La organización en la administración de empresas, se refiere a los sistemas administrativos diseñados para alcanzar las metas y objetivos con el apoyo de las destrezas y habilidades del ser humano y de otras características parecidas.
Se trata de entidades sociales que permiten la adecuada asociación de personas, que tienen la capacidad de interactuar entre sí para contribuir en base a sus experiencias y sus relaciones al lograr sus objetivos y metas determinadas. Las empresas son el objeto de estudio de la ciencia de la administración y de otras disciplinas como es el caso de la economía, comunicación, psicología y sociología.
Desde el punto de vista de Harold Koontz:
supone el establecimiento de una estructura intencionada de los papeles que los individuos deberán desempeñar en una empresa
Características de la organización en administración
Este tipo de organización comprende diversas características importantes como las siguientes:
Carácter específico
La estructura se debe diseñar dependiendo de la empresa y a la función de sus características específicas.
Carácter dinámico
Una eficiente organización puede desarrollar cambios permanentes. En ese caso la estructura debe comprender cierta flexibilidad para que pueda enfrentar los cambios que puedan suceder en el futuro.
Carácter humano
En el diseño estructural, es necesario que se tengan en cuenta las aptitudes de las personas que integran la empresa.
Ascenso en la organización
El carácter humano conduce a problemas organizacionales como, el ascenso de las personas de un estado de jerarquía a otro. Se puede dar la posibilidad, de que una persona esté preparada para asumir un determinado cargo, pero no otro de manera inmediata. Las personas buscan la forma de ascender, sin participar que entrarán a una nueva etapa que no conocen, lo que puede provocar el fracaso y no seguir ascendiendo.
Orientación hacia los objetivos organizacionales
Para que la acción sea efectiva, los objetivos deben estar por encima de los departamentales.
Asignación de responsabilidades
Es necesario que haya una autoridad adecuada, para que pueda haber responsabilidad, ya que esta no es delegada, sino asignada.
Unidad de mando
A todo empleado le corresponde el mando de una sola autoridad.
Fundamentos básicos de la organización en administración
Los fundamentos que se muestran a continuación, son de gran importancia para la organización:
- Es un medio que establece la mejor forma de lograr los objetivos de un determinado grupo social.
- Evita la deficiencia y la lentitud en las actividades, disminuyendo los costos y aumentando la productividad.
- Es de carácter continuo, ya que las empresas y sus recursos están sujetos a constantes cambios.
- Proporciona los métodos necesarios para el desempeño de las actividades de forma eficiente.
- Elimina o disminuye la repetición de esfuerzos una vez que se asignan las funciones y responsabilidades.
Principios esenciales de la organización de administración
Dependiendo del propósito de la empresa, se deben tener en cuenta los siguientes principios:
- Objetivo: Cada actividad establecida dentro de la empresa, debe estar vinculada con los objetivos y propósitos de la misma.
- Especialización: Este trabajo se estableció por parte de Adam Smith hace aproximadamente 200 años. Indica que las actividades se pueden llegar a realizar con más facilidad si la relación de estas se subdivide claramente y de manera delimitada.
- Jerarquía: Es preciso establecer centros de autoridad que permitan la comunicación necesaria con el fin de lograr los objetivos.
- Equivalencia de autoridad y responsabilidad: Cada uno de los grados de responsabilidad, debe corresponder al grado de autoridad para el cumplimiento de dicha responsabilidad.
- Unidad de mando: Es necesario establecer un centro de autoridad y decisión para cada una de las funciones.
Proceso de la organización en administración
El procedimiento que busca organizar y establecer la estructura más eficaz, utiliza principios específicos de la administración. Una empresa eficiente debe satisfacer las necesidades objetivas de cada empleado para que tenga conocimiento de sus funciones y realice sus actividades dentro de la empresa con el menor de los esfuerzos, bajo costo y el mayor rendimiento. En ese caso, los pasos específicos del proceso organizacional son:
- Identificar las funciones y actividades imprescindibles para alcanzar los objetivos fundamentales.
- Realizar un organigrama funcional que determine las diversas funciones o actividades que debe llevar a cabo la empresa.
- Especificar las funciones con sus deberes correspondientes a cada uno de los cargos que existen dentro de la empresa.
- Escoger al personal capacitado para los diferentes cargos.
- Realizar un manual de la empresa y uno descriptivo de las diferentes clases de cargos, con sus correspondientes funciones y actividades que cada empleando debe desempeñar.
- Crear las normas y procedimientos para la ejecución de las diferentes actividades que cada empleado debe llevar a cabo en su cargo.
Una organización pertenece a la parte administrativa que supone el establecimiento de una determinada estructura relacionada con los planes que las personas tienen que ejecutar dentro de una empresa. La estructura es intencional, ya que garantiza la asignación de actividades que se necesitan para que se puedan lograr las metas.
