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¿Qué es un mapeo de procesos?

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mapeo de procesos

Probablemente hayas oídos hablar del término “mapeo de procesos” o también conocido como un mapeo de procesos de negocios (ambos términos se usan indistintamente) para describir un proceso. Sin embargo, ¿qué es exactamente el mapeo de procesos?

El mapeo de procesos es una herramienta que se utiliza para la visualización de los pasos involucrados en un proceso de negocio desde el comienzo hasta el final. Esta visualización dibuja una imagen concisa de las secuencias de tareas necesarias para llevar un producto o servicio desde la génesis hasta su finalización.

A menudo se representa como un diagrama de flujo y generalmente se mueve de izquierda a derecha o, a veces, de arriba hacia abajo.

Por otro lado, el mapeo de procesos de negocio es parte de las prácticas de gestión del flujo de trabajo, que también incluyen el modelado de procesos de negocio que puede proporcionar una representación más detallada de un proceso que generalmente incorpora material organizativo adicional.

mapeo de procesos

Este proceso de documentación tiene que ver con lo que hace una empresa, por qué hace lo que hace, cuál es el estándar para el éxito, quién es responsable y cuándo y dónde ocurrirán los diferentes pasos.

El mapeo de procesos promueve la transparencia, no solo para aquellos dentro de la empresa, sino para todos los interesados, especialmente aquellos involucrados en el cumplimiento.

Modelado de procesos vs mapeo de procesos

El mapeo de procesos de negocios a menudo se confunde con el modelado de procesos de negocios. Cuando los profesionales realizan el modelado de procesos de negocios, están más interesados en cómo se realizan los procesos y quién (o qué departamento) los está realizando. Esta es la principal diferencia.

El modelado se trata más de cómo fluyen los procesos, mientras que el mapeo se trata de lo que existe

Tipos de mapeo de procesos empresariales

Existen muchos tipos diferentes de mapeo de procesos, que van desde la planificación de actividades, detalles, documentos, productos, roles, ubicaciones, estrategias e interacciones.

Además, se encuentran disponibles varios niveles de detalle para el mapeo. A continuación, se muestran algunos ejemplos de tipos de mapas para procesos empresariales.

  • Diagramas de flujo: Hay tres tipos de diagramas de flujo populares: diagramas de flujo de arriba hacia abajo, diagramas de flujo de implementación y diagramas de flujo detallados. Los diagramas de flujo de arriba hacia abajo muestran los pasos de un proceso, agrupándolos en un solo flujo. Los diagramas de flujo de implementación son un diagrama de flujo de arriba hacia abajo ampliado para incluir quién realiza cada tarea. Los diagramas de flujo detallados son una expansión de los diagramas de flujo descendente y de implementación, que muestran tantos detalles como sea posible.
  • Diagramas de carriles: estos diagramas, también conocidos como mapas multifuncionales, detallan las responsabilidades del subproceso en un proceso.
  • Diagramas de estado: estos diagramas muestran el comportamiento de los sistemas en el lenguaje de modelado unificado (UML), describiendo los estados del componente.
  • Diagrama de flujo de datos: similar a un diagrama de flujo, este diagrama se centra únicamente en los datos que fluyen a través de un sistema.
  • Mapeo de flujo de valor: parte de los principios de Lean Manufacturing, el mapeo de flujo de valor demuestra el estado actual y ayuda a diseñar el estado futuro de un proceso, enfocándose en tomar productos y servicios desde su inicio hasta su finalización.

Beneficios

Los beneficios son numerosos. Las siguientes son algunas de las razones por las que una organización querría mapear procesos:

  • Permite que todos vean el proceso de la misma manera.
  • Disminuye los errores de procedimiento.
  • Desarrolla la comprensión entre áreas que son multifuncionales.
  • Ayuda a todos a ver el «estado actual».
  • Permite el desarrollo de métricas.
  • Disminuye el desperdicio al identificar vacíos y excesos.

El mapeo de procesos de negocio utiliza varios símbolos para indicar diferentes partes del proceso. Entre los principales se encuentran los siguientes:

  • Óvalo: se utiliza para indicar los puntos de inicio y finalización, por ejemplo.
  • Rectángulo: es un cuadro de proceso que se utiliza para indicar pasos o tareas específicas que se deben completar y posiblemente quién lo hace y cuánto tiempo lleva.
  • Diamante: se utiliza un diamante para representar un punto de decisión en el proceso. Este es un punto en el que se necesita una respuesta de sí o no (o verdadero o falso).
  • Flechas: las flechas, o conectores, muestran cómo un punto del proceso conduce a otro.

Para transformar adecuadamente una organización en una sostenible, se debe comprender cómo comenzar a mapear los procesos de negocio. Estos siguientes principios deben estar presentes en cada proyecto de mapeo:

  • Define el alcance del proyecto en sí, con los límites, los puntos de inicio y finalización.
  • Mira el panorama general: la intención del proceso.
  • Define cada paso con claridad.
  • Obtén comentarios de todos los miembros de tu organización que estén involucrados en el proceso.
  • Esfuérzate por ser completo en su precisión, especialmente con el mapa del proceso «tal cual».
  • Esfuérzate por mantener los subprocesos simples.
  • Prueba el proceso con métricas aceptadas. Las métricas deben medir el tiempo, el volumen, las tarifas / costos, el equipo y cualquier valor agregado.
  • Trabaja de salida a entrada, hacia atrás.
  • Crea la propiedad con puntos de contacto únicos cuando sea posible.
  • Rediseña los procesos para que estén centrados en el cliente.
  • Utiliza la tecnología para habilitar tus procesos.
  • Disminuye las ineficiencias en los traspasos.

Las empresas de hoy están más centradas que nunca en la mejora sostenible. Incluso con mejoras operativas mensurables, puede resultar difícil mantener las mejoras realizadas. Muchas empresas todavía tienen procesos ineficientes y ven la tecnología como una solución mágica que puede resolver sus problemas de una sola vez.

Los expertos dicen que estas tecnologías ciertamente pueden ayudar, pero se requiere un uso juicioso de ellas en una revisión sistemática de los procesos y en el desarrollo de mapas.

De esta manera, es posible la sostenibilidad de la mejora de procesos y negocios. Además, la organización debe realizar mejoras culturales, ya que el desarrollo de tecnología para desarrollar mapas de procesos ha superado con creces la capacidad de la mayoría de las organizaciones para implementarlos.

Sin cambios culturales, las personas involucradas en el proceso pueden hundir fácilmente las mejoras antes de que se afiancen.

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