Las reglas, regulaciones o reglamento de una empresa significan un conjunto de políticas escritas elaboradas por el nivel de autoridad más alto de la Compañía y obligadas a seguir a todos los empleados y partes interesadas.
El reglamento ayuda a la organización a protegerse de reclamos legales y a establecer un ambiente de trabajo positivo en el lugar de trabajo. Aparte de eso, las reglas y regulaciones de la compañía protegen a los empleados de reclamos legales y aseguran el trabajo.
Los reglamentos de la empresa ayudan a proteger a los empleados y brindan información fundamental sobre la salud y seguridad ocupacional y sobre los peligros existentes y cómo prevenirlos. Asimismo, enumeran las normas sobre protección de la salud y prevención de accidentes, sobre las órdenes en las instalaciones de la empresa y la conducta de los empleados.
También complementan los sistemas de gestión. La normativa interna de la empresa es fundamental para que los empleados desarrollen sus actividades de forma plena y armónica, impulsando la productividad y eficiencia de la organización en el mercado. Sin embargo, este documento debe prepararse cuidadosamente; de lo contrario, la empresa no disfrutará de todos sus beneficios.
La normativa interna de la empresa es fundamental para que los empleados desarrollen sus actividades de forma plena y armónica, impulsando la productividad y eficiencia de la organización en el mercado. Sin embargo, este documento debe prepararse cuidadosamente; de lo contrario, la empresa no disfrutará de todos sus beneficios.
Importancia
Este documento es importante para que los trabajadores conozcan los límites y sus obligaciones, a través de reglas claras y concisas para que no surjan dudas.
Un trabajador recién contratado debe tener un conocimiento inmediato de esta normativa, que le ayudará en su adaptación e integración en la empresa, contribuyendo a un buen clima laboral.
Esta regulación también permite que las reglas sean las mismas para todos y, así, estandarizar todos los puestos jerárquicos en la empresa sin causar sentimientos de injusticia entre los empleados.
En pocas palabras, las políticas y los procedimientos bien redactados permiten a los empleados comprender claramente sus funciones y responsabilidades dentro de límites predefinidos.
Básicamente, el reglamento, las políticas y los procedimientos permiten a la administración guiar las operaciones sin una intervención constante de la administración. Y la intervención constante equivale a aumentar los gastos operativos que, en última instancia, restan valor a la rentabilidad de su empresa.
Así que pregúntate… ¿En qué condición se encuentran las políticas y los procedimientos escritos de tu empresa? Si dices que no tienes políticas y procedimientos escritos, no temas.
Nunca es demasiado tarde para aprovechar las herramientas y técnicas que muchos de sus competidores tienen y están utilizando con éxito para hacer crecer su negocio y su participación de mercado. Para comprender por qué las políticas y los procedimientos son tan importantes, necesitamos saber cuáles son y las diferencias entre ellos.
Ejemplos de reglamentos
1.- Introducción
Por lo general, es a través de la introducción que se expone el objetivo propuesto por el reglamento interno de la empresa, por quién se elaboró y por qué; a qué áreas se aplica. Además, presenta los valores de la empresa, que deben estar representados en el documento, y se refiere a si se superpone o no con la legislación vigente.
2.- Presentación de la empresa, historia y ciclo de vida
El primer capítulo generalmente está dedicado a la historia de la vida de la empresa, enumerando sus logros más notables a lo largo del tiempo.
3.- Valores de la institución
En este capítulo se introducen los valores humanos y los principios por los que se rige la institución, así como la tradición y la imagen de marca.
4.- Planes de formación inicial y continua
Si se realiza formación, el documento contendrá un capítulo dedicado a explicar cómo la empresa la promueve y organiza.
5.- Vacaciones
A continuación se exponen todas las normas relacionadas con las vacaciones de los trabajadores. De la misma forma, existen instrucciones sobre cómo deben proceder los trabajadores para solicitar y cambiar sus vacaciones.
6.- Asistencia y ausencias
Este capítulo está dedicado a todas las reglas relacionadas con las ausencias, entradas y salidas de los empleados.
7.- Derechos y deberes de la empresa y del trabajador
Todos los derechos y deberes de ambas partes, en referencia a las sanciones disciplinarias en caso de incumplimiento o infracciones, se informan en esta parte del reglamento interno.
8.- Horario de trabajo
Aquí se expone el régimen de funcionamiento de la empresa, así como la duración normal del trabajo y las horas practicadas.
9.- Remuneración
La forma en que se refleja el sistema de sueldos, plazos, presentación de gastos, subvenciones, etc.
10.- Higiene, seguridad y medicina en el trabajo
Normas relativas al uso de baños, limpieza del lugar de trabajo, información sobre los servicios médicos a los que tienen derecho los empleados, entre otros asuntos relacionados con la salud e higiene ocupacional.
11.- Seguridad
Información sobre el sistema de alarma, sobre extintores, sobre cómo encender y apagar el equipo
12.- Uso del espacio de trabajo
Reglas sobre cómo los trabajadores deben lidiar con los espacios de trabajo, incluidas las reglas de seguridad.
13.- Uso de recursos de TI
Normas generales sobre cómo utilizar los sistemas informáticos, como contraseñas, términos de responsabilidad o protección de datos confidenciales.
14.- Uso de los recursos de la empresa
Reglas de uso de los recursos de la empresa, como computadoras, proyectores, salas de capacitación, material publicitario, equipos de ocio, entre otros.
Diferenciar entre reglamento y procedimiento
Reglamento
- Son de naturaleza general.
- Identifican las reglas de la empresa.
- Explica por qué existen.
- Dice cuándo se aplica la regla.
- Describe a quién cubre.
- Muestra cómo se aplica la regla.
- Describe las consecuencias.
- Normalmente se describen utilizando oraciones y párrafos sencillos.
Procedimientos
- Identificar acciones específicas.
- Explica cuándo tomar medidas.
- Describe alternativas.
- Muestra los procedimientos de emergencia.
- Incluye advertencias y precauciones.
- Da ejemplos.
- Muestra cómo completar formularios.
- Normalmente se escriben utilizando un formato de esquema.
Se requieren reglamentos y procedimientos cuando existe una necesidad de coherencia en sus actividades operativas diarias. Las políticas y los procedimientos también brindan claridad al lector cuando se trata de cuestiones o actividades de responsabilidad que son de importancia crítica para la empresa, como la salud y la seguridad, las responsabilidades legales, los requisitos reglamentarios o las cuestiones que tienen consecuencias graves.
