Cuando hablamos de decisiones en una organización, nos encontramos con un aspecto fundamental para la vida diaria de cualquier empresa: el proceso de toma de decisiones. No todas las decisiones tienen la misma naturaleza, y por eso se dividen en decisiones programadas y decisiones no programadas.
Cada una tiene características propias y juega un papel específico en el funcionamiento de la organización. A continuación, te explicaremos en qué consisten estas decisiones, sus características, importancia y te daremos ejemplos para ayudarte a comprender cómo se aplican en distintos escenarios organizacionales.
¿Qué son las decisiones programadas?
Las decisiones programadas son aquellas que siguen un procedimiento establecido debido a su naturaleza repetitiva. Son decisiones que se toman constantemente en la organización y que, generalmente, han sido previamente estructuradas. Debido a esta repetición, existen políticas, reglas o procedimientos específicos que guían la toma de estas decisiones. Esto significa que, una vez que se identifica el problema, la solución se selecciona prácticamente de manera automática.
Para Harold Koontz, et al. (2012) “Una decisión programada, se aplica a problemas estructurados o rutinarios…Este tipo de decisión se utiliza para un trabajo rutinario y repetitivo: se relaciona sobre todo con criterios preestablecidos, de hecho, es la toma de decisiones por precedencia.” (Pág. 161)
Imagina, por ejemplo, una empresa de producción en masa. Cada vez que una máquina presenta un error específico, el equipo de mantenimiento sigue un protocolo de reparación. Este proceso ya está preestablecido para solucionar problemas comunes, eliminando la necesidad de analizar el problema desde cero.
Características de las decisiones programadas
- Repetitividad: Estas decisiones responden a situaciones recurrentes.
- Estandarización: Existe un procedimiento o política predefinida que facilita su resolución.
- Menor nivel de incertidumbre: Dado que estas decisiones se han tomado previamente, el margen de error es bajo.
- Facilidad de implementación: La respuesta está prediseñada, y su aplicación es rápida y sencilla.
¿Por qué son importantes las decisiones programadas?
La importancia de las decisiones programadas radica en su capacidad de optimizar tiempo y recursos. Al contar con procedimientos predefinidos para ciertos problemas, las organizaciones pueden ahorrar tiempo y concentrar esfuerzos en problemas más complejos. Este tipo de decisiones también fomenta la consistencia y la previsibilidad en la operación diaria de una empresa, lo que facilita el seguimiento de resultados y la mejora continua.
Ejemplo de decisiones programadas
En una cadena de supermercados, cada vez que el inventario de un producto se reduce a un nivel mínimo, el sistema genera automáticamente una orden de reposición. Este proceso de reabastecimiento sigue un patrón preestablecido, y los empleados no tienen que decidir qué cantidad comprar ni cuándo; el sistema ya lo tiene programado. De esta manera, el inventario se mantiene en niveles adecuados sin necesidad de intervención constante.
¿Qué son las decisiones no programadas?
Las decisiones no programadas, por otro lado, se toman en situaciones poco frecuentes o inéditas. Este tipo de decisiones no tiene una solución preestablecida, lo que implica un mayor grado de análisis y juicio. Dado que cada situación es única, el proceso para resolver estos problemas puede variar, y se requiere creatividad, experiencia y un análisis exhaustivo.
Harold Koontz, et al. (2012) plantea lo siguiente “Las decisiones no programadas se emplean en situaciones no estructuradas, nuevas o mal definidas de naturaleza no recurrente.” (pág. 162)
Imagina que una organización enfrenta una crisis repentina, como una interrupción en su cadena de suministro debido a un desastre natural. En este caso, no existen procedimientos estándar que sigan, por lo que el equipo directivo debe analizar la situación y encontrar una solución única y adecuada para ese contexto.
Características de las decisiones no programadas
- Únicas y no repetitivas: Son decisiones que se toman para resolver problemas excepcionales.
- Sin estructura predefinida: No hay procedimientos preestablecidos; se requiere análisis y juicio.
- Alta incertidumbre: Estas decisiones suelen tener un riesgo elevado debido a la falta de información y experiencia en situaciones similares.
- Mayor inversión de tiempo: Se necesita tiempo para evaluar las posibles alternativas y tomar una decisión informada.
¿Por qué sin importantes las decisiones no programadas?
