El diagrama de flujo, también conocido como diagrama de actividades, es una forma de representar de manera gráfica un algoritmo o un proceso de cualquier naturaleza, por medio de diferentes pasos estructurados y relacionados que proporcionan la revisión adecuada de dicho proceso.
La representación gráfica de este tipo de procesos determina, una variedad determinada de figuras geométricas que representan puntualmente cada paso de un proceso que se deba evaluar.
De esa manera se podrá definir anticipadamente una conexión por medio de flechas y líneas que determinan la dirección de flujos y a su vez establecer el recorrido del proceso como si se tratara de un mapa.
Ventajas de un Diagrama de Flujo
Entre las ventajas más relevantes de este favorable diagrama, se encuentran:
- Ayudan a mostrar modelos y a conectar diversas ideas que pueden lograr aumentar la productividad en el entorno profesional y a estimular la creatividad.
- Beneficia la comprensión de un determinado proceso al ser expresado como un dibujo, ya que el cerebro humano tiene la capacidad de reconocerlos con más facilidad. Si se realiza un buen diagrama, este puede llegar a reemplazar muchas páginas de un texto.
- Puede permitir que se identifiquen los problemas y las formas de mejorar el proceso. Esto se debe a que, identifica los pasos, los conflictos de autoridad, los flujos de los procesos, las responsabilidades y los puntos de decisión.
- Muestra la interacción entre los clientes y los proveedores, además de las transacciones que se deben realizar entre ellas, lo que le da mayor facilidad de análisis a los empleados de las mismas.
- Es una de las mejores herramientas, en cuanto a la capacitación del ingreso de nuevos empleados y a los que deben desarrollar una gran variedad de tareas para mejorar diferentes procesos.
Tipos de Diagrama de flujo
Este tipo de diagramas son mecanismos de control y descripción de procesos, que pueden proporcionar mejor organización, evaluación y replanteamiento de secuencias de actividades y procesos de diferentes naturalezas, ya que son muy sencillas y versátiles.
Entre las disciplinas que se pueden emplear, se encuentra la informática, los procesos industriales, la programación, la economía y las finanzas, entre otras.
Existen cuatro tipos de diagramas de flujo según su representación, estos son:
✔Formato vertical
En este formato el flujo y la secuencia de operaciones se realiza de arriba hacia abajo. Se trata de una lista que tiene un orden en las operaciones de un proceso con la información necesaria para lograr un propósito.
✔Formato horizontal
Aquí, el flujo y la secuencia de operaciones, se debe hacer de izquierda a derecha.
✔Formato panorámico
Su proceso se representa en una sola carta y se puede ver con mayor rapidez que al leer el texto, esto logra facilitar mucho más la comprensión de la información aun si no se está familiarizado con el tema. Puede registrarse tanto de forma vertical como horizontal, lo que genera diferentes acciones simultáneas, además de la participación de lugares o departamentos que el formato vertical no puede registrar.
✔Formato arquitectónico
Este tiene la capacidad de describir el trayecto de información de una forma o persona en el plano arquitectónico. El primer flujograma es totalmente descriptivo y los utilizados son esencialmente representativos.
Pasos para realizar un Diagrama de flujo
Cuando se trata de este ámbito, se hace referencia a determinados procesos que tiene una secuencia específica de actividades o a los pasos que se deben dar dentro de este tipo de diagrama. Cada uno de ellos debe contener una dirección y un propósito. Entre los pasos que se deben seguir para elaborarlo, se encuentran:
- Lo primero que se debe hacer es establecer el alcance del proceso que se quiere describir. De esta forma se podrá fijar el comienzo y el final del diagrama. Mayormente el comienzo es la salida del proceso previo y el final es la entrada siguiente del proceso.
- Luego identificar y realizar una lista de las actividades principales que se encuentren dentro del proceso que se va a describir llevando un orden cronológico.
- Si la definición del nivel de detalle contiene actividades menores, se deben incluir en la lista también.
- Es necesario identificar y realizar una lista de los puntos que se hayan decidido.
- Una vez realizado este proceso, se pasa a la elaboración del diagrama con una secuencia cronológica y la representación de los símbolos adecuados.
- Se asigna el título al diagrama y se debe comprobar que esté completo, para que tenga una descripción exacta al proceso seleccionado.
Simbología de un Diagrama de Flujo
A continuación, se encuentra una lista de los símbolos de diagrama de flujo más utilizados:
✔Símbolo de inicio – final
Este determina la marca del inicio o del final del sistema, casi siempre lleva la palabra de inicio o fin.
✔Símbolo de acción o proceso
Es un rectángulo donde se puede representar solamente un paso del proceso o un subproceso completo dentro de un proceso que sea más grande.
✔Símbolo del documento impreso
Guarda documento o informes impresos.
✔Símbolo de decisión o ramificación
Contiene diversas líneas que representan las decisiones que se generan de diferentes puntos.
✔Símbolo de entrada – salida
Este representa la información o el material que ingresa o sale del sistema, como la orden de un cliente o de un producto.
✔Símbolo de entrada manual
Es un paso que al representarse se le solicita al usuario que introduzca manualmente la información.
✔Símbolo de preparación
Es el símbolo que representa el ajuste que le da a otro paso dentro del proceso.
✔Símbolo conector
Muestra el flujo que continúa donde se coloca un símbolo que es igual, por contener la misma letra.
✔Símbolo O
Puede indicar cuando el flujo del proceso se encuentra en más de dos ramas.
✔Símbolo de unión de invocación
Enseña un punto en el diagrama donde múltiples ramas coinciden nuevamente en el mismo proceso.
✔Símbolo de fusión
Permite que un paso donde dos o más subprocesos o sub – listas, se unifiquen a una sola.
✔Símbolo intercalar
Muestra un paso que ordena la información de un formato que sea estándar.
✔Símbolo de ordenar
Indica un paso que organiza una determinada lista de elementos secuenciales o establecidos dependiendo de diversos criterios predeterminados.
✔Símbolo de proceso predefinido
Muestra la secuencia de acciones que se desarrollan en una actividad específica dentro de un proceso más grande.
