¿Qué es un procedimiento?

Un procedimiento es una secuencia definida, paso a paso, de actividades o acciones (con puntos de inicio y fin definidos) que deben seguirse en un orden establecido para realizar correctamente una tarea. Los procedimientos repetitivos se denominan rutinas.

Los procedimientos forman parte de la etapa de planificación del proceso administrativo al igual que las:

• Políticas de la empresa
• Visión
• Misión

Según Koontz:

“Los procedimientos son planes por medio de los cuales se establece un método para el manejo de actividades futuras. Consisten en secuencias cronológicas de las acciones requeridas. Son guías de acción, no de pensamiento, en las que se detalla la manera exacta en que deben realizarse ciertas actividades. Es común que los procedimientos crucen las fronteras departamentales. Por ejemplo, el procedimiento de tramitación de pedidos de una compañía manufacturera involucrará casi indudablemente al departamento de ventas (a causa del pedido original), el departamento de finanzas (para la confirmación de la recepción de fondos y la aprobación de crédito al cliente), el departamento de contabilidad (para el registro de la transacción), el departamento de producción (dado que el pedido implica la producción de bienes o la autorización para extraerlos del almacén) y el departamento de tráfico (para la determinación de los medios y ruta de transporte para su entrega). Bastarán un par de ejemplos para ilustrar la relación entre procedimientos y políticas. La política de una compañía puede conceder vacaciones a los empleados; en los procedimientos establecidos para la instrumentación de esta política se determinará un programa de vacaciones para evitar interrupciones en el flujo de trabajo, se fijarán métodos y tasas para el pago de vacaciones, se especificarán los registros para asegurar que todos los empleados gocen de vacaciones y se explicitarán los medios para solicitar vacaciones.”

Fuente: “Administración, una perspectiva global” Harold Koontz

Según Chiavenato:

Los procedimientos “constituyen otro mecanismo para aligerar sobrecarga de la jerarquía” así como “constituyen decisiones ya tomadas por la empresa y que las partes involucradas deben seguir cuando enfrentan determinada situación”

Fuente: Chiavenato 2001

¿Cómo esta compuesto un procedimiento?

Un procedimiento escrito está compuesto por las siguientes partes:

1. Propósito: Pequeña declaración de intenciones del documento.
2. Alcance: Hasta que nivel es aplicable el procedimiento.
3. Definiciones (o marco teórico): Listado de todos los conceptos claves mencionados en el documento. Esto es de vital importancia, debido a que será el marco teórico todo el texto del documento.
4. Referencias: En esta sección se hace referencias con otros procedimientos de la empresa con los cuales tienen puntos en común
5. Responsabilidades: Aquí se debe mencionar todos los actores involucrados y las responsabilidades de cada uno.
6. Requerimientos: En esta parte se deben destacar todos los pasos y recursos requeridos para que la tarea se lleve a cabo.
7. Anexos: Diagramas de flujos, formularios y todo lo relevante para la ejecución del procedimiento.

Imagen de que es un procedimiento

Ejemplo de un procedimiento real