¿Que es la planificación?

La planificación se puede definir como un proceso bien meditado y con una ejecución metódica y estructurada, con el fin el obtener un objetivo determinado, la planificación en un sentido un poco más amplio, podría tener más de un objetivo, de forma que una misma planificación organizada podría dar, mediante la ejecución de varias tareas iguales, o complementarias, una serie de objetivos. Cuanto mayor sea el grado de planificación, más fácil será obtener los máximos objetivos con el menor esfuerzo.

De manera complementaria, podemos decir que la planificación es un proceso mediante el cual las personas establecen una serie de pasos y parámetros a seguir antes del inicio de un proyecto, con el fin de obtener los mejores resultados posibles. Cabe destacar que debe realizarse de forma metódica, estructurada y organizada de una manera ampliada con diferentes actividades complementarias y pasos a seguir, pautando fechas de entrega y distribuyendo según las horas de realización.

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Fases del proceso de planificación

La planificación consta de cinco fases bien diferenciadas:

Identificar el problema

La primera fase, se podría considerar más bien una pre-fase, pero es indispensable ya que antes de la planificación hay que identificar el problema, analizándolo de raíz. Minimizar el problema o verlo solo de forma generalizada, puede traer más dificultades asociadas o derivadas de este en el futuro, sin embargo, la correcta identificación de un conflicto en la empresa puede ayudar a buscar las mejores soluciones.

Se trata principalmente de la realización de un análisis del o de los problemas existentes, realizando un énfasis inicial profundo de las necesidades desde la raíz, en pocas palabras se trata de hacer un conteo de lo que hay, lo que no hay y los factores que influyen, teniendo en cuenta los intereses de las personas. Principalmente esto se obtiene mediante el empleo de entrevistas, observaciones, encuestas, reuniones y la documentación histórica.

Un ejemplo simulado: Un proyecto de realización de carrucha o carrito de carreras donde se encuentran involucradas 5 personas, al pasar los días los encargados del diseño de exterior discrepan sobre cuál debería ser el acabado y pintura, por lo cual lo someten a consulta con los demás miembros del grupo y a su vez generan una serie de ejemplos. Al cabo de unos días y diferentes reuniones se tomó una decisión en conjunto y se da paso a las siguientes fases de la planificación.

Desarrollar soluciones alternativas

Una vez que conocemos el problema, debemos pensar en todas la posibles soluciones, un mayor número de soluciones posibles dará más posibilidades de resolverlo de la forma más efectiva. A la hora de idear las soluciones una buena alternativa es utilizar el método del “brainstorming” o lluvia de ideas.

En esta etapa es donde se realiza la planificación y programación. Por lo tanto se organizaran los recursos del proyecto para la realización del mismo mediante la creación de soluciones que den cabida a una esquematización de ideas, o un método usado comúnmente como lo es la lluvia de ideas.

En esta fase entran una serie de aspectos importante para el proyecto y serán mencionadas a continuación:

  • El proyecto es lo más importante en todo momento por lo que se hace necesario tener claro la naturaleza y la fundamentación del mismo, un ejemplo:

Proyecto “Armemos un carrito para competir”, actividad a realizarse los fines de semana durante las diferentes competiciones que se efectúan a lo largo de una cuesta a las afueras de la ciudad. La fundamentación de este proyecto se basa en la necesidad de buscar diversión para los fines de semana, así como la distracción de todos que hacen parte del hogar.

  • Los objetivos deben ser planteados de manera clara para entender a qué se quiere llegar y deben ser generales y específicos, un ejemplo:

Objetivo general:

  • Se tiene la realización del carro para participar en las carreras todos los fines de semana.

