Una hoja de verificación es una herramienta expresada en un formato que se utiliza para recolectar de manera estructurada diferentes datos que se asocian a un determinado proceso o situación definido.
Los datos recogidos representan la entrada para el uso de otras herramientas de control de calidad, como los gráficos y los diagramas. En tal sentido, se puede decir que la hoja de verificación es un instrumento genérico que se puede utilizar para muchos propósitos que van más allá de la calidad y también son el punto de partida para otras herramientas.
La construcción de este formato es el indicado para recolectar datos en forma sistemática y adecuada, para que su registro sea sencillo y fácil de analizar en cuanto a los principales factores que intervienen o por la influencia de una situación o problema específico.
¿Para qué sirve una hoja de verificación de calidad?
Este instrumento se usa para lograr recolectar los datos necesarios dentro de un formato lógico y fiable, ya que sirve como una herramienta de transición de recolección de datos y la utilización de técnicas bien elaboradas.
Tiene como objetivo principal, lograr que el investigador tenga la capacidad de poder reunir información y saber organizar los datos en el formato adecuado para que pueda obtener un análisis fácil y eficiente.
Esta herramienta puede servir para:
- Cuantificar los defectos por causa, localización o producto.
- Realizar un seguimiento correcto a las actividades de un determinado proceso.
- Facilitar el buen cumplimiento del trabajo.
- Confirmar y garantizar normas establecidas.
Se puede decir que esta hoja de verificación es muy importante, es el inicio y la entrada para otras herramientas de control de calidad, ya que, sin esos datos, no existe solución.
Tipos de hojas de verificación de calidad
No existe una clasificación establecida de hojas de verificación formalmente, ya que el investigador puede diseñarlas basándose en diversos datos para actuar en un área de mejora o en caso de resolver un problema, esto le da la oportunidad de ser creativo para desarrollar su propia hoja si las existentes no se adaptan a sus necesidades.
A pesar de esto, se pueden definir ciertos usos comunes que pueden resumirse en tres como los siguientes:
- Hoja de localización.
- Hoja para registro de datos.
- Hoja de lista de chequeo.
Entre los ejemplos más resaltantes se encuentran:
Hoja de chequeo con escala de medición
Sirve para evaluar la forma de distribución de probabilidad y así luego poder construir una adecuada distribución de frecuencia. En ella, se clasifica la medición dependiendo de ciertas categorías o parámetros y también accede para que se tracen límites de especificación.
Hoja de chequeo de frecuencia
Sirve de guía para definir e investigar diversas categorías y recolectar los datos que se anotan según la cantidad de veces que se presentan.
Hoja de chequeo con clasificación
También conocida como hoja de verificación por tipo de defecto, puede definir diferentes categorías al ser ubicadas en la primera fila y en la primera columna, para clasificar los datos reunidos según el cruce de columna y fila.
Hoja de chequeo de localización
En ella se pueden encontrar más de un esquema del objeto de medición y al mismo tiempo señalar la ubicación del defecto.
Lista de chequeo o checklist
En este caso los aspectos que se deben comprobar se enumeran de tal manera, que al detectarse cualquier eventualidad que se asocie con uno de los aspectos, se pueda identificar inmediatamente y marcar adecuadamente donde corresponda.
Su diseño ayuda en la corrección de fallos al realizarse procedimientos de múltiples pasos durante la comprobación y el acabado de las salidas del proceso. Esta hoja consta de lo siguiente:
- Un contorno de las subtareas que se realizarán.
- Espacios en donde se pueden ubicar diversas marcas de verificación que indican cuando ya esté completa la subtarea.
- Es importante realizar las anotaciones en orden a medida que las subtareas se vayan completando.
Ventajas y desventajas de las hojas de verificación de calidad
Como en todo proceso de recolección de datos pueden surgir una serie de ventajas y desventajas resaltantes como las que se mencionan a continuación:
Ventajas de las hojas de verificación
- Es un método que suministra datos fáciles y comprensibles, los cuales se obtienen por medio de procesos eficientes y simples que se pueden aplicar en una gran diversidad de áreas de organización.
- Pueden reflejar inmediatamente los patrones y tendencias que provienen de los datos.
- Facilita la traducción de las opiniones en datos y hechos.
- Concede registros históricos que ayudan a observar futuros cambios.
- Estimula el inicio del pensamiento estadístico.
- Garantizan que se obtengan evidencias correctas.
- Proporciona estructura y continuidad en caso de una inspección y del mismo modo asegura el enlace.
- Tiene una forma sencilla de seguir y fácil de rellenar.
Desventajas de las hojas de verificación
- Puede verse intimidante por parte de los inspeccionados.
- Para que sean realmente útiles y fáciles de aplicar, puede que requiera de mayor esfuerzo en sus inicios para lograr diseñarlas y recolectar los datos necesarios para llevar a cabo la evaluación.
- Si se realiza un diseño inadecuado y no se verifican los requisitos, se podría exceder la tramitación que completa las deficiencias del formato.
- Un investigador que no tenga experiencia, no tiene la capacidad suficiente para expresar claramente lo que está buscando, si solo depende de la orientación de una lista de verificación para responder sus preguntas, por lo tanto, debe tener la formación necesario para que pueda entender el formato y cómo aplicarlo.
¿Cómo hacer una hoja de verificación de calidad?
No hay una forma concreta para realizar este tipo de hoja, todo dependerá de lo que se quiera analizar, lo que significa que cada investigador tiene la responsabilidad de crear su propio diseño. A pesar de esto, se deben seguir algunos lineamientos como los siguientes pasos que se deben tener en cuenta.
- Determinar claramente el contexto con el cual se van a medir los datos del proceso. Se debe realizar una planificación básica en donde los participantes estén atentos en el análisis de las características del proceso y concentrarse para no perderse y limitarse a evaluar los objetivos y propósitos que se quieren.
- Definir el tiempo que se invertirá para recolectar los datos.
- Diseñar el formato de la hoja de una forma que se entienda para que sea fácil de usar, es importante que las columnas estén descritas claramente y con suficiente espacio para el registro de los datos. En este diseño se pueden aplicar herramientas ofimáticas como Excel, Word, Google Sheets y Libre Office, entre otras.
- Recolectar los datos de manera honesta y consistente, lo que significa que se le debe dedicar el tiempo necesario para obtener resultados fiables.
