas información de las funciones administrativas

Referencias bibliográficas:

• Heinz Weihrich, Mark Cannice y Karen Hanah (2012), La administración una Perspectiva Global y Empresarial, 14° Edicion, McGRAW-HILL/INTERAMERICANA EDITORES S.A. DE C.V.