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¿Que es una Orden de Compra?

Una orden de compra es un documento generado por un comprador de una empresa que autoriza una transacción de compra. Este documento contiene ciertos términos y condiciones que al ser aceptados por el vendedor (proveedor) se convierte en un contrato aceptado por ambas partes.

La orden de compra establece las descripciones de los productos que se van a comprar, las cantidades, precios, descuentos, condiciones de pago, fecha de entrega, y otros términos y condiciones que cualquiera de las partes especifique. También identifica a la empresa vendedora y a la empresa compradora.

Generalmente estos documentos son firmados por el comprador y el vendedor y los precios son respaldados por la cotización que ha realizado el proveedor previamente. Además, en el caso de que el comprador se niegue al pago, el vendedor está protegido debido a que la orden de compra es un contrato vinculante entre ambas partes.

Ejemplo de orden de compra
Ejemplo de orden de compra. Formato disponible en Excel

¿Porque es importante la orden de compra dentro de una empresa?

Muchas organizaciones imprudentemente no trabajan con órdenes de compra debido a que las perciben como un trámite y una molestia que demorará las cosas, o simplemente porque ya tienen una relación de trabajo con los proveedores. Cuando las empresas son pequeñas tienden a tener un proceso de compra más sencillo. Con el tiempo, sin embargo, los procesos son más complejos y necesitan de cierto orden. Una vez que una empresa crece y las demandas de compra son más urgentes y/o complejas, pueden surgir problemas de comunicación si una orden de compra no se utiliza o ciertos detalles no son correctos en la orden.

Si un proveedor recibe una orden de compra que no tiene las especificaciones acordadas con anterioridad puede producir problemas en la entrega de los productos que realmente necesita la empresa compradora. Aún más grave, puede suceder que el producto erróneamente solicitado llegue a la empresa compradora y al momento de la facturación se produzca dificultades.

Una orden de compra debe ser bien generada ya que proporciona claridad jurídica e instrucciones concretas para el vendedor, así como un registro concreto que puede ser utilizado como un punto de referencia cuando las cosas van mal.

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