La gestión de procesos de negocio, conocida como BPM por sus siglas en inglés (Business Process Management), es una disciplina que nos ayuda a optimizar y mejorar continuamente los procesos dentro de una organización. Nos permite alinear los procesos con los objetivos estratégicos de la empresa y garantizar que cada uno de ellos funcione de manera eficiente.
En este artículo, vamos a explicarte qué es BPM, los tipos que existen, sus fases, y cómo puedes aplicarlo para mejorar el rendimiento de tu empresa.
¿Qué es la Gestión de Procesos de Negocio (BPM)?
La gestión de procesos de negocio es un enfoque sistemático que busca hacer que los procesos empresariales sean más eficientes y efectivos. Los procesos de negocio, como probablemente sabes, son las secuencias de actividades que se realizan para lograr un objetivo específico, como producir un producto, prestar un servicio o satisfacer una necesidad del cliente.
Cuando hablamos de BPM, nos referimos a una metodología que no solo se enfoca en mejorar los procesos, sino también en su control y optimización constante. A través de BPM, podemos identificar cuellos de botella, reducir costos, mejorar la calidad del producto o servicio y, en última instancia, mejorar la satisfacción del cliente.
Tipos de BPM
Existen diferentes enfoques de BPM, dependiendo de lo que se desee lograr dentro de la organización. A continuación, te detallamos los principales tipos:
- BPM de integración: Este tipo de BPM está orientado a la integración de los sistemas y aplicaciones dentro de la empresa. Es útil cuando los procesos dependen de múltiples sistemas que deben funcionar de manera coordinada. Con este enfoque, se pueden automatizar tareas repetitivas, integrar sistemas de diferentes departamentos y asegurar que la información fluya correctamente entre ellos.
- BPM centrado en el ser humano: Este enfoque se centra en los procesos que dependen en gran medida de la intervención humana. Son aquellos procesos donde las personas son responsables de tomar decisiones clave y ejecutar las tareas. Aquí, la tecnología se utiliza principalmente para apoyar a los empleados en la toma de decisiones y asegurar que sigan los pasos adecuados.
- BPM basado en documentos: En este caso, el enfoque está en los procesos que dependen de documentos o datos que deben ser gestionados y aprobados en diferentes etapas. Por ejemplo, en sectores como la banca, la sanidad o el gobierno, donde la gestión y control de documentos es crucial para el éxito de los procesos.
- BPM basado en decisiones: Este tipo de BPM se enfoca en la optimización de los procesos de toma de decisiones dentro de la empresa. Se utilizan herramientas de análisis de datos y sistemas de soporte a la decisión para asegurarse de que las decisiones se tomen de manera eficiente y estén alineadas con los objetivos estratégicos de la organización.
Fases del ciclo de vida de BPM
La gestión de procesos de negocio no es algo que se hace una sola vez y ya está; es un ciclo continuo de mejora. Vamos a desglosarte las fases que lo componen para que comprendas mejor cómo se aplica:
1. Diseño
La fase de diseño es el primer paso en la implementación de BPM. Aquí, se identifican y documentan los procesos actuales, y se crea un modelo del proceso ideal. Este modelo debe reflejar cómo debería ser el proceso para cumplir con los objetivos de la organización de manera eficiente. Es en esta fase donde se detectan los problemas, los cuellos de botella y las oportunidades de mejora.
2. Modelado
Una vez que tienes claro el diseño del proceso, se pasa a la fase de modelado. Aquí, se crea un modelo más detallado, utilizando herramientas de BPM. El modelado te permite visualizar el proceso y analizar cómo interactúan las diferentes actividades y personas involucradas. También puedes simular diferentes escenarios para ver cómo afectaría el cambio de algunas variables.
3. Ejecución
En esta fase, el proceso que has diseñado y modelado se implementa en la práctica. Se utilizan sistemas de automatización para ejecutar el proceso de manera controlada. Dependiendo del tipo de proceso, esta fase puede involucrar la implementación de software o sistemas que automatizan tareas repetitivas o la coordinación entre diferentes departamentos y sistemas.
4. Monitoreo
Una vez que el proceso está en funcionamiento, es crucial monitorearlo de cerca. El monitoreo te permite asegurarte de que el proceso se está ejecutando de acuerdo con el diseño y detectar posibles desviaciones. Aquí, se utilizan herramientas de monitoreo de BPM que te proporcionan datos en tiempo real sobre el rendimiento del proceso, como tiempos de ejecución, costos, o satisfacción del cliente.
5. Optimización
Finalmente, la fase de optimización es donde se aplican los ajustes necesarios para mejorar el proceso. Esto puede implicar cambiar algunas etapas del proceso, automatizar tareas adicionales o incluso rediseñar partes del proceso si se detectan ineficiencias. El objetivo es hacer que el proceso sea lo más eficiente y efectivo posible, y que se adapte a las necesidades cambiantes de la organización.
¿Cómo aplicar BPM en tu organización?
Aplicar BPM en tu empresa puede parecer un reto al principio, pero si sigues un enfoque estructurado, los beneficios pueden ser enormes. Aquí te dejamos algunos pasos clave para que puedas implementarlo de manera efectiva:
1. Identifica los procesos clave
El primer paso es identificar qué procesos necesitan ser gestionados o mejorados. Te recomendamos empezar por aquellos que tienen un impacto directo en los resultados de la empresa, como la producción, la atención al cliente o la gestión de inventarios.
2. Define los objetivos
Una vez que hayas identificado los procesos clave, es importante definir qué objetivos quieres lograr con la gestión de esos procesos. ¿Buscas reducir costos? ¿Mejorar la calidad? ¿Aumentar la satisfacción del cliente? Tener claros los objetivos te permitirá diseñar procesos alineados con ellos.
3. Involucra a las personas correctas
BPM no es algo que se pueda implementar en solitario. Necesitarás involucrar a las personas clave dentro de la organización, como los responsables de los procesos, los empleados que los ejecutan, y los directivos que los supervisan. Asegúrate de que todos estén alineados con los objetivos y comprometidos con la mejora.
4. Utiliza herramientas de BPM
Hoy en día, existen muchas herramientas de software que pueden ayudarte a gestionar tus procesos de manera más efectiva. Estas herramientas te permiten diseñar, modelar, ejecutar y monitorear los procesos de manera automática. Algunas de las más conocidas son Bizagi, IBM BPM, y Appian.
5. Monitorea y ajusta continuamente
Una vez que hayas implementado los cambios, es esencial que no te quedes ahí. Monitorea continuamente los procesos para asegurarte de que están funcionando como deberían. Si detectas problemas o ineficiencias, no dudes en hacer ajustes. Recuerda que la mejora continua es uno de los principios fundamentales de BPM.
