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¿Qué es un flujograma y cómo se hace?

Un flujograma, también conocido como cronograma de flujo, es una herramienta sumamente útil en todos los ámbitos. Si bien dentro de la economía y los procesos industriales cuenta con una mayor repercusión es posible utilizarla la programación y psicología cognitiva.

Este tipo de disciplina resulta bastante útil al momento de investigar oportunidades para mejorar progresivamente por medio de una comprensión detallada de cómo funciona realmente dicho proceso.

Podemos decir que los flujogramas pueden ser aplicados en diversos aspectos dentro de prácticamente cualquier proceso, desde el flujo que tienen los materiales necesarios, hasta los pasos requeridos para llegar a la venta o darle el mantenimiento necesario a un producto.

¿Qué es un flujograma?

Son una representación visual donde se incorpora una línea de pasos y acciones que se encuentran involucradas en un determinado proceso. Básicamente realizar un diagrama de flujo es crear de forma gráfica una representación de diversos hechos, acontecimientos, situaciones, relaciones o movimientos para recolectar información y usarla como símbolos.

Puede responder de forma efectiva en diferentes ámbitos haciendo uso de simbologías definidas para representar cada uno de los pasos tanto del proceso como de la ejecución del mismo utilizando flechas para conectarlos entre sí de forma coherente.

Antes de hacer un flujograma es necesario tener claras las ideas principales a describir, y que sin falta deben incluirse en el mismo.

¿Para qué sirve un flujograma?

Son muchos los aspectos que se le pueden atribuir a los cronogramas de flujo, algunas de las utilidades más frecuentes que se le da son estas:

  • Da posibilidades de establecer diversos indicadores operativos para un mismo proyecto.
  • Ayuda conocer los procesos necesarios para realizar el proyecto con solo un vistazo.
  • Es posible usarlo para detectar prontamente los problemas imprevistos, hacer una asignación eficiente de los recursos, coordinar a cada uno de los involucrados y delimitar tiempos para cada tarea.
  • Permite una excelente definición de las funciones y responsabilidades que tiene cada uno de los involucrados en el proyecto.
  • Como se trata de algo completamente visual permite que todos los involucrados lleguen a un acuerdo respecto a los métodos implementados y cómo deben resolver los problemas de forma sencilla y rápida.

¿Cómo se clasifica un flujograma?

Existe 2 tipos de cronograma de flujo, estos se categorizan en base a la forma en que se representan visualmente y en cómo está creada la secuencia que sigue toda la información recolectada. La manera en que se clasifica un flujograma es la siguiente:

 Lineal

Aquí se ven representadas las actividades en una secuencia donde aparecen una debajo de la otra. Es muy sencilla de construir y es el más recomendable cuando la cantidad de involucrados supera a las 6 personas, sin embargo, aporta muy poca información.

Matricial

Los involucrados que intervienen durante el proceso de este modelo aparecen en la parte superior del dibujo, y las actividades se van desempeñando subordinadamente en base a ello. Estos pueden ser construidos de izquierda a derecha o de arriba hacia abajo, estos últimos siendo los más recomendados.

Beneficios de los flujogramas

Son varios los beneficios que se obtienen al usar este tipo de herramientas, algunos de ellos son estos:

  • Ayudan a que todos los involucrados de un proyecto puedan entender el proceso, facilitando de este modo la organización, la integración de los mismos y su colaboración en la búsqueda de soluciones.
  • El proyecto se presenta de forma más objetiva, por ende, existe mayor facilidad al identificar claramente deficiencias, de tal modo que se pueden aportar mejoras más eficientes.
  • Permite que los involucrados puedan sentirse parte del proyecto sin mucho esfuerzo, esto conlleva a una identificación perfecta entre los clientes y un proveedor interno, por eso es especialmente efectivo para las empresas.
  • Al verse siendo parte activa del proyecto, los involucrados suelen volverse más entusiastas y participativos dentro del mismo, proponiendo ideas efectivas para mejorar.
  • Son herramientas muy valiosas dentro de la formación y entrenamiento de personal de trabajo nuevo, en todos los rubros.
  • Se logra que todos los involucrados que participan en el proyecto lo comprendan a la perfección al mismo tiempo que se hace fácil motivarlas a lograr sus objetivos.

¿Cómo elaborar un flujograma?

El desarrollo de un cronograma de flujo es una excelente disciplina que debe ser implementada en las empresas para lograr cada uno de sus objetivos. Para poder hacer uso de este tipo de herramienta tienes que tener claros los objetivos y sobre todo si es un proyecto a mejorar o uno que esta por comenzar.

En base a esto los pasos que se deben seguir para realizar un flujograma son estos:

Si se trata de un proyecto que ya existe

  1. Se debe identificar el principio y el final del proyecto.
  2. Es importante observar el proceso completado y evaluar posibles fallos, cambios y soluciones.
  3. Se deben definir los pasos a seguir durante el proyecto en totalidad, incluyendo actividades, entradas, salidas y las decisiones aportadas por todos los involucrados.
  4. Representar el proceso del proyecto de forma lineal o matricial dependiendo de cuál resulta más efectivo.
  5. Revisar nuevamente el proyecto con cada uno de los involucrados.
  6. Luego de dicha revisión mejorar el diagrama en base a las deficiencias notadas.
  7. Verificar que todo lo indicado en el mismo concuerde a la perfección con las expectativas que se tiene sobre el proyecto real.
  8. Identificar la fecha del mismo para guardar como futuras referencias dentro de la empresa.

Si se trata de un proyecto completamente nuevo

  1. Identificar cuando inicia y cuando culmina el proyecto.
  2. Recrear visualmente los pasos a seguir durante el proceso del proyecto, es decir las decisiones tomadas, las actividades, entradas y salidas.
  3. Definir cada uno de los pasos que deben hacer los involucrados en todos los procesos respecto a actividades, decisiones, entradas y salidas.
  4. Elaborar físicamente el diagrama en cualquiera de sus categorías según convenga a la empresa y facilite el comprendiente para los involucrados.
  5. Hacer una revisión total del proyecto junto a los involucrados.
  6. Realizar mejoras del proyecto dentro del diagrama para conseguir que este sea mucho más eficiente.
  7. Identificar la fecha del diagrama y archivar como referencia futura dentro del proyecto y de la empresa.

Sin dudas los flujogramas son una forma efectiva de involucrar a los participantes de un proyecto en particular. Cuenta con una gran capacidad de adaptación e integración, lo que facilita la toma de decisiones, los cambios de último minuto y llevar un control minucioso de los proyectos en proceso o por realizar.

 

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