Organización Formal (Características, Elementos, Componentes y Ventajas)

Se entiende por Organización Formal a la estructura planificada, regida por estrictas reglas o normas y detallados procedimientos. Se encuentran bajo un orden y jerarquía de cargos específicos, mediante los cuales es posible llevar a cabo exitosamente los objetivos y actividades de cualquier institución.

La organización formal de una empresa está basada en la división de las tareas, funciones y actividades laborales, para ello presenta una estructura que respeta el tipo de responsabilidad y autoridad que ostenta cada cargo, a su vez los trabajadores  pueden comunicarse a través de canales, respetando los niveles de jerarquía.

Los administradores y directivos de una organización, son los encargados de establecer tanto su estructura como las directrices que la orientarán y guiarán su destino. Toda esta información es divulgada por los canales regulares a todos los miembros de la organización, por lo que cada trabajador conoce la cultura organizacional, los objetivos, la misión y la visión.

organización formal

Usualmente las normas, reglas y procedimientos para llevar a cabo el trabajo, son manifiestas por escrito y distribuidas a los miembros de la organización, con lo cual cada trabajador conoce qué debe hacer, cómo lo debe hacer, las herramientas que requiere para ello y el tiempo en que se espera culmine la actividad.

De esta forma, con su aplicación y acato obligatorio, se aseguran varias cosas:

  • Conocimiento y respeto del orden jerárquico por parte de todos.
  • Conocimiento y respeto de las relaciones de trabajo entre empleados y con sus supervisores.
  • Las actividades y funciones de trabajo se realizarán de la forma indicada, en el tiempo estipulado para ello.
  • Se minimizan los errores y el riesgo de ocurrencia de accidentes laborales.
  • Todos los trabajadores conocen la misma información.

Características de una Organización Formal

Dentro de las características de una organización formal se pueden observar:

  • Formulación clara de los objetivos empresariales.
  • Las reglas, normas y procedimientos son detallados y específicos, además son conocidos por cada miembro de la empresa.
  • Delimitación clara de responsabilidades, funciones, actividades y tareas para cada tipo de cargo y trabajador.
  • Espacios físicos bien definidos, infraestructura física presente.
  • Todos conocen quién es el jefe, la máxima autoridad de la empresa, su rol dentro de la organización y la obligación que todos tienen de acatar sus normas.
  • Las promociones laborales, ascensos de cargo, aumentos de sueldo, bonificaciones extras y otros similares, son el resultado del desempeño de un trabajador, no por su amistad o simpatía con el jefe.
  • Envío de informaciones formales mediante comunicados escritos, reuniones, y otros medios de carácter formal.
  • Todos los miembros de la organización deben mantener un trato adecuado, coherente y racional.
  • Ambiente de trabajo respetuoso.

Elementos de una Organización Formal

Son varios los elementos que componen cualquier organización formal:

  • La División del Trabajo: el trabajo se divide en actividades y tareas básicas, las cuales son distribuidas entre los trabajadores.
  • La Departamentalización: La organización se divide en áreas especializadas para el logro de un objetivo específico. Responsable de su cumplimiento, tiene un líder o jefe que distribuye el trabajo entre los miembros de su equipo y los supervisa.
  • Las Unidades Organizacionales: son las áreas básicas de la organización, es frecuente que estén formadas por varios Departamentos, por ejemplo: Producción, Administración, Marketing y otras similares.
  • El Control: es el mecanismo que dispone la organización para evaluar su funcionamiento, mediante este determina si su actividad no se ha desviado de los objetivos previamente formulados o si requiere un ajuste para retomar la actividad normal.

Ventajas de una Organización Formal

  • Trabajos y trabajadores especializados para un actividad
  • Alta eficiencia y productividad
  • Clara división de tareas
  • Conocimiento preciso de los niveles jerárquicos y funciones
  • Comunicación formal y canales adecuados

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