Es un hecho que, en la administración, tanto pública como privada, la gestión cotidiana apunta a digitalizar cada vez más documentos. Es que sin dudas una de las ventajas de la era actual es la posibilidad de almacenar una gran cantidad de información en servidores remotos. Así no solo se gana en eficiencia al tener a disposición una mayor cantidad de documentos sino también en el aprovechamiento de los rincones físicos de un edificio.
A mediana y pequeña escala también cuando quieres conservar imágenes con alto valor afectivo hay aplicaciones que te permiten atesorar gran cantidad de documentos. Desde un práctico pasaporte hasta recuerdos familiares, es más sencillo que lo que piensas hacerte de un registro fiel con tu smartphone y hasta de un soporte legal para avanzar en las gestiones que más necesitas.
¿Cómo firmar documentos PDF en el móvil?
En este contexto a fin de optimizar la información hay distintas aplicaciones móviles para Android o IOS desde un Alcatel 1se hasta un samsung a12 que pueden no solo escanear sino también editar y colocar firmas en archivos PDF.
Esto es útil tanto para profesionales de diferentes rubros como para estudiantes que necesiten avanzar con apuntes que son claves para su carrera. Así puedes garantizar que no se perderá ningún tipo de información. En síntesis son aplicaciones útiles para cualquier usuario que tenga y necesite tener a mano los documentos de papel más diversos.
¿Qué condiciones deben tener este tipo de aplicaciones?
Si te quedaste con la imagen de los viejos escáneres notarás lo sencillo que es trabajar con aplicaciones que permiten hacerlo con la misma calidad.
¡Tan simple que te parecerá increíble! Sin importar la gama de tu dispositivo aún con modelos económicos como Alcatel 1se este tipo de aplicaciones cuentan con algunas características comunes como:
- Portabilidad: con tu móvil ya no necesitas ir a un lugar físico o acercarte a un espacio de tu oficina. Puedes hacerlo desde cualquier lugar y en el momento que consideres indicado.
- Fáciles de uso: por tratarse de una interfaz intuitiva son muy sencillas de usar y demandan muy poco tiempo de aprendizaje.
- Funciones adicionales: además de escanear y de plasmar la firma, este tipo de aplicaciones aseguran que puedes también editar, organizar y hacer que tus documentos puedan ser compartidos con mucha sencillez.
- Ahorro de espacio: como se mencionó la digitalización redunda en un menor espacio físico que redunda en menores costos logísticos y de alquiler a la hora de planificar dónde instalar las oficinas.
¿Cuál es la mejor aplicación para escanear y convertir a PDF?
Dentro del abanico de aplicaciones existentes hay algunas que se distinguen. Es parte de tu búsqueda encontrar aquella con la que te sientas más cómodo.
Simple Scan
Una de las más conocidas que sirve tanto para escanear todo tipo de documentos como imágenes o recibos de cualquier valor. El contenido puede almacenarse en formato JPG o PDF.
Una vez escaneado es aún más simple compartirlo ya sea por medio de WhatsApp o por mail, así como almacenarlo en Google Drive.
Adobe Scan
Se trata de una de las más versátiles. Cuenta con la ventaja de estar integrada a inteligencia artificial lo que permite una calidad óptima de escaneo, así como mejoras automáticas en el color y en el encuadre.
Por si fuera poco, los documentos pueden ser guardados tanto en formato PDF como JPEG además de gozar del reconocimiento óptico de caracteres (OCR) que transforman imágenes en textos que son editables.
CamScanner
En PDF o en Word esta aplicación es una de las más populares en descargas. Destaca por tener funciones como la mejora automática de las imágenes, así como el recorte inteligente y la posibilidad de incorporar notas.
Los archivos intervenidos por Camscanner pueden ser protegidos con contraseña así como es posible sumar firmas a cada documento escaneado.
Swift Scan
Esta aplicación antes conocida como Scanbot permite hacer escaneo de varios documentos a la vez y de forma muy veloz. Puede detectar los bordes de un documento y sumar páginas de forma sencilla.
Con opciones como ajustes de color junto a los filtros necesarios para garantizar un buen escaneo, puedes firmar desde el móvil sin mayores complicaciones.
Office Lens
Se trata de una aplicación que no solo sirve para digitalizar documentos sino también tarjetas de presentación o pizarras para interactuar. Si bien no permite una firma directa si habilita que puedas exportar cada archivo a otras aplicaciones.
Cuenta con la garantía de Microsoft con alternativas para que tus archivos queden guardados en OneNote o sino OneDrive.
Tiny Scan
Ya sea como imágenes o en formato PDF por medio de este escáner portátil podrás conservar un sinfín de documentos. Así también compartirlos por correo electrónico o rotularlos en carpetas para tener una búsqueda simple.
Se opte por cualquier nube de almacenamiento virtual como Dropbox o Evernote o con tu ordenador como banco de reserva
Genius Scan
El gran activo de esta aplicación es que puedes organizar documentos en carpetas y enviarlos a los servicios que ofrece la nube.
Por medio de un escáner portátil cuenta con la posibilidad de detectar de modo automático los bordes y mejorar la calidad de cada imagen. En el caso de archivos PDFs puedes incorporar tu firma antes de que sean compartidos.
¿Cuál es la manera correcta de usar estas aplicaciones?
Así como Google Drive te permite escanear documentos sin instalar software adicional, el procedimiento para hacer el escaneo de documentos suele ser muy similar en todos los casos.
Si hubiera que hacer un instructivo sobre cómo hacerlo tendría estos pasos:
- Abre la aplicación desde tu móvil y elige la forma de escaneo que prefieres.
- Apunta la cámara de escaneo y toca el botón de captura. En caso de que no se haya activado de modo automático haz click en su comando.
- Ajusta el área del documento en caso de ser necesario antes de comenzar el escaneo de la imagen.
- Edita el documento si lo crees conveniente. Es decir: puedes recortar, ajustar colores o hacer los retoques que creas conveniente.
- Guarda el archivo en el formato que necesites, sea PDF o JPG. Según la calidad y el tipo de trabajo que necesites tendrás el formato que buscas.
- Si es necesario, utiliza la función de firma digital antes de compartir o enviar el documento.
¿Qué otros factores hay que tener en cuenta antes de descargar estas aplicaciones?
Como en el resto de las aplicaciones se trata de elegir aquellas que tengan una interfaz amigable para ser usadas de modo simple y veloz.
Cuando se trata de la seguridad de tus datos personales y de la información que manejas no debes escatimar ningún tipo de alerta.
Ten en cuenta también si vas a precisar algún tipo de complemento o herramienta que haga valer una opción paga o puedes usar las versiones de descarga gratuita. Sé realista sobre qué usos vas a darle a la aplicación de acuerdo al dispositivo que tengas.
¿Por qué no puede faltar una de estas aplicaciones en tu celular?
La planificación en cualquier orden de la vida es clave para no realizar tareas demás y sacar provecho de cada minuto. Así en las grandes compañías como en tu propio hogar, cada archivo que generes
Una gestión documental activa y en constante actualización permite que las organizaciones hagan valer sus recursos tanto humanos como materiales.
Es clave para administrar de forma creativa y eficiente cada una de las acciones que tomes en el conjunto de tus tareas cotidianas. Para pensar en grande con cada decisión que tomes.
