El cronograma del proyecto al igual que la definición del alcance está compuesto de varias etapas. En primer lugar se deben definir las actividades (Project Management Institute, 2008). Esta definición de las actividades debe ser lo más específica posible, para llegar a niveles altos de exactitud en todos los otros planes como por ejemplo la estimación de los costos. Como se había mencionado anteriormente esta lista de actividades se desprende del WSB que corresponde a paquetes de trabajos más genéricos. Cada paquete de trabajo del WSB debe definir y desagregar las actividades lo más minuciosamente posible lo que facilitará el control y el entendimiento de todos los miembros del equipo. El resultado de la definición de las actividades es una lista en la cual se enumeran secuencialmente todas las actividades del proyecto, se describen, se les asigna un código único, se detalla la secuencia lógica, etc.
Una vez definidas las actividades del proyecto estas se deben secuenciar, lo cual implica determinar el orden lógico de cada una de ellas. Cada actividad tiene una actividad predecesora y una sucesora. Existen otras que se pueden realizar de forma paralela. Para esta etapa del proyecto existen softwares que facilitan este análisis como por ejemplo “Microsoft Project”.
La forma de clasificar las secuencias de las actividades según PMBOK (Project Management Institute, 2008) es la siguiente:
Final a Inicio (FI): El inicio de la actividad depende netamente del término de la actividad predecesora.
Final a Final (FF): La finalización de la actividad depende netamente de la finalización de la actividad predecesora.
Inicio a Inicio (II): El inicio de la actividad depende el inicio de la actividad predecesora.
Inicio a Final (IF): La finalización de la actividad predecesora depende de la finalización de la actividad predecesora.
También existen categorías de dependencias. Algunas actividades son extremadamente dependientes unas de otras, en cambio otras pueden comenzar en forma paralela sin ningún problema.
Una vez secuenciadas las actividades se debe asignar los recursos a cada una de ellas, ya sean materiales o humanos. Es importante en esta etapa designar el responsable (Heerkens, 2002) de cada actividad o grupo de actividades, ya que existirá más seriedad y compromiso de parte de los responsable. La herramienta utilizada para gestionar la designación de los responsables es la llamada MAR (Matriz de Asignación de Responsabilidades) que está compuesta por la lista de las actividades (filas) y por los nombres de los responsables o de del departamento responsable (columnas).
Ya asignados los recursos viene la etapa de determinar el tiempo que tomará desarrollar las actividades con los recursos disponibles. Se recomienda en primer lugar determinar el tiempo con recursos ilimitados (Heerkens, 2002) para calcular cual podría ser el menor tiempo que demoraría la actividad, para luego ir ajustando esta predicción con los recursos que se dispone.
Finalmente se debe desarrollar el cronograma con todos los datos obtenidos en las etapas anteriores. El cronograma será muy útil para determinar la ruta crítica del proyecto que en términos simples será la que determine la duración total de este. Para esta etapa es muy útil desarrollar una Malla PERT, o determinar la ruta crítica a través del software Microsoft Project. Cualquier variación en esta ruta beneficiará o perjudicará al proyecto en cuanto al tiempo estimado.
