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¿Qué son los inventarios perpetuos?

Las empresas tienen una amplia variedad de opciones para realizar inventarios y entre los distintos tipos, se encuentran los inventarios perpetuos. El inventario perpetuo es un método contable el cual registra la compra y venta de inventario a través del uso de sistemas tecnológicos y computarizado de punto de venta. El método perpetuo le permite actualizar periódicamente sus registros de inventario para ayudar a prevenir situaciones como quedarse sin existencias.

Puede registrar, ver y acceder fácilmente a los cambios en su inventario. Obtendrá resultados precisos y continuos si gestiona adecuadamente su inventario permanente actualizándolo de forma regular.

inventario perpetuo

Diferencia del inventario perpetuo y periódico

Si bien el sistema de inventario perpetuo permite el seguimiento inmediato de los niveles de inventario y ventas. Bajo el sistema periódico, se realiza un conteo físico ocasional, generalmente al final del período, para medir el nivel de inventario y el costo de los bienes vendidos.

Algunas otras diferencias entre los dos sistemas son:

  • Cuenta de compras: solo es utilizado en el sistema de inventario no perpetuo sino periódico. En el perpetuo, en la cuenta de inventario se acreditan las devoluciones de compra y las compras se cargan en ella directamente.
  • Costo de los bienes vendidos: bajo el sistema de inventario periódico, el costo de los bienes vendidos se calcula en una suma global al final del período de informe, sumando las compras totales al inventario inicial y restando el inventario final, mientras que el sistema perpetuo permite actualizaciones continuas del costo de los bienes vendidos. cuenta con cada venta.
  • Transacciones de venta: solo es realizada una entrada en el sistema de inventario periódico donde va registrado el costo de los bienes que se vendieron. Por el contrario, en el perpetuo, se respalda el valor de venta del inventario.
  • Entradas de cierre: solamente son requeridos para actualizar el precio de los bienes que se han vendido en el inventario periódico. En el perpetuo, no se necesita entrada de cierre para la cuenta de inventario.
  • Errores de seguimiento: si usa el sistema de inventario periódico, es difícil rastrear los registros contables para detectar un error relacionado con el inventario, ya que la información se agrega a un nivel muy alto. Por otro lado, el registro detallado de transacciones facilita las investigaciones en un sistema de inventario perpetuo.

El sistema de inventario perpetuo brinda información sobre un negocio desde cero. Puede ayudarlo a administrar un almacén más eficiente y proporcionar información esencial para otras funciones comerciales.

La única razón por la que las empresas utilizan el sistema de inventario periódico es cuando se ocupan de grandes volúmenes de productos de bajo valor o cuando la cantidad de inventario es tan pequeña que una revisión visual es suficiente.

Las empresas de nueva creación que no pueden pagar el costo de la tecnología y la capacitación también pueden recurrir al sistema de inventario periódico.

¿Cómo funciona el sistema de inventario perpetuo?

Cuando se utiliza el inventario permanente, el sistema de punto de venta realiza cambios automáticamente en los niveles de inventario. Se puede acceder a los informes de inventario en línea en cualquier momento, lo que facilita la administración o la compra de inventario.

Sin embargo, los sistemas de inventario perpetuos no son del todo correctos todo el tiempo. Hay muchos factores que pueden afectar la precisión de los niveles de inventario de tu empresa. Es posible que olvides registrar una transacción o experimente el robo de un empleado en tu negocio. Asegúrate de verificar ocasionalmente las cantidades reales de tu inventario para comparar los totales.

Los cálculos para el inventario perpetuo generalmente se realizan sobre la marcha en lugar de esperar hasta el final del período contable, como con el inventario periódico. Las empresas que utilizan sistemas de punto de venta y venden artículos de alto valor (por ejemplo, concesionarios de automóviles) suelen utilizar sistemas de inventario permanente para contar el inventario con frecuencia.

¿Cómo se calculan?

Las empresas que utilizan el sistema de inventario perpetuo emplean el recuento cíclico para mantener la precisión de los registros. Este proceso cuenta una parte del inventario todos los días y compara la cantidad con los registros de inventario.

Para calcular el inventario, debes configurar un sistema en el que cada pieza de inventario se ingrese en el sistema o se deduzca de él a medida que se compra o vende.

El sistema funciona mejor cuando los empleados de ventas y el personal utilizan terminales de punto de venta, lectores de códigos de barras inalámbricos y software de inventario permanente para actualizar las cantidades de inventario en la base de datos central de contabilidad de la empresa.

Ventajas

Como propietario de una pequeña empresa, realizar un seguimiento del inventario es una parte esencial del funcionamiento de tu empresa. El inventario perpetuo es una solución para la contabilidad de inventario.

Si tu negocio gira en torno a la gestión de inventario continuo, utilizar el método de inventario permanente ofrece muchas ventajas. Algunas de ellas son:

  • Información financiera precisa: el sistema de inventario perpetuo proporciona el costo actualizado de los bienes vendidos. Esto les da a las partes interesadas una imagen clara de la rentabilidad a lo largo del año.
  • Descubre robos, discrepancias y pérdidas: el sistema de inventarios perpetuos te permite identificar cuándo se están agotando las existencias y brinda información precisa sobre el valor del inventario y los costes de producción. Estos permiten investigar robos, discrepancias, mermas e incluso contar errores de inmediato y ajustar los registros en consecuencia.
  • Proporciona valor de acciones:  con informes actualizados sobre el valor de las existencias y el costo del producto vendido, el sistema de gestión de inventario permanente evita la acumulación de productos de movimiento lento. Brinda a los dueños de negocios una imagen más precisa de las preferencias del cliente.
  • Manejo de inventario: puede ser difícil para las pequeñas empresas realizar un buen seguimiento de las existencias. En los sistemas de inventario permanente, los cambios en las cantidades de existencias se registran en tiempo real. Esto ayuda a los propietarios a ejecutar informes que pueden identificar inmediatamente los productos que se están agotando o que están a punto de agotarse y evitar que se agoten las existencias.

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