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Planificación: Definición, Importancia y Pasos

La planificación o planeación es un proceso sistemático y ordenado, que permiten definir objetivos claros y el curso de acción para alcanzarlos durante un determinado lapso de tiempo, para ello, se toman en cuenta diferentes alternativas y posibles desafíos, cuantificando los planes mediante un presupuesto antes de tomar cualquier decisión.

¿Qué es la planificación (planeación)?

La planificación se puede definir como un proceso bien meditado y con una ejecución metódica y estructurada, con el fin el obtener un objetivo determinado, la planificación en un sentido un poco más amplio, podría tener más de un objetivo, de forma que una misma planificación organizada podría dar, mediante la ejecución de varias tareas iguales, o complementarias, una serie de objetivos. Cuanto mayor sea el grado de planificación, más fácil será obtener los máximos objetivos con el menor esfuerzo.

De manera complementaria, podemos decir que la planificación es un proceso mediante el cual las personas establecen una serie de pasos y parámetros a seguir antes del inicio de un proyecto, con el fin de obtener los mejores resultados posibles. Cabe destacar que debe realizarse de forma metódica, estructurada y organizada de una manera ampliada con diferentes actividades complementarias y pasos a seguir, pautando fechas de entrega y distribuyendo según las horas de realización.

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Fases del proceso de planificación

Las fases o pasos de la planeación son pautas generales, sin embargo, en cada gestión administrativa puede diferir algunas de estas faces, según la complejidad del proyecto.

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No obstante, las fases de la planeación son un guía a seguir adaptable a las necesidades de cualquier tipo de organización:

Identificar el problema

La primera fase, se podría considerar más bien una pre-fase, pero es indispensable ya que antes de la planificación hay que identificar el problema, analizándolo de raíz. Minimizar el problema o verlo solo de forma generalizada, puede traer más dificultades asociadas o derivadas de este en el futuro, sin embargo, la correcta identificación de un conflicto en la empresa puede ayudar a buscar las mejores soluciones.

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Se trata principalmente de la realización de un análisis del o de los problemas existentes, realizando un énfasis inicial profundo de las necesidades desde la raíz, en pocas palabras se trata de hacer un conteo de lo que hay, lo que no hay y los factores que influyen, teniendo en cuenta los intereses de las personas. Principalmente esto se obtiene mediante el empleo de entrevistas, observaciones, encuestas, reuniones y la documentación histórica.

Un ejemplo simulado: Un proyecto de realización de carrucha o carrito de carreras donde se encuentran involucradas 5 personas, al pasar los días los encargados del diseño de exterior discrepan sobre cuál debería ser el acabado y pintura, por lo cual lo someten a consulta con los demás miembros del grupo y a su vez generan una serie de ejemplos. Al cabo de unos días y diferentes reuniones se tomó una decisión en conjunto y se da paso a las siguientes fases de la planificación.

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Estar atentos a las oportunidades

Detectar posibles oportunidades es el punto de partida del proceso de planeación, evaluando desde una perspectiva amplia el entorno interno y externo de la misma, para identificar potenciales oportunidades a futuro, desde un punto de vista objetivo y realista, tomando en cuenta las fortalezas y debilidades de la empresa.

Para ello debe estar claro que problemas tiene que resolver y que beneficios va a generar, analizando de manera razonable cada una de las oportunidades.

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Para Harold Koontz la identificación de las oportunidades debe estar a la luz de: el mercado, la competencia, los deseos de los clientes, las fortalezas y las debilidades propias.

Establecer objetivos y metas 

Una vez identificado los problemas y las posibles oportunidades, la siguiente fase de planeación es identificar objetivos y metas generales para toda la empresa y luego determinando actividades para cada área de trabajo, de lo que debe realizarse a corto, mediano y largo plazo.

Estos objetivos representan los resultados que se esperan obtener, siendo la consecución de los mismos el fin del proyecto planificado; para ello es necesario establecer una planificación estratégica, determinando las políticas, reglas, procedimientos, presupuestos y los programas de trabajo.

La gerencia puede desglosar de los objetivos generales, en objetivos y metas más específicas para cada área o departamento involucrado en el proceso.

Para Harold Koontz los objetivos y metas deben responder a: “Dónde querríamos estar, qué deseamos hacer y cuándo.”

