La comunicación formal es un tipo de comunicación que se lleva a cabo con la finalidad de transmitir a través de normas y procesos profesionales y a su vez evita el uso de términos incultos o coloquiales.
Es un sistema que se basa en diferentes canales y sistemas de comunicación designados de manera oficial. Este tipo de comunicación se encuentra respaldada por pautas y estructuras empresariales autorizadas, que logran garantizar que todos los participantes de la empresa la entiendan.
Características de la comunicación formal
Las características principales de la comunicación formal son las siguientes:
- Parte de las relaciones formales: Se caracteriza por mantener una favorable relación entre los empleados y el establecimiento de una buena comunicación dentro de la empresa.
- Puede ser escrita u oral: Algunas comunicaciones se coordinan solo con conversaciones sencillas, mientras que otros acuerdos deben ser por escrito como es el caso de las cartas, memos, documentos, entre otros.
- Requiere de protocolos preestablecidos: Esto indica que la comunicación debe transmitirse por medio de diferentes rutas. Si por ejemplo un subordinado debe llegar a un acuerdo o coordinar un determinado trabajo, debe hacerlo primero con su jefe inmediato y luego con el jefe de este.
Tipos de comunicación formal
Hay varios tipos de comunicación formal, estos son:
Comunicación descendente
Se trata de la alta jerarquía en conjunto con sus subordinados, en ella se encuentran incluidas las normas, políticas, órdenes, información e instrucciones, entre otras. Uno de los beneficios principales de la comunicación descendente, es que la información que reciben los subordinados es de gran utilidad para el buen desempeño de las actividades.
Comunicación ascendente
En este caso se emite una comunicación por parte de los subordinados hacia sus superiores, su finalidad es la aportación de sugerencias y transmitir desacuerdos, quejas y reacciones que ayuden al alto mando a tomar decisiones justas y adecuadas.
Comunicación diagonal
También conocida como comunicación transversal, se refiere a los trabajadores de diferentes niveles y departamentos que se comunican entre sí, sin importar la cadena de mando.
Comunicación horizontal
Surge cuando dos empleados que tienen el mismo nivel jerárquico llevan a cabo un intercambio de información, con la intención de solucionar un determinado problema de la empresa, logrando obtener en ambas partes el mismo beneficio.
Ventajas de la comunicación formal
Las ventajas de la comunicación formal son las siguientes:
- Mantener la autoridad y la responsabilidad: La autoridad formal de los jefes, gerentes y supervisores, es mantenida por encima de sus subordinados, es decir que se trata de una jerarquía que se transmite de forma descendiente.
- Comunicación libre de errores: El uso formal de canales se realiza por medio de normas establecidas, por lo tanto, existe una baja posibilidad de riesgos de que surjan errores o confusiones dentro de la emisión de información.
- Archivo permanente: Es importante que haya una completa y constante comunicación archivada entre superiores y subordinados, ya que sirven de referencia en momentos determinados.
- Comunicación original y auténtica: Este tipo de comunicación permite la originalidad y autenticidad, gracias a la responsabilidad que tienen los emisores en transmitir los mensajes.
- Igualdad de información: La comunicación formal asegura un equilibrio y uniformidad en la transmisión de información, lo que significa, que los mensajes se transmiten eficientemente y se disminuyen los malos entendidos.
Desventajas de la comunicación formal
A pesar de que posee muy buenos beneficios, también podemos mencionar algunas desventajas del uso de comunicación formal.
- Bajo nivel de flexibilidad: Puede suceder que los cambios en los acuerdos que se realizan por medio de los canales formales, presenten dificultades o hasta puedan ser imposibles.
- Ausencia de toque personal: La mayoría de las veces, se expresa de manera impersonal por la falta de compromiso y tacto humano.
- Sobrecarga de trabajo: Mayormente, implica de una amplia carga laboral extra para los trabajadores, esto sede a que deben seguir ciertas normas y lineamientos específicos de comunicación.
- Pérdida de tiempo: La comunicación dirigida al tren ejecutivo de la empresa, requiere de procedimientos formales que suelen ser poco prácticos que conllevan al emisor a perder mucho tiempo para emitir un determinado mensaje.
- Mensajes distorsionados: Puede suceder que la distancia sea muy larga entre el emisor y receptor, lo que significa que la información deba pasar por múltiples personas antes de que llegue a su destino y en consecuencia se cargue de confusiones y se tarde mucho tiempo.
- Modalidades autoritarias: Por lo general el emisor tiene alta autoridad y el receptor baja autoridad, esto se debe a que se debe crear un clima autoritario donde los superiores deben hacer que se obedezcan las órdenes.
La comunicación formal en la empresa es considerada, como un intercambio de información oficial de gran influencia dentro de los diversos niveles estructurales de la empresa, es una comunicación que se rige en determinadas regulaciones y políticas dependiendo del tipo de empresa.
