Organigrama (definición, estructura y como se hace)

Un organigrama también conocido como diagrama de organizativo o gráfico de jerarquía, es un esquema que se utiliza para organizar una empresa, actividad o entidad. Del mismo modo, se puede utilizar para poder nombrar la representación gráfica de las operaciones que se llevan a cabo en un determinado proceso industrial e informático.

Permite analizar la estructura interna y mostrar la información de la empresa representada, ofreciendo datos importantes sobre las características en términos generales de la misma. Dentro de este formato gráfico, se incluyen los nombres de las personas de cada departamento y su relación jerárquica dentro de la entidad.

Cada empleado y el cargo que representa, se identifica mayormente con rectángulos o alguna otra figura. Las líneas se encargan de relacionar los niveles, lo que permite una representación visual totalmente clara de la jerarquía y categoría de cada empleado, los trabajos y departamentos que componen la empresa.

Lo importante es no exagerar los detalles, ya que su finalidad es transmitir una información que sea fácil de comprender y también sencilla de utilizar.

Organigrama

Estructura organizacional Organigrama

Esta estructura es totalmente fundamental en las empresas, esto se debe a la forma de cómo se van a organizar sus características. Es la división de todas las actividades de una entidad que se agrupan para poder formar áreas y establecer jerarquías, que por medio de la organización tratan de lograr alcanzar sus objetivos.

Estructura organizacional Organigrama

Las empresas deben utilizar la estructura organizacional, en donde se incluyan todas las actividades que la misma pretenda realizar, por medio de una adecuada estructura que permita gestionar sus funciones y cada departamento con el fin de producir sus productos o servicios de forma ordenada para conseguir lograr sus metas.

Esta estructura se puede clasificar en dos partes:

Estructura organizativa formal

Esta es muy necesaria, para poder dividir las diversas actividades dentro de la entidad y así poder lograr alcanzar las metas a través de un organigrama y del mismo modo la interacción de sus principios que incluyen la clasificación de trabajo, responsabilidad, unidad de mando, autoridad, delegación, jerarquía, equidad de mando y control, entro otras.

Estructura organizativa informal

Se origina de la estructura formal, debido a que de allí comienza la formación de las diversas estructuras que se relacionan entre los participantes y los diferentes factores. Esta se rige en un orden social y también son más dinámicas, ya que se integra mediante las relaciones entre personas que terminan formando grupos representados públicamente.

¿Cómo hacer un organigrama?

Se trata de un esquema gráfico, relacionado con la estructura organizada de una empresa y su relación con los diversos departamentos que la integran. Por medio de este esquema se pueden definir los diferentes niveles de jerarquía y los canales correspondientes para lograr mantener una comunicación interna adecuada.

Para realizarlo con eficacia, para que se adapte correctamente a las necesidades de la empresa, es necesario tener en cuenta los siguientes aspectos:

  • Es imprescindible que el organigrama facilite toda la información con respecto a las relaciones y funciones de cada uno de los integrantes, por lo tanto, se debe reflejar claramente en el gráfico, la relación que existe entre los departamentos y del mismo modo determinar el desempeño de cada participante.
  • Se debe elaborar un esquema que represente un presente actualizado y del mismo modo se enfoque en el futuro, dejando claro los estudios de cómo será la proyección de la institución.
  • En el momento que se realice el diseño, es importante tener la guía de los archivos institucionales, de todos los empleados, la relación que existe entre los departamentos y por supuesto la labor que desempeña cada integrante de la institución.

Al momento de trazarlo, también se deben considerar las siguientes recomendaciones:

  • Las casillas deben ser rectangulares.
  • La unión de las líneas se tiene que trazar de manera vertical encima de la parte media y en la parte de arriba de los otros recuadros.
  • Las líneas horizontales, señales la correlación.
  • El esquema tiene que tener precisión al delimitar las unidades y dependencias.
  • La escritura de los nombres de las unidades y los departamentos, tienen que transcribirse en forma correcta.
  • Todas las líneas deben realizarse del mismo grosor.
  • Si se usan siglas, es necesario indicar el nombre completo en el pie del esquema.
  • Se tiene que dejar un espacio adecuado entre cada uno de los recuadros, para que se pueda ver claramente y se pueda comprender la estructura con facilidad.
  • En caso de que la empresa ofrezca consultorías o alguna coordinación, se puede señalar con líneas de puntos y los recuadros se deben colocar de forma horizontal del nivel jerárquico con que se encuentre relacionado.
  • Es importante evitar la conexión de los cuadros con las flechas.
  • Los departamentos dependientes de un único supervisor, tienen que estar vinculados directamente por una sola línea.

