Dentro de las ciencias de la administración, se habla del control para hacer referencia a una de las más importantes funciones administrativas, en conjunto con la planificación, la organización y la dirección.
Tiene como objetivo principal asegurarse de que toda acción de la empresa se lleve a cabo según lo planeado y evaluar los resultados obtenidos de manera eficiente. En otras palabras, medir su proximidad con el ideal que se espera.
Su dinámica de control generalmente incluye el proceso de información en relación al procedimiento empresarial y a sus respectivos resultados, además de la aplicación de las correcciones apropiadas para corregir los posibles errores y de esa forma aumentar la eficiencia.
Se refiere a un mecanismo de retroalimentación del sistema empresarial que depende de pasos previos como la planificación, las expectativas y las metas. De esa manera, el proceso de control facilita el rendimiento organizacional, optimiza la calidad, evalúa y pone en práctica medidas correctivas correspondientes.
Procesos del control administrativo
Las fases correspondientes al proceso de control son las siguientes:
- Establecimientos de estándares: Es el encargado de verificar que todos los resultados tengan concordancia con lo planificado.
- Detección de las desviaciones: Es donde se hace la medición del desarrollo y de los resultados a través de unidades de medición y de ese modo detectar cualquier desviación.
- Medición de resultados: Para llevar a cabo este proceso es necesario utilizar los indicadores que permiten hacer la medición de las actividades (KPIs).
- Comparación de los resultados con los estándares: Es donde se comparan los resultados de la medición con los estándares.
- Evaluación de resultados y toma de acción: Durante este proceso el control permite que se evalúen todas las actividades de la empresa y se comparen los resultados con los estándares con el fin de alcanzar los objetivos.
- Retroalimentación y reinicio del proceso de control: Revisa todas las actividades ejecutadas y así evaluar los resultados y a su vez implementar la toma de decisiones.
Técnicas del control en la administración
Dentro de las técnicas del control administrativo se pueden mencionar las siguientes:
- Control por excepción: Se concentra en las desviaciones para que no se pierda tiempo en la revisión y de esa forma vaya con rapidez y directamente a la demanda de acciones rectificadoras.
- Control interno: Se trata del mecanismo que se incorpora en los controles para evitar las omisiones.
- Control selectivo: Parte del principio de que toda procedencia que incentive un fenómeno, solo puede ser determinante una mínima cantidad de ella y en caso de tomar acción se puede llegar a lograr un significado efectivo y completo del fenómeno.
- Control por área de responsabilidad: Esta técnica se basa en el principio de mando que crea la necesidad de una respuesta entre la autoridad, la medida disponible para ejecutar dicha autoridad y la responsabilidad que exige el ejercicio.
Clasificación del control administrativo
Este tipo de control se puede clasificar de la siguiente forma:
Control previo
Por ser previos a la acción, proporcionan la seguridad de que los recursos planificados respondan adecuadamente. Esto identifica el presupuesto de los gastos financieros, anticipa las actividades que se deben realizar y previene el costo de su ejecución.
Control directivo
Se encargan de supervisar el desarrollo de los procesos empresariales antes de que culminen, para tener tiempo de modificar las medidas. Esto solo puede ser posible en caso de que exista una retroalimentación eficiente.
Control a corriente
Este se realiza durante el proceso organizacional y van de la mano del directivo y del personal operario.
Control posterior
Se realiza cuando termina la acción productiva, evaluando todo el desarrollo y determinando las conclusiones correspondientes a todo lo que salió bien y a lo que se tuvo que modificar. Después de esto se elabora un informe que sirva para los procesos futuros y para incentivar y recompensar a los empleados.
Importancia del control de la administración
Este tipo de control es muy importante dentro del sistema administrativo de la empresa, ya que hasta el plan más eficiente podría ser desviado o no llevarse a cabo dependiendo de lo deseado.
Es importante tanto para el mantenimiento del control de los planes que se tiene que cumplir, como para supervisar los posibles cambios del ambiente y a su vez cómo se desenvuelven los trabajadores en su área laboral.
El control administrativo sirve para crear y obtener la mejor calidad, enfrentar los cambios, proporcionarle valor a los productos y servicios de la empresa e incentivar al trabajo en equipo.
Métodos del control administrativo
Los métodos del control se clasifican de la siguiente manera:
Método mecanicista
Contiene una aplicación basada en reglas y procedimientos, jerarquización descendente, descripción de cargos detallados, recompensa de salarios y pensiones, además de otros métodos formales que corrigen y evitan las desviaciones en los comportamientos y los resultados deseados.
Método orgánico
Es la aplicación flexible de la autoridad en caso de que sea necesario, el control individual de los empleados y de los puestos de trabajo.
Método de mercadeo
Se basa en la recopilación y evaluación de todos los datos que se relacionan directamente con las ventas, las utilidades y los precios, que sirven pata tomar decisiones acertadas.
Métodos financiero y contable
Es el mecanismo que ayuda a prevenir y corregir los errores dentro de la asignación de recursos, como la elaboración de presupuestos, el análisis financiero y los cálculos relacionados con las actividades.
Método automatizado
Se trata del uso de los dispositivos y procesos que se desarrollan a través de maquinarias que se conectan entre sí para llevar a cabo las actividades sin la intervención humana.
El control es un funcionamiento administrativo relacionado con el trabajo básico gerencial, considerado como uno de los más importantes. Es el elemento clave del proceso administrativo que incorpora todas las actividades que se realizan para garantizar que las operaciones reales coincidan con las planificadas, lo que significa que los gerentes son los que tienen la responsabilidad de manejar un control eficiente dentro de la empresa.
