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¿Qué es balanza de comprobación y cuál es su estructura?

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balanza de comprobación

La balanza de comprobación es una herramienta contable que se utiliza para facilitar la preparación de los estados financieros. El nombre significa que lo intentas si los débitos totales y los débitos totales son iguales o equilibrados (tomando como nota de la ecuación contable Activos = Pasivos + Patrimonio)

Si tienes un saldo de prueba desequilibrado, entonces sabes que al menos un elemento en tus cuentas es erróneo. El balance general no se vería totalmente extraño porque los activos totales no serían iguales a los pasivos totales y al patrimonio, y todos sabrían que algo anda mal (el nombre del balance general tiene una explicación diferente).

balanza de comprobación

Por lo tanto, una balanza de comprobación equilibrada es una necesidad para ti antes de continuar con la preparación de tus estados financieros. Sin embargo, la balanza de comprobación equilibrada no te da ninguna garantía de que sus cuentas reflejen los saldos correctos. Es posible que te hayas equivocado tanto en el débito como en el crédito y tu error no se reflejará en su saldo de prueba.

Esta herramienta es básicamente una hoja de trabajo en la que los saldos finales de todos los libros mayores se compilan en columnas de débito y crédito. Es el paso más importante hacia la preparación de los estados financieros. Desde la balanza de comprobación, los saldos se transfieren al balance y a la cuenta de pérdidas y ganancias según las reglas respectivas.

Cada empresa prepara una balanza de comprobación al final de cada período de informe. Está preparado para fines internos para garantizar que las entradas en el sistema de contabilidad de una empresa sean correctas.

Propósitos de esta herramienta

El propósito de una balanza de comprobación es garantizar que todas las entradas coincidan correctamente. Si los totales de la balanza de comprobación no coinciden, podría ser el resultado de una discrepancia o un error contable. Esta sería una balanza sin ajustar.

Antes de que se puedan identificar y corregir los errores, se crea una cuenta transitoria temporal para que coincida con los totales del saldo de prueba temporalmente.

Una vez que se encuentran los errores, las entradas de ajuste se registran en la balanza de comprobación. Una vez hecho esto, se considera que es una balanza de comprobación ajustada.

La preparación de una balanza de comprobación con regularidad ayuda a una empresa a detectar errores en sus libros. Con el software de contabilidad, los dueños de negocios no tienen que esperar hasta fin de año para hacer una balanza de comprobación y evaluar su información financiera.

Estructura de la balanza de comprobación

Las balanzas de comprobación se enumeran en un orden específico para ayudar en la preparación de los estados financieros. Las cuentas se enumeran en el siguiente orden:

  • Bienes
  • Pasivo
  • Capital
  • Ingresos
  • Gastos

Además, los activos y pasivos deben enumerarse en orden de liquidez, lo que se refiere a la rapidez con la que un activo se puede convertir en efectivo para pagar los pasivos. Los activos más líquidos se enumeran primero. Esto incluye efectivo y cuentas por cobrar a corto plazo.

¿Cómo prepararla?

Hay dos métodos principales para preparar la balanza de comprobación.

Método total

Se suman el lado de débito y el lado de crédito de las cuentas contables. El total del lado del débito se coloca en la columna del débito y el total del lado del crédito en la columna del crédito de la balanza de comprobación. El total de la columna de débito y la columna de crédito debe ser el mismo.

Método de equilibrio

En el método de saldo, solo los saldos de todas las cuentas del libro mayor se muestran en el saldo de prueba.

Para preparar la balanza de comprobación, simplemente:

  1. Enumera los títulos de las cuentas en cualquier orden (que podría ser (a) alfabético, (b) según la clasificación, como activos primero, luego pasivos, luego capital, ingresos y gastos, o (c) casi cualquier orden).
  2. Luego, proporciona dos columnas para el monto de cada cuenta. La izquierda para los débitos y los derechos para los créditos. Puedes anotar los débitos totales y los créditos totales de cada cuenta, de modo que cada cuenta muestre un monto de débito y un monto de crédito. Este tipo se denomina balanza de comprobación de totales.
  3. Alternativamente, puedes simplemente escribir el saldo final de cada cuenta, de modo que cada cuenta solo muestre una cantidad que está en la columna de débito o en el crédito. Esto se llama balanza de comprobación de saldos. El segundo es el tipo más común.
  4. Luego, simplemente agrega todos los débitos, luego todos los créditos. Si el total de débitos es igual a su total de créditos, tienes un balanza de comprobación equilibrada.

Errores indetectables

Una balanza de comprobación puede rastrear la inexactitud matemática del libro mayor. Sin embargo, como comentamos anteriormente, hay una serie de errores que este informe no puede detectar que puede ser por equivocación del hombre.

Entre los errores indetectables más comunes se encuentran:

  • Error de omisión: la transacción no se ingresó al sistema.
  • Error de entrada original: La transacción de doble entrada incluye montos incorrectos en ambos lados.
  • Error de reversión: Cuando se ingresó una transacción de doble entrada con los montos correctos, pero se acredita la cuenta a debitar y se debita la cuenta a acreditar.
  • Error de principio: La transacción ingresada viola los principios fundamentales de la contabilidad. Por ejemplo, la cantidad ingresada era correcta y se eligió el lado apropiado, pero el tipo de cuenta era incorrecto (por ejemplo, cuenta de gastos en lugar de cuenta de pasivo).
  • Error de comisión: el monto de la transacción es correcto, pero la cuenta debitada o acreditada es incorrecta. Es similar al error de principio descrito anteriormente, pero el error de comisión suele ser resultado de la supervisión, mientras que el error de principio es consecuencia de la falta de conocimiento de los principios contables.

Los veteranos, solían hacer todos los balances financieros manualmente. Tuvieron que darse cuenta de cuáles eran los trucos para buscar los errores. Sin embargo, hoy en día existen los software de contabilidad que harán todo por ti.

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