Proceso Administrativo (etapas y características)

Un proceso administrativo se da como un flujo continuo y conectado de actividades de planeación, dirección y control, establecidas para lograr el aprovechamiento del recurso humano, técnico, material y cualquier otro, con los que cuenta la organización para desempeñarse de manera efectiva.
Este conjunto de actividades, está regido por ciertas reglas o políticas empresariales cuya finalidad es reforzar la eficiencia en el uso de dichos recursos.

Es aplicado en las organizaciones para lograr sus objetivos y satisfacer sus necesidades lucrativas y sociales. La labor de los administradores y gerentes en este sentido es importante, se dice que el desempeño de los mismos se mide conforme el cumplimiento del proceso administrativo.

Las funciones del proceso administrativo son las mismas funciones da las diferentes etapas (planificación, organización, dirección y control) pero se diferencian de las mismas porque son aplicadas a los objetivos generales de la organización.

Etapas del proceso administrativo

El proceso administrativo se desarrolla en diferentes etapas, conocidas con las abreviaturas de planificación, organización, dirección y control (P.O.D.C.), estas son consecuentes y se repiten por cada objetivo determinado por la organización o empresa.

Habitualmente, estas etapas son agrupadas en dos fases, que son: ​

Fase mecánica: Planificación ¿Qué se debe hacer? y Organización ¿Cómo se debe hacer? En esta se establece lo que se va a hacer y se dispone una estructura para hacerlo.
Fase dinámica: Dirección ¿Cómo se está haciendo? y Control ¿Cómo se realizó? Se puntualiza el cómo se maneja el organismo que se ha estructurado anteriormente.

Proceso administrativo

Actividades y funciones del proceso administrativo

1.- Planeación

Planeación - Proceso Administrativo

Es el primer paso a dar, consiste en saber por anticipado qué se va a hacer, la dirección a seguir, qué se quiere alcanzar, qué hacer para alcanzarlo, quién, cuándo y cómo lo va a hacer.

Para ello se siguen algunos pasos como:

  • Investigación interna y del entorno (se pueden usar herramientas como las 5 fuerzas de Porter y el análisis FODA).
  • Planteamiento de propósitos, estrategias y políticas y propósitos.
  • Establecimiento de acciones a ejecutar a corto, medio y largo plazo.

Estudiosos del tema, afirman que la planificación abarca la definición de las metas organizacionales, el desarrollo de una estrategia general para alcanzar esas metas y la consecución de planes prioritarios para coordinar todas las actividades.

Concretamente esta función la debe ejercer el cuerpo administrativo de la empresa, y preverá los objetivos y metas para la empresa y los métodos que llevara a cabo.

De manera objetiva se establece un plan que contenga las futuras actividades a realizar, para ser implementado con previa visualización, tomando en cuenta detalladamente cada característica.

Las actividades más importantes de la planeación son:

  1. Predefinición de objetivos y metas a lograr durante un determinado tiempo.
  2. Implantar una estrategia con métodos y técnicas oportunos a llevar a cabo.
  3. Anticipar y tramar frente a posibles problemas futuros.
  4. Esclarecer, ampliar y determinar los objetivos.
  5. Implantar las condiciones de trabajo.
  6. Seleccionar y enunciar las tareas a desarrollar para cumplir los objetivos.
  7. Construir un plan general de logros acentuando nuevas maneras de desempeñar el trabajo.
  8. Establecer políticas, métodos y procedimientos de desempeño.
  9. Modificar los planes basados en el resultado del control.

2.- Organización

Organización - Proceso Administrativo

Es el segundo paso a dar, constituye un conjunto de reglas a respetar dentro de la empresa por todos quienes allí laboran, la principal función en esta etapa es la coordinación. Después de la planeación el siguiente paso es distribuir y asignar las diferentes actividades a los grupos de trabajo que forman la empresa, permitiendo la utilización equitativa de los recursos para crear una relación entre el personal y el trabajo que debe ejecutar.

Organizar es utilizar el trabajo en busca de metas para la empresa, incluye fijar las tareas a realizar, quién las va a hacer, dónde se toman las decisiones y a quién deben rendir cuentas. Es decir, la organización permite conocer lo que debe hacerse para alcanzar una finalidad planeada, dividiendo y coordinando las actividades y proporcionando los recursos necesarios.

La labor que aquí se lleva está relacionada con las aptitudes (físicas e intelectuales) de cada trabajador a la vez con los recursos que posee la empresa.

La principal intención de la organización es detallar el objetivo asignado a cada actividad para que se cumpla con el mínimo gasto y con un grado máximo de satisfacción.

Las actividades más significativas de la organización son:

  1. Realizar la selección minuciosa y detallada de cada trabajador para los diferentes puestos.
  2. Subdividir las tareas en unidades operativas.
  3. Escoger una potestad administrativa para cada sector.
  4. Proporcionar los materiales y recursos a cada sector.
  5. Concentrar las obligaciones operativas en puestos de trabajo por departamento.
  6. Mantener claramente establecidos los requisitos del puesto.
  7. Suministrar facilidades personales y otros recursos.
  8. Ajustar la organización basado en los resultados del control.

3.- Dirección

Dirección - Proceso Administrativo

Es el tercer paso a dar, dentro de ella se lleva a cabo la ejecución de los planes, la comunicación, la motivación y la supervisión necesaria para alcanzar las metas de la empresa. En esta etapa es necesaria la presencia de un gerente con la capacidad de tomar decisiones, instruir, ayudar y dirigir a las diferentes áreas de trabajo.

