Administración de Inventarios (definición, objetivo, beneficios y consejos)

La administración de inventarios determina el manejo de las estrategias de una empresa, en la presentación de servicios y la producción de bienes. Las actividades correspondientes a este tipo de administración, están relacionadas con la determinación de los métodos de registro y puntos de rotación, el tipo de clasificación y el modelo de reinventario proporcionados por el método de control.

La base de la empresa comercial, se relaciona directamente con la compra y venta de bienes y servicios, es de allí que surge la importancia del manejo de inventarios de la organización. Este manejo, facilita el buen manejo físico y contables y así la empresa pueda mantener un manejo favorable, al igual que el conocimiento de sus actividades y el estado de su situación económica al finalizar el período.

Objetivo de la administración de inventarios

Los objetivos principales de la gestión de inventarios son:

  • Garantizar continuamente el abastecimiento de la materia prima, ya que es una prioridad en el avance de los procesos de producción.
  • Asegurar que la materia prima no haya excedido el tiempo de uso. Esto podría causar la pérdida de grandes cantidades de recursos que permitirían daños irreparables.
  • Proporcionar materiales auxiliares que faciliten la producción de productos en caso de incidentes.
  • Disminuir los costos de orden y almacenamiento.

Beneficios de la administración de inventarios

Una gestión de inventarios adecuada, ofrece mayor rentabilidad y beneficios en el sistema de manejo de inventario como se detalla a continuación:

Mejora en la gestión de costo

Una eficaz gestión de inventarios perfecciona la logística que se relaciona con la reposición de existencia por medio del mantenimiento de los niveles correspondientes de materia prima y de los productos elaborados.

La emisión de pedidos genera costos de papeleo, embarques, recepción de pedidos, llamadas telefónicas, pagos, traslados y la disposición de almacén. Este sistema analiza la rotación de reposición, permitiendo diversas propuestas para la emisión de los pedidos en grandes cantidades que optimicen la asociación de costos.

Niveles y puntos de reorden adecuados

Al igual que la logística, el mantenimiento y los faltantes de inventarios implican costos que generan oportunidades y riesgos. Este sistema, calcula el momento preciso que una orden de pedido tiene que colocarse para prevenir los faltantes que se conocen como puntos de reorden, así como el tamaño del pedido que se va a realizar.

Control y seguimiento de existencia

Un sistema administrativo como este, se enfoca en el seguimiento y registro. Además, permite la exploración de las mercancías, lo que es muy importante para las empresas, sobre todo para los negocios que venden al por menor. El sistema de exploración de mercancías es utilizado para supervisar las órdenes ejecutadas y la entrega, al igual que los programas de envíos.

Con este nivel la empresa siempre sabrá dónde se encuentra su inventario y el costo que tiene. Con los escáneres de código de barra se pueden rastrear los productos y permite una gran eficiencia de traslados y logística en tiempo real.

Facilidad de acceso

En las organizaciones de producción industrial, cuando sus trabajadores necesitan diversas piezas para llevar a cabo sus actividades de ensamblaje y transformación, la facilidad de acceso se debe poner en práctica de inmediato.

Las ubicaciones estandarizadas y el registro de trazabilidad de un eficiente sistema de gestión, proporciona una buena economía y les concede a los trabajadores que ubiquen y distribuyan las piezas de forma adecuada y con rapidez.

La estandarización permite que los trabajadores pasen más tiempo en actividades de gran mérito, en vez de perder el tiempo tratando de ubicar las piezas en un lugar desordenado.

Integración

La integración hace posible la sincronización del sistema de gestión, para lograr la integración con otros softwares como es el caso de la planificación de recursos y los sistemas de contabilidad. Del mismo modo permite conocer el valor de existencia que se encuentra disponible en cualquier momento y de esa forma facilitar la gestión de contabilidad y la administración de los activos.

Consejos para una eficiente administración de inventarios

Para que una administración de inventarios sea eficiente se deben tener en cuenta los siguientes consejos:

Personas

Se deben buscar personas apropiadas, colaboradoras con espíritu de liderazgo. Existen muchas empresas que se esmeran en la búsqueda de un buen equipo de trabajo, que siempre se mantenga motivado y sepan manejar a la competencia para la buena gestión de toda la empresa.

Procesos

Es necesario tener en cuenta los procesos principales que determinan los stocks y la obtención de una ejecución eficiente. Los resultados se deben comprobar mediante la mediación de indicadores de desempeño y la práctica de programas de mejoramiento.

Es muy importante una correcta ejecución de procesos, aun cuando surjan momentos de dificultad, ya que, si se presenta una desatención en los procesos, se podría perjudicar la eficiencia de la gestión.

Procedimientos

Implementar y supervisar los procedimientos, garantiza que los trabajadores ejecuten los procesos con eficacia. De esa forma, se puede tener la seguridad de que todo movimiento físico y virtual se cumpla efectivamente. Por lo tanto, se deben registrar todas las transacciones de los sistemas al momento que son ejecutadas.

Procesamientos

Los procesos de las transacciones que se vinculan con el stock, se deben realizar de inmediato, teniendo en cuenta todas las entradas y salidas del procesamiento.

Planificación y control de estanterías

Es importante supervisar los estantes y las instalaciones en general de las áreas de los stocks, de esa forma se puede tener conocimiento de la organización física de los mismos. Aquellas empresas que tienen dificultades con los stocks, mayormente presentan un gran desorden en su organización.

Actualmente en el mundo financiero, es necesario determinar la cantidad apropiada para invertir en un inventario, en donde el gerente se interesa por cubrir la materia prima que hace falta para la producción al momento que esta debe ser procesada y para que los agentes de ventas puedan saber la cantidad de unidades con que cuentan para cubrir la demanda, además de la eficiencia de la administración que ayude a favorecer la empresa.

 

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