Los hitos en la gestión de proyectos son una parte fundamental si deseamos que nuestro proyecto se ejecute con éxito, ya que identifica las tareas primordiales que deben ser culminadas, facilitando el seguimiento y control de los resultados.
Los hitos no son difíciles de gestionar si se tienen objetivos claros y si se identifican correctamente el orden de importancia de los mismos para el proyecto, así como su tiempo de ejecución.
Para entender a identificarlos, definamos primeramente su concepto y 7 sencillos pasos para gestionarlos de manera eficiente.
¿Qué son los hitos en la gestión de un proyecto?
Los hitos en la gestión de proyectos son eventos o puntos significativos en el cronograma de un proyecto que marcan la finalización de tareas o fases clave; estos representan metas claras y permiten el seguimiento del progreso, dividiendo el proyecto en segmentos manejables.
Son fundamentales para coordinar tareas, gestionar el tiempo, controlar riesgos y motivar al equipo, básicamente funcionan como puntos de control donde se revisa el avance del proyecto y se hacen ajustes de ser necesario.
Para Carrión I., Iosune V. (2010) “Hitos: son, normalmente, aquellas tareas que sirven para establecer puntos de control y cuya duración es 0. Su función es la de resaltar aquel punto del diagrama que contempla un control de actividad, una entrega de documentación o algún elemento cuyo control sea importante o vital para el proyecto.” (pág. 41)
¿Cómo identificar los hitos de un proyecto?
Identificar los hitos de un proyecto es una parte esencial de la planificación del mismo, para identificarlos correctamente se debe tomar en cuenta lo siguiente:
- Comprender los Objetivos del Proyecto: Antes de identificar los hitos, es crucial comprender los objetivos generales del proyecto, esto dará una idea de qué etapas o eventos son cruciales en el proceso.
- Desglosar el Proyecto: Desglosar el proyecto en tareas más pequeñas y etapas manejables, de esta manera se puede identificar qué tareas son críticas y cuándo se espera que se completen.
- Identificar Eventos Clave: Los hitos suelen ser eventos significativos en el ciclo de vida del proyecto, y pueden incluir la finalización de una fase del proyecto, la aprobación de un plan o presupuesto, la entrega de un componente importante, o la finalización de una tarea crítica.
- Considerar los Requisitos del Cliente y las Partes Interesadas: Los hitos también pueden estar relacionados con las expectativas o requisitos del cliente o de las partes interesadas; Por ejemplo, la firma de un contrato, la aprobación de un diseño o la aceptación de un entregable pueden considerarse hitos.
- Fijar Fechas Objetivo: Asignar fechas a cada hito; esto dará una visión clara de la línea de tiempo del proyecto y ayudará a mantener el proyecto en el buen camino.
Para ello, se pueden usar de apoyo los objetivos (SMART), ya que los hitos deben ser específicos, medibles, alcanzables, relevantes y limitados en el tiempo. Por último, es importante asegurarse de que sean claros para todo el equipo y todas las partes interesadas puedan comprenderlos.
7 Pasos para gestionar los hitos de un proyecto
Tal como lo expresa Carrión I., Iosune V. (2010). “Los hitos dividen el proyecto en segmentos lógicos y medibles” (pág. 40); de allí que, la gestión de los hitos de un proyecto implique una serie de pasos que aseguran que estos se identifiquen, programen, supervisen y culminen de manera eficaz.
Algunos pasos para gestionar de manera eficiente los hitos de un proyecto, son:
- Identificación de Hitos: Debe identificar los hitos clave en su proyecto, los cuales pueden ser la finalización de una fase, la entrega de un producto, o la aprobación de un presupuesto, entre otros.
- Incorporación al Plan del Proyecto: Se Debe incluir los hitos identificados en el plan de proyecto y deben estar claramente marcados en el cronograma del proyecto.
- Asignación de Fechas: Es importante asignar fechas específicas a los hitos, esto ayudará a hacer un seguimiento de cuándo deben alcanzarse.
- Seguimiento: Una vez que el proyecto esté en marcha, se debe supervisar regularmente el progreso hacia sus hitos; si se detecta que un hito no se cumplirá en la fecha prevista, se deberá tomar medidas para abordar cualquier problema que cause el retraso.
- Comunicación: Se debe comunicar los hitos a todo el equipo, es importante que todos comprendan qué se espera y cuándo se espera.
- Celebración: Cuando alcance un hito, debe celebrarlo con su equipo; ya que esta es una excelente forma de motivar y reconocer el esfuerzo de todos.
- Revisión: Tras alcanzar un hito, se debe realizar una revisión para identificar lo que funcionó bien y lo que podría mejorarse para los próximos hitos.
Estos pasos son muy importantes para la gestión de cualquier proyecto, Carrión I., Iosune V. (2010), indican que “Un hito es un punto en la planificación que indica cuándo un grupo de tareas relacionadas han terminado”. (pág. 41).
Importancia de los hitos en la gestión de un proyecto
Los hitos en la gestión de proyectos son eventos o puntos críticos que marcan el progreso significativo hacia un objetivo y son esenciales para medir y comunicar el avance, organizar y coordinar las tareas, y mantener el proyecto en el camino correcto.
Cada hito representa la finalización de una tarea o una fase importante del proyecto y sirve como punto de control donde los gerentes pueden evaluar el progreso, identificar problemas y hacer ajustes según sea necesario, también son útiles para motivar al equipo, ya que demuestra que su trabajo duro está dando resultados.
Para las partes interesadas externas, los hitos proporcionan una forma tangible de ver lo que se ha logrado y lo que queda por hacer; por lo tanto, la identificación y gestión adecuada de los hitos es una parte fundamental de una gestión de proyectos exitosa.
Referencias bibliográficas
- Iñigo Carrión Rosende, Iosune Berasategi Vitoria. GUÍA PARA LA ELABORACIÓN DE PROYECTOS. Administración de la Comunidad Autónoma del País Vasco Departamento de Educación, Universidades e Investigación; 1.ª, mayo 2010, Tirada: 1000 ejemplares.