Consideraciones de las premisas de la planeación

La siguiente fase es identificar las premisas de la planeación que sean decisivas para la planificación, Harold Koontz (2012) define estas premisas como “Supuestos sobre el ambiente en el que se desarrollará el plan.” (pág. 114).

Esta consideración permite establecer pronósticos, la definición de las políticas básicas a aplicar y los planes de la entidad; de esta manera se puede proveer situaciones como, comportamiento del mercado, el volumen de ventas, los precios, los costos, impuestos, rentabilidad, etc.

Harold Koontz (2012), expresa que esta fase debe responder al principio de las premisas de planeación, en el cual “Cuanto más comprendan y acuerden los individuos a cargo de la planeación utilizar premisas de planeación consistentes, mejor será la planeación coordinada de la empresa.” (Pág. 115).

Desarrollar soluciones alternativas

Una vez que conocemos el problema, debemos pensar en todas la posibles soluciones, un mayor número de soluciones posibles dará más posibilidades de resolverlo de la forma más efectiva. A la hora de idear las soluciones una buena alternativa es utilizar el método del “brainstorming” o lluvia de ideas.

En esta etapa es donde se realiza la planificación y programación. Por lo tanto se organizaran los recursos del proyecto para la realización del mismo mediante la creación de soluciones que den cabida a una esquematización de ideas, o un método usado comúnmente como lo es la lluvia de ideas.

En esta fase entran una serie de aspectos importante para el proyecto y serán mencionadas a continuación:

  • El proyecto es lo más importante en todo momento por lo que se hace necesario tener claro la naturaleza y la fundamentación del mismo, un ejemplo:

Proyecto “Armemos un carrito para competir”, actividad a realizarse los fines de semana durante las diferentes competiciones que se efectúan a lo largo de una cuesta a las afueras de la ciudad. La fundamentación de este proyecto se basa en la necesidad de buscar diversión para los fines de semana, así como la distracción de todos que hacen parte del hogar.

  • Los objetivos deben ser planteados de manera clara para entender a qué se quiere llegar y deben ser generales y específicos, un ejemplo:

Objetivo general:

  • Se tiene la realización del carro para participar en las carreras todos los fines de semana.

Objetivos específicos:

  • Generar un mayor sentido de diversión para los niños y demás integrantes del proyecto.
  • Pasar ratos diferentes fuera de casa.
  • Incentivar a los niños que hacen parte del proyecto a mejorar cada día y realizar nuevos diseños.
  • Metodología y actividades, son dos procesos de gran importancia ya que con ello se elegirá la mejor manera (método) para realizar, ejemplo:

En cuanto a la metodología, se puede realizar de una manera lúdica con el propósito de buscar el disfrute propio, o se puede hacer de forma abierta donde todos se beneficien al respecto, de forma participativa donde cada uno de los integrantes haga parte de alguna actividad.

En cuanto a las actividades se realizan talleres, consultas en internet, salidas a diferentes talleres, pruebas de manejo, exposición del proyecto.

  • Los recursos son variados y hacen referencia al recurso humano, material, espacial, y financiero. Cada uno de ellos hacen parte esencial para lograr los objetivos por lo cual deben ser aprovechados y cuidados de la mejor manera.
  • La temporalización es el recurso de tiempo que se tiene para realizar cada tarea, partiendo desde lo más generalizado hasta lo más concreto. Para ello se hace uso de algunos recursos como lo son los planning, cronogramas y horarios.

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Elegir la alternativa más adecuada

Como se decía en el paso anterior, un  mayor número de posibles soluciones, hará que sea más fácil elegir la más adecuada a nuestras necesidades, y teniendo en cuenta los recursos y los medios de los que disponemos.

Para ello, se debe efectuar una valoración en concordancia con las premisas y metas, examinando los puntos débiles y fuertes para determinar cuáles son las alternativas más viables.

No obstante, independientemente de la alternativa a elegir, va a implicar igualmente una supervisión y un control constante para asegurar que la misma se desarrolle de acuerdo a lo planificado.

Formular planes derivados

Aun cuando ya esté definido un plan de acción, es necesario establecer planes alternativos necesarios para la consecución de dicho plan general.

