¿En qué consisten los 5 porqués?

Los 5 porqués consisten en la aplicación de preguntas iterativas que se utilizan para investigar las relaciones entre la causa y el efecto de un determinado problema. Su objetivo principal, es determinar la raíz de un problema donde se debe repetir la pregunta ¿Por qué?, en donde cada una de las respuestas pasarán a ser la base de cada pregunta.

El número 5, proviene de la observación práctica en la cantidad de iteraciones que se necesitan para lograr resolver el problema. Se debe tener en cuenta que no todos contienen una sola causa raíz, en caso de que se quiera obtener varias causas raíces, se tiene realizar una secuencia de preguntas diferentes.

Las reglas de esta técnica no son sencillas ni estrictas en relación a las líneas de preguntas que hay que investigar para buscar las causas principales del problema. Debido a esto, el método se tiene que aplicar cuidadosamente, ya que el resultado dependerá del conocimiento y la perseverancia de todas las personas que estén implicadas.

En qué consisten los 5 porqués

Pasos para implementar los 5 porqués

El objetivo que se debe seguir es la identificación de la última causa del problema, de esa forma se podrá obtener el origen del mismo y del mismo modo evitar que suceda de nuevo. Para esto se pueden implementar acciones y diseños graduales como los siguientes:

  • Reunir a todas las personas que tengan relación con el problema o las que puedan ser de gran apoyo para aportar soluciones.
  • Explicar claramente la razón de la reunión y en qué consiste la técnica que se va a aplicar. Luego se pasa a la exposición del caso o problema brevemente y se les mostrarán los documentos que le den soporte a la hipótesis.
  • Brindar la oportunidad a cada uno de los participantes, para que manifiesten su propia visión de la situación a discutir.
  • Una vez aclarado los puntos de vista, se realizará la primera pregunta que podría ser ¿Por qué ha ocurrido o cuál puede ser la razón? Al mencionarse las primeras posibles causas se colocarán en una pizarra.
  • Luego se procede a realizar lo mismo consecutivamente con las demás preguntas hasta llegar al quinto por qué. Es importante tener en cuenta profundizar y no preguntar sobre lo mismo.
  • Definir junto a los participantes, un plan de acción que permita asignar procedimientos identificados a las personas correspondientes.
  • Al culminarse la sesión, se comparte el resultado de la misma y el plan de acción a todos los participantes. Si todo el equipo se encuentra implicado en la resolución del problema, el nivel de motivación aumentará favorablemente.

Ventajas de los 5 porqués

Al comprender esta técnica se pueden resaltar algunas ventajas como las siguientes:

  • Su uso es favorable y sencillo de ejecutar.
  • Permite la integración de otras herramientas de análisis.
  • Profundiza con rapidez en el problema por medio de las diversas iteraciones.
  • Estimula el trabajo en equipo, mientras que estén al tanto del caso estudiado.
  • Actúa sobre la causa del problema, evitando que vuelva a suceder.

Limitaciones de la técnica de los 5 porqués

Es una técnica que se puede implementar en empresas de gran nivel, ya que les ha funcionado y les da mayor seguridad en la solución de problemas. Sin embargo, se puede presentar el caso de que este método se quede corto, debido a las respuestas simples obtenidas y la insignificancia del desglose informativo, que conllevan a conclusiones que al final no se relacionen con la raíz del problema real.

Los que quieran utilizar esta técnica, deben tener en cuenta las limitaciones que comprende. Algunas de sus limitaciones son:

  • Se puede presentar la posibilidad de enfocar los síntomas del problema, en vez de profundizar para llegar a la verdadera causa raíz.
  • El investigador debe tener el conocimiento suficiente sobre la problemática que se va a analizar, en caso de no tenerlo, no tendrá la capacidad de profundizar la búsqueda y realizar las preguntas apropiadas debido a su falta de conocimiento.
  • La persona que tenga la responsabilidad de facilitar el cuestionamiento, tiene que estar sola frente a la situación y no tendrá el apoyo que le ayuden a formular los por qué correspondientes al problema.
  • Se puede presentar la falta de equilibrio en las respuestas, esto se debe a que algunos participantes manifestarán diferentes respuestas y criterios para la misma causa.
  • Se puede correr el riesgo de que las respuestas se ramifiquen, llevando al punto límite de no poder encontrar la causa raíz y en consecuencia se terminen confundiendo las preguntas y respuestas que no proporcionen ningún tipo de solución.

¿Cómo sustituir las carencias de la técnica de los 5 porqués?

Es muy importante ante las carencias de esta técnica, los cuales pueden surgir al momento de delimitar la causa y efecto de un problema, tener la preparación suficiente para poder cambiar la situación y de ese modo conseguir la causa raíz satisfactoriamente.

Una posibilidad de poder salir del estancamiento, es conseguir la información necesaria. Es fundamental tener toda la cantidad de datos posibles en relación a lo que se deba analizar. De lo contrario, se podría terminar operando a base de suposiciones y en consecuencia no se podría llegar a conclusiones que contengan acciones correctivas.

Una buena solución, es convocar a todo el equipo calificado, para que todos participen en la formulación de preguntas adecuadas junto a toda la información posible.

Es imprescindible que se tenga conocimiento del problema con fundamentos fiables, esto sería de gran ayuda para que el cuestionamiento de preguntas no se vaya por las ramas y se termine en una situación más complicada que la del punto de partida.

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