Arqueo caja (Qué es, Función y Pasos a seguir)

El arqueo de caja es una realidad que ocurre a diario en cualquier tienda o comercio, por ello comúnmente se conoce como el recuento de efectivo y se estima que para hacerlo correctamente es necesario llevar una memoria de cada uno de los movimientos de efectivo producidos durante la jornada.

¿Qué es el arqueo de caja?

El arqueo de caja consiste en el análisis de todas las transacciones realizadas en efectivo, dentro de un momento determinado, con la finalidad de comprobar si se el efectivo recibido se ha contabilizado y corroborar el saldo en físico corresponde el saldo arrojado en este conteo. Por otro lado, sirve para saber si se llevan adecuadamente los controles internos.

Al realizar el arqueo de caja se presentan cualquiera de los siguientes casos:

  • Efectivo en arqueo = saldo en libros:

El dinero existente en caja coincide exactamente con el saldo del conteo de caja en libros.

  • Efectivo en arqueo < saldo en libros:

El dinero existente en caja es menor que el saldo registrado en libros, existiendo un presunto faltante.

  • Efectivo en arqueo > saldo en libros:

El dinero existente en el arqueo es mayor que el saldo registrado en libros, existiendo un presunto sobrante.

En aquellas empresas pequeñas el arqueo es llevado a cabo por el cajero, administrador o propietario, en las grandes o medianas empresas el arqueo lo hace un auditor interno o revisor Fiscal.

¿Para qué sirve el arqueo de caja?

El principal objetivo del arqueo de caja es cuadrar la caja, a fin de comprobar que se contabilice todo el efectivo y que el saldo presentado en la cuenta corresponda al de la caja. E mismo debe ser respaldado con dinero en efectivo, vales o cheques.

En la realidad el propósito del arqueo va más allá de un simple cuadre del efectivo, busca verificar el adecuado uso del dinero recibido y asignado a las personas responsables.

¿Cuándo debe realizarse el arqueo de la caja?

Estos arqueos pueden ser programados semanal o mensualmente, según convenga a la empresa llevar sus controles. Sin embargo, es necesario saber que una adecuada política de control requiere que se lleven a cabo algunos arqueos de forma sorpresiva, es decir no previstos por el cajero, los cuales deben ser realizados por una persona diferente a quien realiza los arqueos programados.

Pasos a seguir para realizar un arqueo de caja

Es necesario considerar que los pasos para realizar un arqueo de caja pueden variar según las políticas implantadas por la empresa.

Sin embargo, a continuación, tenemos algunos de los pasos a seguir para realizar un arqueo de caja:

  • Lo primero a hacer entes de llevar a cabo el conteo del dinero, es comprobar si efectivamente se han registrado cada uno de los movimientos, todos los cobros y pagos realizados hasta ese momento, además verificar que el saldo corresponde a lo que efectivamente debe haber.
  • Solicitar la documentación girada por última vez para ejercer el corte documentario.
  • El responsable de caja entrega la documentación en presencia del trabajador responsable del arqueo.
  • La persona responsable de llevar a cabo el arqueo, procede al conteo y ratificación del saldo.
  • El responsable del arqueo, efectúa el acta de cierre, en esta acta se detallan las observaciones y diferencias detectadas en cuanto el uso de efectivo según las políticas de la empresa.
  • Se entrega copias del acta a al departamento contable y al responsable de caja.
  • Al terminar el arqueo, contabilidad debe analizar el acta para llevar los registros contables respecto a las diferencias bien sean sobrantes y faltantes. Vale destacar que estos asientos deben estar sujetos a las políticas contables de la empresa.

Dado el caso que exista faltantes, se plantean dos alternativas:

  • Cobrar el faltante al responsable de caja.
  • Conjeturar el faltante como un gasto.

Dado el caso de sobrantes, en general son registrados a otros ingresos.

¿Cómo se calcula el arqueo de caja?

Como se ha dicho, el arqueo de caja resulta de calcular la diferencia entre el saldo de caja (lo registrado en tickets de venta y software o libros de gestión) y el efectivo en la caja (dinero en efectivo más el cobro en otras formas de pago).

Considerando las siguientes variables:

VD: Suma de ventas del día

CEF: Efectivo al cierre

CEI: Saldo inicial de caja

VO: Pagos mediante otros medios habilitados

OG: Salida de dinero para diferentes partidas de la empresa

D: Descuentos

CC: Ventas a crédito

Usando la siguiente fórmula matemática:

VD= CEF + CEI + VO – OG – D – CC

Cuando existe un faltante se considera un arqueo negativo, en cualquier se debe averiguar las causas y anotarlo.

Posibles causas de un arqueo de caja negativo

  • Existencia de dinero falso-
  • Una mala anotación de alguna devolución, puede suceder que el vendedor se haya equivocado anotando forma de devolución de un cliente, ya que la misma puede hacerse en metálico, por un ticket de compra, por banco, etc.
  • Venta errónea, cuando se anotan más unidades vendidas de la venta real.
  • Robo.
  • Mal conteo del dinero.

En qué se diferencian el recuento de caja y el arqueo de caja

En general estos dos procesos se entienden como un mismo concepto, pero la verdad es que el recuento de caja forma parte del arqueo de caja y es la parte que permite comprender el proceso en general.

Como se sabe el arqueo de caja consiste en la comparación entre el dinero que hay en caja y los valores registrados contablemente, por su parte, el recuento corresponde al conteo realizado para hacer las respectivas anotaciones a fin de totalizar el dinero y efectuar el cotejo pertinente.

Incluyendo la confirmación de comprobantes y soportes de los gastos e ingresos de dinero apuntados en la cuenta de caja.

Para finalizar vale la pena destacar que, a pesar de ser un proceso bastante sencillo, es muy importante dentro del proceso administrativo, este va más allá de simplemente conocer el saldo que debe existir, forma parte del manejo de caja y cuentas en bancos a fin de que la empresa pueda atender sus obligaciones de pago.

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