Objetivos específicos:

  • Generar un mayor sentido de diversión para los niños y demás integrantes del proyecto.
  • Pasar ratos diferentes fuera de casa.
  • Incentivar a los niños que hacen parte del proyecto a mejorar cada día y realizar nuevos diseños.
  • Metodología y actividades, son dos procesos de gran importancia ya que con ello se elegirá la mejor manera (método) para realizar, ejemplo:

En cuanto a la metodología, se puede realizar de una manera lúdica con el propósito de buscar el disfrute propio, o se puede hacer de forma abierta donde todos se beneficien al respecto, de forma participativa donde cada uno de los integrantes haga parte de alguna actividad.

En cuanto a las actividades se realizan talleres, consultas en internet, salidas a diferentes talleres, pruebas de manejo, exposición del proyecto.

  • Los recursos son variados y hacen referencia al recurso humano, material, espacial, y financiero. Cada uno de ellos hacen parte esencial para lograr los objetivos por lo cual deben ser aprovechados y cuidados de la mejor manera.
  • La temporalización es el recurso de tiempo que se tiene para realizar cada tarea, partiendo desde lo más generalizado hasta lo más concreto. Para ello se hace uso de algunos recursos como lo son los planning, cronogramas y horarios.

Elegir la alternativa más adecuada

Como se decía en el paso anterior, un  mayor número de posibles soluciones, hará que sea más fácil elegir la más adecuada a nuestras necesidades, y teniendo en cuenta los recursos y los medios de los que disponemos.

Ejecutar esta alternativa mediante un plan

Esta es, sin duda, la parte más importante de la planificación, o mejor dicho, la planificación propiamente dicha, ejecutar el plan de acción para resolver el problema de la forma más eficiente posible, con un sistema metódico y bien planificado.

La planificación en la empresa, detecta posibles problemas incluso antes de que estos se produzcan, es la mejor forma de hacer que una empresa prospere de forma segura para conseguir los objetivos marcados. Si además este planteamiento se realiza teniendo en cuenta a los recursos humanos, e implicándolos para un objetivo común, el éxito está asegurado.

Se trata de la fase de desempeño o puesta en práctica, allí se hará realidad lo que tanto se ha estado diseñando y creando en el papel, para ello deben tenerse en cuenta ciertas consideraciones:

  • La organización de todos los recursos financieros y de material, para que no exista un déficit en medio de la ejecución y traiga retrasos que perjudicaran al proyecto y dañaran la perfecta planificación.
  • La motivación mutua es esencial, para que todos los integrantes realicen lo que le corresponde a cada uno de la mejor manera, rápida y eficiente.
  • Asegurarse de que cada integrante este de acuerdo en lo que le corresponde y considere que va en el camino correcto.
  • Ajustar el programa si existen retrasos por parte de alguno de los integrantes del grupo.
  • Mantener la mejor actitud.

Ejemplo: Se realizó la última reunión para empezar el proyecto, donde cada miembro del equipo llevo a cabo un conteo de todos las partes que necesitaba en su parte del proyecto, obviando al pintor pues él pertenece a la última fase de realización, una vez terminado se determinó que todo estaba completo y en orden. Se realizó la pregunta de si todos estaban de acuerdo y contentos por lo que estaba por iniciar, donde todos afirmaron muy contentos y ansiosos.

Durante los próximos días todos trabajaron eficientemente logrando todo lo esperado durante la ejecución.

La evaluación

En este proceso de la planificación se da una valoración de lo realizado, a juicio de cada uno de los participantes o de aquellos que recibirán el proyecto. Cabe destacar que a lo largo de todo el proyecto se van realizando evaluaciones continuas para determinar el avance, así como al final para determinar si los objetivos han sido logrados, para ello se llevan una serie de pasos:

  • Recogida de datos: observaciones, preguntas y entrevistas.
  • Análisis de los trabajadores: Cada uno debe determinar si el trabajo realizado cumple con las expectativas propias.
  • Emisión de juicios, valoración y propuestas para mejorar lo realizado.
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Ingeniero Civil Industrial con experiencia en empresas multinacionales. Me gusta la redacción de artículos de liderazgo, administración de empresas y estrategia.

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