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¿Cuáles son las ventajas y desventajas de tener un buzón de sugerencias en la empresa?

Las empresas que quieran fomentar el progreso de los empleados deben buscar formas de aumentar el compromiso. Crear un buzón de sugerencias anónimo en el trabajo puede tener un impacto positivo en la moral de los trabajadores. La herramienta refuerza la cultura empresarial abierta.

Un gerente de recursos humanos que busque las opiniones de los empleados debe utilizar el procedimiento correcto para desarrollar un buzón de sugerencias para los empleados. Un programa que carece de sofisticación y tacto puede dañar fácilmente la reputación de su marca. De hecho, recibirá mucha hostilidad por parte de los empleados.

Los buzones de sugerencias son una forma común, pero ineficaz, de involucrar a los empleados en la mejora continua. Por lo general, los gerentes los implementan con las mejores intenciones que realmente quieren escuchar las ideas de mejora de sus empleados, pero las cajas no logran producir el compromiso deseado.

buzón de sugerencias

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Importancia

Un simple buzón de sugerencias para empleados anónimos puede ser un activo valioso para la organización. Los empleados de todos los niveles a menudo tienen perspectivas e ideas únicas, pero por una variedad de razones, es posible que no se sientan cómodos compartiéndolas. Un buzón de sugerencias para empleados anónimo nivela el campo de juego y crea un espacio seguro para que todos los empleados compartan sus ideas.

Tomemos, por ejemplo, un nuevo empleado de nivel de entrada en una gran organización. Armado con una nueva perspectiva, él o ella pueden notar ineficiencias o tener nuevas ideas para productos o servicios. Sin embargo, en lugar de compartirlos, el nuevo empleado decide reprimirse para evitar hacer olas e irritar potencialmente a los demás. Pronto se vuelve complaciente y las nuevas ideas se pierden para siempre.

La mayoría de las personas tienden a adaptar sus comentarios para evitar irritar o desafiar a los demás. Los empleados pueden dudar en entablar una discusión sincera cuando sienten que sus palabras pueden alterar o poner en peligro una relación. Esto es especialmente cierto para los que están en la base de una organización, pero también se puede encontrar en todos los niveles.

Ofrecer a sus empleados una herramienta segura y anónima para compartir nuevas ideas puede mejorar una empresa y ayudar a las personas a sentirse valoradas e involucradas dentro de la organización. Un empleado apreciado seguirá tomando la iniciativa y, con suerte, inspirará a otros a hacer lo mismo.

Beneficios

  1. Permitir nuevas perspectivas y formas de pensar: las investigaciones sugieren que el anonimato genera honestidad. Si un empleado no se siente cómodo compartiendo sus ideas abiertamente, se mantendrá en silencio y sin conocimiento.
  2. Dar voz a quienes se sienten privados de sus derechos: no todos los empleados tienen la confianza para hablar libremente. Esto puede deberse al miedo a hacer olas o sentirse intimidado en el pasado.
  3. Reduzca los costos y aumente los ingresos: los empleados de todos los niveles pueden tener grandes ideas para reducir costos o generar nuevas fuentes de ingresos. Es posible que solo necesiten la plataforma adecuada para compartirlos.
  4. Promover la participación activa entre todas las partes interesadas: los equipos diversos incluyen diferentes tipos de personalidad. Aquellos que evitan el conflicto pueden tener menos probabilidades de participar en una conversación abierta.
  5. Arrojar luz sobre prácticas deshonestas o ilegales: la denuncia de irregularidades puede conllevar un gran riesgo personal y profesional. Las herramientas que garantizan el anonimato pueden ayudar a los empleados a sentirse cómodos al denunciar violaciones en el lugar de trabajo.
  6. Mejorar la lealtad de los clientes: los clientes también tienen grandes ideas, pero pueden no sentirse cómodos compartiéndolas por muchas razones.

Desventajas

  1. Las sugerencias de los empleados pueden ser groseras o abusivas o contener blasfemias.
  2. El personal puede no tomarlo en serio y enviar comentarios y sugerencias tontos.
  3. El personal podría comenzar a usar el buzón de sugerencia para atacar a otros empleados.

Sin embargo, hay varias formas de abordar estas desventajas:

  • Establecer algunas reglas básicas claras, dejando en claro que cualquier comentario que contenga blasfemias o que se considere abusivo se eliminará de inmediato.
  • Dejar en claro que el personal no puede hacer referencia a otros empleados o títulos de trabajo individuales ni mencionar nada tan específico que pueda relacionarse con una persona real. Este no es el medio para eso. Cualquiera de estos problemas debe abordarse con su superior jerárquico. Hágales saber que todos esos comentarios serán eliminados.
  • Utilizar un buzón de sugerencias en línea anónimo para que los empleados se sientan seguros de enviar ideas o sugerencias sin temor a recriminaciones.
  • Comunicar con regularidad al personal las buenas ideas que ha recibido y siempre hágales saber cómo las está utilizando. Una vez que los empleados puedan ver que se están utilizando las ideas, verán que el buzón de sugerencias marca la diferencia y se tomarán mucho más en serio el uso del buzón de sugerencias.
  • Hacer que los empleados puedan escribir cada cierto tiempo, por ejemplo, cada 6 meses, en el buzón de sugerencias, para que no se llene esta de tantas cosas negativas que pueda perjudicar a otros empleados.

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