Herramientas para realizar un organigrama

Es de gran importancia saber la utilidad que tienen algunos elementos para poder hacer un esquema bien organizado:

Herramientas de office

Debido a que los ordenadores mayormente son equipos que contienen el Pack de Office de Microsoft, fácilmente se pueden utilizar algunos de sus elementos de forma sencilla, entre ellos se encuentran:

1.       PowerPoint

Es una herramienta bastante simple de usar, entre las presentaciones de Microsoft. Contiene cuadros de texto que se pueden relacionar con los conectores que están disponibles en el autoformato. Con esto, se pueden realizar los esquemas con rapidez, se pueden personalizar las formas y también los colores.

2.       Publisher

Esta herramienta tiene un gran parecido con la anterior, sin embargo, su especialidad es diseñar documentos, por lo tanto, es mucho más precisa.

Herramientas online

Muchas de estas son totalmente gratuitas, algunas de ellas son:

1.       Creately

Proporciona la facilidad de crear diversos diagramas sin tener que hacer ningún tipo de registro. Solo se accede a un escritorio similar al que se encuentra instalado en la PC. Con este elemento se pueden realizar formas en donde se puede escribir, conectarlas y todo lo que se necesite para elaborar el documento.

2.       Cogmap

Es una herramienta especializada en la realización de esquemas. Para poder utilizarla es necesario registrarse, pero en caso de que se quiera probar primero para saber cómo funciona, se puede realizar un documento público que después cualquier persona podrá verlo e incluso modificarlo.

Organigrama de una empresa

Este consiste en representar de manera gráfica la estructura de una determinada empresa, donde quedan representados todos sus empleados, las estructuras clasificadas por departamentos, los niveles jerárquicos dentro de la misma.

Organigrama de una empresa

Una excelente organización, es imprescindible para que una empresa logre tener éxito. Dentro de este esquema, debe quedar bien claro la definición de los roles y las responsabilidades de cada uno de los miembros que forma parte dentro de la estructura.

Ejemplos de organigramas

Como ya se ha mencionado anteriormente, estos esquemas representan una organización en particular de una empresa, para poder expresar las principales características de la misma. Se pueden clasificar de diversas formas, dependiendo de su estructura, contenido o según la finalidad que tenga.

En estos esquemas, se expresan básicamente las diversas áreas de la actividad, los niveles y las relaciones jerárquicos que se establecen en el mismo. Se pueden incluir también los nombres de las personas que desempeñan cargos diferentes, unido a sus principales actividades.

Entre los ejemplos más resaltantes, se encuentran:

Verticales

Lo primero que se coloca es el título en la parte superior y seguidamente se muestra en forma de pirámide, de arriba hacia abajo, los diversos niveles jerárquicos.

Horizontales

En estos esquemas, se introduce el título en la parte izquierda y a partir de allí, se despliegan hacia la derecha todas las funciones. Cada jerarquía se coloca a través de columnas y las áreas a partir de las filas.

Mixtos

Es la combinación entre la forma vertical y horizontal, por lo tanto, los elementos se representan de manera mucho más amplia que en los estilos anteriores.

Circulares

Aquí se debe colocar el puesto de máxima autoridad en el centro del gráfico y a su alrededor los círculos concéntricos donde figuran los niveles jerárquicos de manera decreciente. Los vínculos existentes dentro del esquema, se representarán a través de líneas.

De puestos, plazas o unidades

En este caso el esquema representa a cada uno de los empleados de la institución, es decir, se exponen los números de plazas, los puestos necesarios y las cantidades de personas que componen cada una de las plazas.

Funcionales

Se orientan en las relaciones que se encuentran en las diferentes áreas y en las diversas funciones que representan cada una de ellas.

Integrales

Es la representación que demuestra la totalidad de las distintas unidades que se encuentran dentro de la empresa y la relación que existen entre ellas.

Específicos

En estos esquemas, se representa la conformación y el tipo de relación que se encuentra dentro de un área determinada dentro de la empresa.

Generales

Los organigramas en este caso, representan la totalidad de una institución, donde se expresa claramente todas las jerarquías y sus respectivas relaciones entre sí.

Masoadmonistrativos

Demuestra la representación de diferentes empresas que particularmente se dedican al mismo estilo de actividad o a un mismo sector.

Macroadministrativos

En estos gráficos se pueden demostrar al mismo tiempo varias entidades, lo que significa que si una empresa contiene varias unidades, se pueden representar en un mismo esquema.

Microadministrativos

Este tipo de esquema tiene la capacidad de realizar la representación de una sola empresa, que puede manifestarse en formas total o solo demostrar alguna de sus partes.

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