Cada grupo de trabajo se rige por normas y medidas que buscan mejorar su funcionamiento, la dirección es trata de lograr mediante la influencia interpersonal que todos los trabajadores contribuyan al logro de los objetivos.

La dirección se puede ejercer a través de:

Las actividades más significativas de la dirección son:

  1. Ofrecer motivación al personal.
  2. Recompensar a los empleados con el sueldo acorde a sus funciones.
  3. Considerar las necesidades del trabajador.
  4. Mantener una buena comunicación entre los diferentes sectores laborales.
  5. Permitir la participación en el proceso de decisiones.
  6. Influenciar a los trabajadores para que hagan su mejor esfuerzo.
  7. Capacitar y desarrollar a los trabajadores para utilicen todo su potencial físico e intelectual.
  8. Satisfacer las diferentes necesidades de los empleados mediante el reconocimiento de su esfuerzo en el trabajo.
  9. Ajustar los esfuerzos de la dirección y ejecución de acuerdo a los resultados del control.

4.- Control

Control - Proceso administrativo

Es el último paso que hay que dar, dentro de esta se lleva a cabo la evaluación del desarrollo general de una empresa, esta última etapa tiene la labor de garantizar que el camino que se lleva, la va a acercar al éxito. Es una labor administrativa que debe ejercerse con profesionalidad y transparencia.

El control de las actividades desarrolladas en la empresa ofrece un análisis de los altos y bajos de las mismas, para luego basado en los resultados hacer las diferentes modificaciones que sean factibles llevarse a cabo para corregir las debilidades y puntos bajos percibidos.

La principal función del control es efectuar una medición de los resultados obtenidos, compararlos con los resultados planeados para buscar una mejora continua. Por ello esta se considera una labor de seguimiento enfocada a corregir las desviaciones que puedan presentarse respecto a los objetivos planteados. Luego contrasta lo planeado y lo conseguido para desatar las acciones correctivas que mantengan el sistema orientado hacia los objetivos.

Las actividades más importantes del control son:

  1. Seguir, evaluar y analizar los resultados obtenidos.
  2. Contrastar los resultados contra estándares de desempeño.
  3. Comparar los resultados obtenidos con los planes establecidos.
  4. Definir e Iniciar acciones correctivas.
  5. Discurrir medios efectivos para medir la operatividad.
  6. Comunicar y participar a todos acerca de los medios de medición.
  7. Transferir información detallada que muestre las variaciones y comparaciones efectuadas.
  8. Sugerir diversas acciones correctivas cuando fuesen necesarias.

Importancia del proceso administrativo

La importancia del proceso administrativo reside en la previsión de los hechos futuros y el control adecuado de los recursos en forma ordenada.

Es necesario que las reglas, políticas y las actividades de cada proceso se apliquen de manera efectiva y en línea con los objetivos y metas de la empresa, para de esta forma mantener la eficiencia del sistema y por ende la rentabilidad y beneficio económico.

Proceso Administrativo (etapas y características)
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18 Comentarios
  1. Alberto dice

    Por que es importante utilizar planeación, dirección, control y organización.

  2. Katherine dice

    Excelente trabajo. Muchas gracias.

  3. Carlos palma dice

    buena definición resumida.

  4. Melisa dice

    Hola. En que etapa se haría la compra de los recursos Materiales?

    1. Maria dice

      El proceso administrativo no se trata de que para cada etapa le corresponda una actividad en especifico, el proceso administrativo se ve como un todo en la empresa misma y en sus diferentes departamentos, es decir al proceso de compra de los recursos materiales deberàs aplicar el procesos administrativo con todas sus etapas o faces para tener una buena administraciòn de tus recursos materiales.

  5. fery dice

    muy buena

  6. jonathan dice

    en que fecha se hizo este articulo

    1. Matias Riquelme dice

      Hola, se actualizo en octubre del 2017 🙂

      1. Myrian dice

        en que libro puedo encontrar esta información,,!!!

  7. noel dice

    Y que pasa con el Proceso Técnico

  8. Flavia Gutierrez dice

    Resumen con contenido claro y preciso.

    1. Matias Riquelme dice

      Gracias por el comentario Flavia

  9. Yuridia dice

    Muy buena información..!

  10. Carlos dice

    Como seria la cita estilo ava

  11. Moisés barrera dice

    Buenas noches analizando las leyes de Fayol y los principios de organizacion hemos determinado que dichas leyes y principios con lleva de la mano con la empresa que creamos que es gimnasio boutique 2 estos fundamentos son esenciales para cualquier empresa que está incursionando en cualquier terreno.
    Les comparto uno de los analices que tomamos en cuenta para nuestra empresa:
    1) unidad yDirección según Fayol junto a otro principio que es la sinergia
    2) disciplina y resiliencia
    3)equidad y asertividad
    4)trabajo en equipo y empatía
    Estos principios de Fayol y los otros que hemos mencionado a definido a nuestra empresa.
    Sin más que agregar
    Saludos
    Moisés Iván Barrera
    Mauricio
    Universidad de occidente (UDO)
    Turno dominical

    1. Matias Riquelme dice

      Gracias por tu aporte Moises!

  12. Lorena dice

    Hola, muy buen trabajo. Podrás subir las referencias bibliográficas?

  13. Tamara dice

    hola me gustaría saber que relación existe entre cada una de las etapas y como se complementan entre si?

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