¿Qué son y para qué sirven los papeles de trabajo?

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Los papeles de trabajo serán familiares para casi cualquier persona que esté relacionada con la profesión contable. Pero a pesar de su nombre, los papeles de trabajo de hoy no requieren «papel» en absoluto. Explicaremos todos los detalles a continuación.

Primero que nada, los papeles de trabajo son documentos resumidos que utilizan los contadores y auditores para preparar estados financieros. Actúan como documentación de respaldo que organiza y respalda la información que se encuentra en los informes de gestión y los estados financieros, y también resumen la información que se encuentra en otros documentos del cliente.

Si bien son una parte esencial de cualquier práctica contable, su preparación tiene la merecida reputación de ser manual, ardua y que requiere mucho tiempo.

Una de las formas más comunes de los papeles de trabajo es una hoja de trabajo. Las hojas de trabajo se utilizan para resumir los procesos contables de fin de año, publicar asientos de diario ajustados, crear balances de prueba y preparar estados financieros.

Otros papeles de trabajo se utilizan para rastrear y registrar los registros de los clientes para cuentas por cobrar, compras de activos fijos y pasivos. En la mayoría de los casos, los papeles de trabajo de los contables son extremadamente detallados porque estos representan los hallazgos y la evidencia de los contables en el trabajo.

Los auditores deben preparar y organizar sus papeles de trabajo de una manera que ayude al auditor a llevar a cabo un servicio de auditoría apropiado. El auditor debe evitar preparar o acumular papeles de trabajo innecesarios y, por lo tanto, debe evitar hacer copias extensas de los registros contables del cliente. Vale la pena señalar en esta etapa que no es necesario ni factible que el auditor documente todos los asuntos considerados durante la auditoría.

Papeles de trabajo

Importancia de los papeles de trabajo

Los papeles de trabajo son importantes porque:

  • Son necesarios para fines de control de calidad de la auditoría.
  • Garantizar que el trabajo delegado por el socio auditor se ha completado correctamente.
  • Proporcionar evidencia de que se ha realizado una auditoría eficaz.
  • Aumentar la economía, la eficiencia y la eficacia de la auditoría.
  • Contener suficientemente detallado y tener hechos actualizados que justifiquen la razonabilidad de las conclusiones del auditor.
  • Conservar un registro de asuntos de importancia continua para auditorías futuras.

Antes de decidir preparar un papel de trabajo de auditoría en particular, el auditor debe estar satisfecho de que:

  • Sea necesario, ya sea porque servirá para un propósito esencial o útil en apoyo del dictamen del auditor, o porque proporcionará la información necesaria para fines tributarios u otros fines estatutarios / reglamentarios relacionados con el cliente
  • No es factible que el personal del cliente prepare el papel de trabajo, o que el auditor haga copias de los documentos que el personal del cliente (incluidos los auditores internos) haya preparado como parte de sus deberes habituales.

Contenido

Normalmente, cada papel de trabajo de auditoría debe estar encabezado con la siguiente información detallada a continuación:

  • El nombre del cliente.
  • El período cubierto por la auditoría.
  • La materia.
  • La referencia del archivo.
  • Las iniciales (firma) del miembro del personal que preparó el papel de trabajo y la fecha en que se preparó.
  • En el caso de los papeles de auditoría preparados por el personal del cliente, la fecha en que se recibieron los papeles de trabajo y las iniciales del miembro del equipo de auditoría que llevó a cabo el trabajo de auditoría.
  • Las iniciales del miembro del personal que revisó los papeles de trabajo y la fecha en la que se llevó a cabo la revisión.
  • Cada documento de auditoría debe reunir las características de un buen papel de trabajo, como se detalla más adelante en este artículo.

Algunas características de un buen papel de trabajo

  1. Debe establecer un objetivo de auditoría claro, generalmente en términos de una afirmación de auditoría (por ejemplo, «para asegurar la integridad de las cuentas por pagar comerciales»).
  2. Debe indicar completamente el final del año / período (por ejemplo, 31 de octubre de 20X9), de modo que el papel de trabajo no se confunda con la documentación que pertenece a un año / período diferente.
  3. Debe indicar el alcance total de la prueba (es decir, cuántos elementos se probaron y cómo se determinó este número). Esto permitirá al preparador, y a los revisores posteriores, determinar la suficiencia de la evidencia de auditoría proporcionada por el papel de trabajo.
  4. Cuando sea necesaria una referencia a otro papel de trabajo, se debe proporcionar la referencia completa de ese otro papel de trabajo. Una declaración de que los detalles de las pruebas se pueden encontrar en «otro papel de trabajo» es insuficiente.
  5. El papel de trabajo debe indicar de manera clara y objetiva los resultados de la prueba, sin sesgos y con base en los hechos documentados.
  6. Las conclusiones alcanzadas deben ser coherentes con los resultados de la prueba y deben poder resistir un escrutinio independiente.
  7. El papel de trabajo debe tener una referencia clara para que pueda archivarse adecuadamente y encontrarse fácilmente cuando sea necesario en una fecha posterior.
  8. Debe estar firmado por la persona que lo elabora para que las consultas puedan dirigirse a la persona adecuada.
  9. Debe estar firmado y fechado por cualquier persona que lo revise, a fin de cumplir con los requisitos de control de calidad de la revisión.
  10. El revisor de los papeles de trabajo de auditoría debe asegurarse de que todos los papeles tengan estas características. Si se considera que falta alguna característica relevante, esto debería resultar en un punto de revisión de la auditoría (es decir, un comentario del revisor que indique al preparador original que rectifique la falla en el papel de trabajo).

Los papeles de trabajo proporcionan evidencia de que se ha realizado una auditoría eficaz, eficiente y económica.

Por lo tanto, deben prepararse con cuidado y habilidad. Deben ser lo suficientemente detallados y completos para que un auditor sin experiencia previa en esa auditoría pueda comprender los papeles de trabajo en términos del trabajo completado, las conclusiones alcanzadas y el razonamiento detrás de estas conclusiones.

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