Las decisiones no programadas permiten a las organizaciones adaptarse a situaciones cambiantes y a nuevos desafíos. Este tipo de decisiones impulsa la innovación y la resolución de problemas complejos, especialmente en contextos donde no existen soluciones claras.
Es en estos momentos donde la habilidad, experiencia y creatividad del equipo directivo marcan la diferencia. Las decisiones no programadas son esenciales en un entorno empresarial dinámico, ya que garantizan que la organización sea capaz de enfrentar y superar obstáculos imprevistos.
Ejemplo de decisiones no programadas
Imagina una empresa tecnológica que, de la noche a la mañana, enfrenta una fuga masiva de datos de sus usuarios. No existe un protocolo específico para manejar esta crisis, y el equipo directivo debe tomar decisiones rápidas sobre cómo gestionar la situación: ¿Deberían informar de inmediato a los usuarios? ¿Cuál es la mejor manera de contener el daño y prevenir futuros incidentes? Este es un ejemplo claro de una decisión no programada que requiere análisis y juicio específico para el contexto.
Diferencias clave entre decisiones programadas y no programadas
Para que veas la distinción con claridad, te compartimos un cuadro comparativo:
Decisiones programadas y no programadas en distintos niveles organizacionales
Ambos tipos de decisiones están presentes en todos los niveles de una organización, aunque su frecuencia e impacto varían. En los niveles inferiores o niveles operativos, las decisiones programadas suelen ser predominantes. Los empleados de primera línea a menudo aplican soluciones estándar y protocolos para tareas diarias que permitan resolver problemas reestructurados
En los niveles superiores o niveles táctico y estratégico, sin embargo, las decisiones no programadas adquieren mayor protagonismo. Los directivos de alto nivel suelen enfrentarse a problemas no estructurados, es decir, priblemas nuevos y estratégicos, donde es esencial tomar decisiones no programadas para abordar desafíos y aprovechar oportunidades. La combinación de ambos tipos de decisiones permite a una organización mantener la estabilidad en sus operaciones y adaptarse a los cambios del entorno.
Esta relación entre las decisiones programadas y no programadas y los distintos niveles organizacionales, la podemos observar en la siguiente imagen:
Ejemplo práctico: La toma de decisiones en una empresa de logística
Para que observes cómo funcionan estos tipos de decisiones en conjunto, veamos un ejemplo en el contexto de una empresa de logística. Esta compañía, dedicada al envío de paquetes, utiliza decisiones programadas y no programadas para gestionar sus operaciones:
- Decisiones Programadas: Cada vez que una sucursal necesita un reabastecimiento de suministros, el sistema automáticamente envía una orden de pedido al almacén central. Además, cuando un paquete no puede ser entregado, el procedimiento estándar es devolverlo al remitente después de tres intentos de entrega. Estas decisiones se toman constantemente y están completamente automatizadas.
- Decisiones No Programadas: En una situación de emergencia, como una huelga que paraliza los envíos, la empresa necesita tomar decisiones no programadas. La dirección debe evaluar si es posible redirigir los envíos a través de otra empresa de transporte, modificar las rutas de entrega o posponer los envíos. Esta decisión no tiene un protocolo específico y depende de la situación particular y de la información disponible en ese momento.
Conclusión
Ambos tipos de decisiones son vitales para el éxito de una organización. Las decisiones programadas aseguran que las operaciones diarias se ejecuten con eficiencia y consistencia, mientras que las decisiones no programadas permiten a la organización adaptarse y responder ante eventos únicos o inesperados. Como en una maquinaria bien aceitada, la combinación de decisiones programadas y no programadas permite a una empresa no solo mantener su rendimiento diario sino también innovar y sobrevivir en un entorno competitivo.
Como puedes ver, entender cuándo y cómo utilizar cada tipo de decisión es clave para una gestión eficiente. Mientras avanzas en tu carrera profesional, notarás que saber distinguir y aplicar estas decisiones en el momento adecuado marcará una gran diferencia en la gestión y éxito de cualquier organización.
Referencia bibliográfica:
Harold Koontz, Heinz Weihrich, Mark Cannice (2012) ADMINISTRACION. Una Perspectiva Global Y Empresarial. Decimocuarta edición. McGRAW-HILL/INTERAMERICANA EDITORES S.A. DE C.V.
