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¿Cuáles son los Programas de Calidad?

Las organizaciones, siempre están en constante lucha por su sostenibilidad y permanencia en el mercado. Deben buscar mejorar sus procesos cada vez más, puesto que con ello podrán ofrecer mejores productos y una ventaja competitiva frente a sus competidores.

Es por ello que muchas empresas han invertido tiempo, esfuerzo y dinero en la mejora de la calidad ya sea en la línea de producción o en cada uno de los procesos que se den dentro de la organización.

Es de allí en donde nace el concepto de gestión de la calidad. Así como las normas que, a nivel nacional e internacional la guían, rigen y controlan. Es decir, ayudan a las empresas al logro de los objetivos planteados en cuanto a la optimización de sus operaciones.

Programas de calidad

En este sentido, toda empresa que desee afianzarse en el mercado, debe orientarse al aseguramiento de la calidad y esto se logra mediante un plan o programa, un documento único para cada organización en el cual se detalla y especifica los procesos que debe seguir para mejorar la calidad de los bienes o productos que produce o los servicios que presta.

Con estos programas de calidad no solo se conocerán cuáles son los recursos materiales, humanos y financieros que se requieren para llevar a cabo un plan de mejora de la calidad, sino también quienes estarán encargados de aplicarlo y además las acciones que se deben tomar para ejecutarlo.

Es tal la importancia de un programa de calidad para las organizaciones, que hasta se han formulado normas internacionales de gran renombre y reconocimiento, para establecer los parámetros a seguir respecto al diseño, a la revisión y a la aplicación de este tipo de planes.

Algunas de estas normas internacionales que más se usan en la actualidad para el aseguramiento de la calidad son las Normas ISO y los sistemas de gestión para la calidad, según el modelo europeo o EFQM.

Fases de los programas o planes de calidad

Para implementar un programa de calidad, este debe llevarse a cabo en el siguiente orden:

1.- Identificar dentro de la empresa una necesidad de mejora y, por ende, un programa o plan de calidad

Efectivamente, todo nade después de detectar un fallo que se debe mejorar, o algo que se requiere producir de mejor calidad, es decir tener la certeza de que es necesario desarrollar un plan o programa de calidad y las razones del por qué se necesita.

Este tipo de programas no sólo orientarán lo que debe hacer la empresa para mejorar y optimizar su proceso productivo y su correspondiente salida, sino que también servirán como mecanismo de control para determinar si se está cumpliendo con cada uno de los requerimientos que se exigen para ello, por lo que también suelen ser extraordinarios instrumentos para la evaluación.

2.- Identificar cuáles son las entradas del programa de calidad

Esto tiene que ver con el entorno inmediato de la empresa y todos los insumos que este le provee, bien sea en forma de recursos, materias primas, talento humano, proveedores, solicitudes de los clientes, inversionistas, normativas legales, recursos materiales, recursos financieros, programas previos, así como otros aspectos similares.

3.- Determinar los límites y el alcance del programa o plan de calidad

Esto quiere decir que es necesario establecer de forma clara y precisa hasta dónde será el ámbito de acción del programa.

4.- Preparar y formular el programa de calidad para la empresa

Esta fase está compuesta por otras etapas:

  • En primer lugar, se debe designar a un encargado del proyecto, esta persona será la responsable de las actividades destinadas a coordinar y elaborar el plan, además tendrá la potestad y autoridad para formar un equipo de trabajo que lo acompañe en el proyecto de mejora de la calidad.
  • Asimismo, una vez formado el equipo de trabajo, este debe recabar toda la información posible que ayude a sustentar el programa y a describirlo
  • Luego es necesario llegar a un consenso para decidir cuál será la forma más adecuada para estructurar y presentar el programa de calidad de la empresa.
  • Por último, es necesario verificar la coherencia del plan con el alcance, las especificaciones solicitadas por quienes hayan solicitado el programa y su compatibilidad con los que se hayan elaborado anteriormente, en el caso de que los hubiera.

5.- Contenido del programa de calidad como tal

Esta fase ya se trata de la elaboración del programa de calidad. Es decir, la elaboración del plan que se quiere llevar a cabo. Grosso modo este documento generalmente debe contener los siguientes elementos:

  • El alcance del programa de calidad.
  • Los elementos de entrada.
  • El objetivo general y los objetivos específicos que se pretenden lograr con la implementación del plan de calidad.
  • El responsable o líder del proyecto.
  • Explicación de cómo serán llevadas las actividades de control de los soportes documentales, los datos y su registro.
  • Descripción clara de los recursos humanos, materiales y financieros que se requieren para llevar a cabo el programa de calidad en la empresa.
  • Requerimientos para la puesta en marcha de la implementación.
  • Descripción de los canales para la comunicación y la forma en cómo se darán tanto si es interna, como si es externa.
  • Aspectos importantes acerca del desarrollo del programa y de su diseño.
  • Requerimientos y metodología a implementar para controlar y preservar los productos
  • Identificar y realizar la descripción de los procesos y procedimientos para las actividades de control, de seguimiento y de medición.
  • Especificar si hay necesidad de realizar trabajos de auditoría, y en caso positivo, detallar cómo serán éstas y en qué momento tendrán lugar.

6.- Realizar la revisión del programa de calidad, aceptación y aprobación del mismo, así como su implantación

Finalmente, ya en la última etapa para la elaboración del plan de calidad, sólo queda su presentación ante las autoridades competentes. Luego, para su revisión y posterior aceptación.

Y, en caso de que esta aprobación sea obtenida, correspondería al último paso, el cual es la implementación y puesta en marcha del plan de calidad como tal.

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