La coordinación en la administración es el proceso de unir las cosas en una relación armoniosa para que funcionen de manera más eficaz. La coordinación depende de la naturaleza del problema particular, las circunstancias y la disponibilidad de recursos, y el objetivo final. El administrador tiene que hacer frente a muchas fuerzas físicas, sociales y económicas.
La coordinación es necesaria para sintonizar todos estos factores y fuerzas para forjar una unidad en la diversidad de relaciones para producir un efecto total unificado e integrado. Para ello, se deben realizar esfuerzos deliberados.
En una organización, trabajan varias personas y cada trabajo individual está relacionado con otros. Dado que todas las personas de la organización contribuyen al mismo resultado final, sus contribuciones deben ser máximas. Por lo tanto, es tarea del gerente reunir todos los esfuerzos grupales de la empresa y armonizarlos cuidadosamente para darles un propósito común.
Esta función de gestión se conoce como “coordinación”. Debe asegurarse de que todos en la organización comprendan los principales objetivos de la empresa y trabajen para lograrlos en cooperación activa con los demás.
Importancia
El propósito principal de la función administrativa de coordinar es el acto de armonizar los intereses colectivos (de toda la empresa) en detrimento de los intereses sectoriales o departamentales que puedan ocasionar algún perjuicio a la organización.
En una organización, trabajan varias personas y cada trabajo individual está relacionado con otros. Dado que todas las personas de la organización contribuyen al mismo resultado final, sus contribuciones deben ser máximas. Por lo tanto, es tarea del gerente reunir todos los esfuerzos grupales de la empresa y armonizarlos cuidadosamente para darles un propósito común.
La coordinación es como el espíritu de equipo de un partido de fútbol o la sinfonía armoniosa de una orquesta. En un partido de fútbol, los jugadores individuales pueden ser buenos en los juegos y pueden hacer sus mejores esfuerzos para ganar el partido. Pero a menos que haya espíritu de equipo y esfuerzos cooperativos, es posible que el juego no se gane.
De manera similar, en una orquesta, todos pueden ser excelentes instrumentistas, pero su trabajo individual puede tomar el giro de un desorden, si se les permite tocar sus instrumentos de forma independiente. Es deber del capitán del equipo y del director del grupo de orquesta mantener el espíritu de equipo y la unidad de acción para una perfecta armonía.
Entonces, la función de la coordinación es también mantener esta unidad de acción entre los trabajadores para lograr los objetivos comerciales.
Mecanismos de la coordinación
De las funciones administrativas, la coordinación se encarga de contribuir al fortalecimiento de la cultura organizacional, reduciendo la disputa entre los sectores existentes y creando un sentimiento de colaboración en toda la empresa.
Según Henry Mintzberg, la coordinación es una de las dimensiones más importantes dentro de la estructura organizacional, siendo responsable de definir la forma en que se dividirá el trabajo y su forma de ejecución. El autor también presentó seis mecanismos de coordinación que ayudan a unir los sectores que existen en una empresa, ellos son
Ajuste mutuo
El mecanismo de ajuste obtiene la coordinación de actividades a través de la comunicación informal de los involucrados. Es un proceso muy utilizado en organizaciones pequeñas que tienen el núcleo operativo como responsable del proceso de toma de decisiones, es decir, con el control del trabajo en manos de los empleados.
Este mecanismo también se puede utilizar en empresas más complejas, sin embargo, suele presentar mejores resultados en empresas con estructura de procesos simplificada.
Supervisión directa
Se considera como el segundo mecanismo de control más común. Este proceso trabaja con el concepto de que una persona se hace responsable del trabajo de los demás, asumiendo así la coordinación, dando instrucciones y monitoreando las acciones de sus subordinados.
En este mecanismo se presenta la figura de un líder, un individuo con conocimientos específicos, que es responsable de los resultados de un equipo y con la atribución de explotar las habilidades de cada subordinado de la manera más efectiva.
Estandarización de procesos
De esta forma se entiende que el trabajo no solo necesita ser monitoreado por supervisión directa, o realizado mediante ajuste mutuo, sino que también puede ser estandarizado, buscando una mayor facilidad en la ejecución de las actividades. Con la estandarización de los procesos es posible delinear todas las tareas y procedimientos, lo que haría el trabajo más sencillo y fácil de realizar.
Estandarización de resultados
El cuarto mecanismo de control. La estandarización de las salidas (salidas) ocurre cuando se especifican los resultados, lo que permite coordinar y controlar las actividades a través de salidas estructuradas. Las salidas están definidas por Mintzberg como resultado del trabajo realizado o como medida del desempeño de una determinada actividad.
Estandarización de habilidades
es el mecanismo que actúa cuando es imposible estandarizar procesos. En él se estandariza el conocimiento de los empleados según el nivel de exigencia existente en una determinada actividad. Según Mintzberg, existen funciones dentro de la organización que, por su complejidad, requieren de una formación específica para ser desarrollada y no pueden ser realizadas por nadie.
En estas situaciones es muy habitual que las empresas contraten profesionales especializados, que podrán suplir la demanda concreta que exista.