Podrían decirse que estos son planes para el desarrollo de actividades más específicas como la planificación de la compra de materiales, la contratación y capacitación de personal, entre otras.

Cuantificar los planes mediante presupuestos

Un plan no termina de estar completo si no se ha cuantificado mediante un presupuesto, la gerencia debe trabajar en concordancia con el departamento de finanzas, para identificar con cuántos recursos o con cuanto se cuentan para la ejecución del mismo.

Para ello se debe hacer una valoración razonable de cuánto cuesta ejecutar el proyecto, para evitar sobregiran el presupuesto y comprometer la viabilidad y rentabilidad del proyecto.

Ejecutar la alternativa planificada

Esta es, sin duda, la parte más importante de la planificación, o mejor dicho, la planificación propiamente dicha, ejecutar el plan de acción para resolver el problema de la forma más eficiente posible, con un sistema metódico y bien planificado.

La planificación en la empresa, detecta posibles problemas incluso antes de que estos se produzcan, es la mejor forma de hacer que una empresa prospere de forma segura para conseguir los objetivos marcados. Si además este planteamiento se realiza teniendo en cuenta a los recursos humanos, e implicándolos para un objetivo común, el éxito está asegurado.

Se trata de la fase de desempeño o puesta en práctica, allí se hará realidad lo que tanto se ha estado diseñando y creando en el papel, para ello deben tenerse en cuenta ciertas consideraciones:

  • La organización de todos los recursos financieros y de material, para que no exista un déficit en medio de la ejecución y traiga retrasos que perjudicaran al proyecto y dañaran la perfecta planificación.
  • La motivación mutua es esencial, para que todos los integrantes realicen lo que le corresponde a cada uno de la mejor manera, rápida y eficiente.
  • Asegurarse de que cada integrante este de acuerdo en lo que le corresponde y considere que va en el camino correcto.
  • Ajustar el programa si existen retrasos por parte de alguno de los integrantes del grupo.
  • Mantener la mejor actitud.

Ejemplo: Se realizó la última reunión para empezar el proyecto, donde cada miembro del equipo llevo a cabo un conteo de todos las partes que necesitaba en su parte del proyecto, obviando al pintor pues él pertenece a la última fase de realización, una vez terminado se determinó que todo estaba completo y en orden. Se realizó la pregunta de si todos estaban de acuerdo y contentos por lo que estaba por iniciar, donde todos afirmaron muy contentos y ansiosos.

Durante los próximos días todos trabajaron eficientemente logrando todo lo esperado durante la ejecución.

Evaluación y control

En este proceso de la planificación se da una valoración de lo realizado, a juicio de cada uno de los participantes o de aquellos que recibirán el proyecto. Cabe destacar que a lo largo de todo el proyecto se van realizando evaluaciones continuas para determinar el avance, así como al final para determinar si los objetivos han sido logrados, para ello se llevan una serie de pasos:

  • Recogida de datos: observaciones, preguntas y entrevistas.
  • Análisis de los trabajadores: Cada uno debe determinar si el trabajo realizado cumple con las expectativas propias.
  • Emisión de juicios, valoración y propuestas para mejorar lo realizado.

La evaluación y el control es necesario en la planificación, ya que, los planes por muy bien formulados y coordinados que estén, no dejan de ser susceptibles a fallas e imprevistos, por ende, es necesario hacer modificaciones y ajustes que encaminen los panes, al logro eficiente de los objetivos y metas plateados.

Referencias bibliográficas:

Harold Koontz, et al, (2012) “Administración. Una perspectiva Global y Empresarial”; México. McGRAW-HILL/Interamericana Editores S.A. de C.V.

Matias Riquelme
Matias Riquelme
Ingeniero Civil Industrial con experiencia en empresas multinacionales. Me gusta la redacción de artículos de liderazgo, administración de empresas y estrategia.
Web y Empresas (Nov 21, 2022) Planificación: Definición, Importancia y Pasos. Retrieved from https://www.webyempresas.com/planificacion/.
"Planificación: Definición, Importancia y Pasos." Web y Empresas - Accessed Nov 21, 2022. https://www.webyempresas.com/planificacion/

6 COMENTARIOS

  1. Me me pareció muy interesante justo estaba necesitando saber algo sobre planificación y objetivos Así que esto me ha ilustrado bastante . Muchas gracias

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