Acta Constitutiva

Es el proceso que consiste en desarrollar un documento que autoriza formalmente un proyecto o fase y documenta en un acta constitutiva los requisitos iniciales que satisfacen las necesidades y expectativas de los interesados.

Cuando una persona quiere fundar una empresa, es asistir con el notario público para comunicarle que quiere fundar una empresa, es en este momento cuando se debe crear un acta constitutiva, este documento es el acta de nacimiento de la empresa.

¿De qué se encarga el acta constitutiva?

El acta constitutiva vincula el nivel directivo con el nivel del proyecto, todo proyecto debe tener un equipo de proyecto dirigido por un directivo, en esta acta de constitución debe quedar definido el nivel de autoridad del director para tomar decisiones dentro del proyecto, ya sean decisiones que afecten de manera positiva o negativa el proyecto.

Además, este documento también vincula a las empresas u organizaciones a las que va dirigido el proyecto o a las que finalmente vamos a entregar nuestro producto o servicio.

Estructura de acta de constitución

Todo proyecto en su acta de constitución debe tener los datos específicos del nombre de la o las empresas u organizaciones que van a realiza el proyecto, el nombre del proyecto, la fecha de elaboración, el nombre del cliente para el cual se está realizando la obra y por último el nombre del gerente del proyecto.

Propósitos y la justificación

Esto define o da una luz de las razones por las cuales debemos realizar dicho producto o servicio, lo primero que se debe tener en cuenta es el contexto de la organización, entonces aquí se va a describir como es la empresa o el cliente al que va dirigido nuestro proyecto.

El propósito de un acta de constitución es satisfacer una necesidad, resolviendo un problema y desarrollar la oportunidad de capturar y de abrir nuevos mercados.

Entregables

Es el producto, servicio medible y verificable que se va a elaborar para complementar y medir el proyecto, finalmente cuando se realiza el entregable final es el que va a medir si el proyecto fue exitoso o no.

Ciclo de vida del proyecto

Es el conjunto de fases en las cuales se divide un proyecto, si es un proyecto de construcción por ejemplo se puede decir que se puede realizar en tres fases, en las cuales se van a desarrollar los estudios previos, el diseño y la fase de construcción.

Objetivos

Uno de los aspectos importantes para incluir en el acta son los objetivos, y para esto podemos realizarnos la siguiente pregunta ¿para qué hacemos este proyecto? Para ser más específicos con lo que queremos lograr en nuestro proyecto vamos a tomar como base los objetivos SMART – specific (especifico) Messurable (medible) Attainable (alcanzable) Relevant (relevante) Time (tiempo) que se necesita para alcanzar los objetivos.

El objetivo general de nuestro proyecto debe basarse en resolver un problema en un plazo de tiempo determinado, además estos objetivos deben ser totalemte alcanzables esto va a garantizar el éxito del proyecto y debe tener unas caractiristicas que potencien el contexto.

Presupuesto

Es un estimado preliminar de los recursos en dinero y en personal que se debe invertir para completar las actividades del proyecto, este presupuesto debe estar ajustado a la realidad del mercado para que el proyecto se exitoso.

Cronograma de principales Hitos

Se entiende como hito esas actividades de duración 0 que marcan un momento o un evento importante dentro del proyecto, es decir estas actividades no van a incrementar el cronograma en días, porque en general sus duraciones pueden ser calculadas en horas.

Por ejemplo, la presentación oficial del proyecto al sponsor, esta actividad donde yo evidencio como se va a llevar a cabo el proyecto puede durar de una a 3 horas, otro hito dentro de nuestro proyecto puede ser una reunión con el gerente general para obtener la aprobación del proyecto.

Y por el ultimo el “kick off” que no es más que la presentación del proyecto a los trabajadores de la empresa y al equipo de trabajo.

Stakeholders o interesados

Por último, pero no menos importantes, de hecho, es uno de los más importantes es la identificación de los interesados, ellos son todas las personas, organizaciones o empresas internas o externas que están directamente o indirectamente relacionadas con el proyecto y que pueden influir de manera positiva o negativa en el desarrollo del proyecto.

Requisitos de los stakeholder

Una vez identificados todos los interesados en el proyecto el paso a seguir es recopilar las expectativas y los intereses de cada uno de ellos porque estos te van a generar las ideas generales de cómo se debe cumplir a esas expectativas y cómo van a influir en el proyecto.

Con el acta de constitución se pretende evitar malos entendidos durante la planeación y ejecución de los proyectos para que durante su proceso no haya confusiones y errores, lo que no está en el acta de constitución no puede desarrollarse.

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