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¿Cómo hacer un control interno exitoso dentro de la empresa?

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El control interno juega un papel esencial en el éxito de todas las empresas. Sin embargo, muchos propietarios de negocios no tienen una comprensión clara de qué es o por qué es importante.

La estructura de control interno de una empresa es única para ella. Los controles internos deben ser efectivos y eficientes para la organización en particular. Por ejemplo, la estructura de control interno de una empresa no será necesariamente adecuada para una pequeña empresa operada por sus propietarios.

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Es esencial que el equipo de administración de una empresa diseñe cuidadosamente una estructura de control interno que aborde los riesgos para la organización sin sobrecargarla con costos y esfuerzos innecesarios.

El control interno es relevante para todos en el lugar de trabajo. Representa la responsabilidad moral de comprender y cumplir con las políticas y procedimientos de una organización.

Objetivos principales de un control interno

El propósito principal de un control interno es ayudar a salvaguardar una organización y promover sus objetivos. Los controles internos funcionan para minimizar los riesgos y proteger los activos, garantizar la precisión de los registros, promover la eficiencia operativa y fomentar el cumplimiento de las políticas, reglas, regulaciones y leyes.

Estos brindan una seguridad razonable sobre el logro de los objetivos relacionados con:

  • Efectividad y eficiencia de las operaciones.
  • Fiabilidad de la información financiera.
  • Salvaguarda de activos.
  • Cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables.

Beneficios

  1. Establecimiento de procesos: Los dueños de negocios desarrollan procesos y procedimientos estandarizados para que su personal los comprenda y los siga. Informan a sus empleados de las operaciones deseadas y esperan que sus empleados los apoyen en el desempeño de sus tareas diarias. Los procedimientos establecidos documentados aportan cohesión y orden a una empresa porque todos saben exactamente lo que se espera de ellos.
  2. Segregación de deberes: Los controles internos correctamente diseñados pueden garantizar que una organización tenga una separación adecuada de funciones, proporcionando un sistema de controles y equilibrios. Por ejemplo, el empleado que deposita cheques no debe ser el mismo empleado que concilia los extractos bancarios. La adecuada segregación de funciones también puede contribuir a reducir el fraude o el robo.
  3. Reducir el fraude y el robo: Los controles internos efectivos pueden reducir y probablemente prevenir el fraude y el robo. Los controles internos pueden incluir la aprobación de nuevos proveedores y empleados, así como el mantenimiento de un inventario valioso y el control de existencias en ubicaciones seguras.
  4. Elaboración de estados financieros precisos y oportunos: Los controles internos pueden ayudar a los empleados a capturar y registrar transacciones dentro de los registros contables y, en última instancia, producir estados financieros precisos y oportunos. Los estados financieros precisos y oportunos son fundamentales para las partes interesadas internas y externas y ayudarán a la administración a tomar decisiones y planificar eficazmente el futuro.
  5. Reducir errores: Los errores en los registros contables de una empresa pueden dañar las relaciones con los clientes, proveedores y empleados y, en última instancia, resultar en una pérdida de ingresos. Los controles internos correctamente diseñados deberían ayudar a su empresa a prevenir o identificar errores. La automatización de procesos y controles y los niveles adecuados de revisión pueden evitar que entren errores en el sistema contable que podrían dañar la reputación de una empresa.

Pasos para realizar un control interno exitoso dentro de la empresa

1.- Asegúrate de que las funciones estén separadas

La segregación de funciones es un control interno básico, clave y uno de los más difíciles de lograr. En el nivel más básico, significa que ningún individuo debe tener control sobre dos o más fases de una transacción u operación.

Es usado para garantizar que los empleados eviten o detecten oportunamente errores o irregularidades en el curso normal de negocio.

2.- Desarrolla un control físico adecuado de los activos

Deben establecerse controles para asegurar y salvaguardar los activos vulnerables. Los ejemplos incluyen seguridad para acceso limitado a activos como efectivo, inventarios y equipos que pueden ser vulnerables al riesgo de pérdida o no autorizados a utilizar. Dichos activos deben contarse periódicamente y compararse con los registros de control.

3.- Identifica los riesgos en su oficina

Para gestionar adecuadamente los riesgos, primero debe identificarlos. Una vez que se han identificado los riesgos, deben ser analizados por tu posible efecto. El análisis de riesgo generalmente incluye estimar la importancia del riesgo, evaluar la probabilidad de que ocurra y decidir cómo gestionar el riesgo y qué acciones deben tomarse.

4.- Corrige los errores de inmediato

Incluso los controles internos bien diseñados pueden fallar. Los empleados a veces malinterpretan las instrucciones o simplemente cometen errores. Sin embargo, los errores detectados en cualquier etapa de un proceso deben recibir una acción correctiva inmediata y ser reportado al nivel apropiado de gerencia.

5.- Desarrollar políticas y procedimientos escritos

Una organización debe desarrollar su propio manual de procedimientos completo para sus procesos internos de negocios y financieros. Escrito los procedimientos cumplen varias funciones. Proporcionan un aviso por escrito a todos los empleados de las expectativas de la agencia y prácticas.

6.- Realice conciliaciones con regularidad

Las reconciliaciones son a menudo un control interno subestimado. Cuando se realizan correctamente y de forma rutinaria, proporcionan un poderoso control para identificar y corregir errores de manera oportuna

7.- Revisar y aprobar procesos / transacciones

Cuando se realiza un proceso o transacción importante dentro de una compañía, siempre debe haber otro nivel de revisión y aprobación realizada por un individuo independiente del proceso. El revisor debe tener la experiencia y conocimiento para poder identificar errores y omisiones.

8.- Mantener documentación de respaldo adecuada

Los auditores y supervisores de programas a menudo asumen que «si no está documentado, no sucedió». Soporte adecuadoLa documentación proporciona la evidencia sólida para verificar adecuadamente que se están aplicando los procesos y controles adecuados.usado.

9.- Brindar capacitación adecuada al personal

Los empleados deben estar debidamente capacitados y autorizados para realizar sus funciones. Es importante recordar que el entrenamiento debe considerarse un proceso continuo y las necesidades de capacitación del personal deben evaluarse periódicamente para considerar cambios en procesos de negocio, tecnología, nuevas leyes y regulaciones, etc.

10.- Realiza una autoevaluación de su control interno

Realizar una autoevaluación de su control interno puede ayudar a identificar posibles deficiencias antes de que surjan problemas y conducirá a la implementación de controles más efectivos. Esta autoevaluación a menudo se puede realizar realizando un «Recorrido», que es simplemente el acto de rastrear una transacción a través de los registros y procedimientos de la empresa.

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