Excel: 6 Ventajas y Desventajas

Microsoft Excel es una herramienta de gran utilidad para obtener información cuantitativa a partir de hojas de cálculo, insertando datos numéricos y textos para facilitar cálculos y análisis de información, haciendo de esta una herramienta muy versátil en diferentes ámbitos de estudio o de aplicación.

La gran versatilidad de Excel proporciona grandes ventajas, sin embargo, también tiene sus limitantes o desventajas, veamos cuáles son en la siguiente tabla:

Como se puede observar en la tabla comparativa de ventajas y desventajas de Excel, estas tienen que ver con los beneficios y limitaciones que esta herramienta de Microsoft Office tiene; pero en términos generales, Excel se ha convertido en una herramienta por excelencia pata poder crear y personalizar bases de datos con poca complejidad.

Para conocer mejor de que se trata esta herramienta de Excel, definamos primeramente su concepto y cuál es el propósito para la cual fue creada, antes de profundizar en sus ventajas y desventajas.

¿Qué es Excel?

Excel es un software desarrollado por la empresa de tecnología Microsoft, se trata de una hoja de cálculo digital creada como parte del paquete de Office, la cual, permite trabajar con datos numéricos y realizar cálculos, ingresando información en las celdas, distribuidas en filas y columnas.

Esta herramienta cumple el propósito de facilitar el trabajo numérico mediante cálculos aritméticos y funciones matemáticas más complejas, facilitando el análisis de datos, el cual se puede complementarse con recursos visuales que el mismo Excel ofrece, como gráficas y tablas dinámicas, facilitando la interpretación de la información cuantitativa de manera visual.

Algunas de las funciones básicas de Excel son:

• Crear libros u hojas de cálculo.
• Insertar datos.
• Personalizar los bordes, e interior de las celdas.
• Usar fórmulas predeterminadas, como autosumas, promedios, entre otras.
• Crear fórmulas simples y complejas.
• Aplicar formatos numéricos, como fechas y horas.
• Realizar cálculos totales.
• Mostrar datos en representaciones gráficas.
• Filtrar y ordenar datos.
• Vincular celdas.
• Copiar, guardar e imprimir información.

6 Ventajas y desventajas de Excel

Entre las ventajas y desventajas que Microsoft Excel ofrecen se encuentran:

6 ventajas

Permite crear base de datos personalizados: Para aquellos que no cuentan con sistemas informáticos especializados para crear bases de datos, y gestionar información numérica sin necesidad de engorrosos procesos manuales, Excel es el mejor aliado.

Pues permite recopilar, almacenar y ordenar gran cantidad de información de manera muy simple, lo mejor es que pueden crearse bases de datos personalizadas que se ajusta a los requerimientos o necesidades de cada usuario.

Se pueden usar fórmulas predeterminadas o crear fórmulas nuevas: una de las grandes ventajas de Excel es la capacidad de realizar cálculos como si se tratara de una calculadora, ingresado fórmulas predeterminadas como autosomas y promedios, o ingresando manualmente la fórmula para obtener resultados.

Además, las fórmulas pueden arrastrarse en forma de lista, permitiendo repetir el procedimiento de cálculo, dentro de la base de datos, ahorrando tiempo y esfuerzo.

Se pueden crear plantillas o formatos de trabajo: Excel es tan versátil que es posible desarrollar formatos o plantillas personalizadas de gran utilidad en diferentes ámbitos de aplicación, ingeniería, estadística, finanzas, administración, etc.

Haciendo posible crear, diagramas de Gantt, formatos de facturas, nóminas laborales, histogramas, tabulación de datos estadísticos, etc.; agregando además de datos numéricos, datos textuales, gráficos, colores, sombras, entre otras opciones para personalizar el diseño de la plantilla, y mejorar su apariencia visual.

Se pueden insertar gran variedad de gráficas para facilitar el análisis de datos: Los gráficos son una excelente opción para facilitar la interpretación y análisis de datos a través de una representación visual, y Excel es una gran herramienta para obtener dichos resultados sin necesidad de otros programas.

Con solo agregar los datos necesarios en las filas o columnas de la hoja de cálculo, se pueden crear gráficos haciendo uso de cualquiera de las diferentes plantillas, la cuales se encuentran en diferentes diseños, como gráficos de barras, circulares, líneas, etc.

La información se puede guardar, enviar e imprimir: Los archivos de Excel, al ser archivos digitales, se pueden guardar fácilmente en un computador, pendrive, dispositivo móvil, correo, la nube, o en cualquier unidad de almacenamiento, lo que hace que sean muy fáciles de enviar e imprimir, reduciendo gastos de papelería y espacio que implican las bases de datos físicos.

Se pueden crear archivos compartidos a través de OneDrive: Se puede acceder a los archivos de Excel y modificarlos desde cualquier lugar de ubicación a través del servidor de alojamiento de archivos en línea, desarrollado por Microsoft.

De esta manera, puedes compartir con el grupo de trabajo o estudio la misma base de datos de Excel sin necesidad de tener que reenviar nuevamente el archivo.

6 Desventajas

No todas las versiones son iguales, generando problemas de compatibilidad: Aunque en esencial todas las versiones de Excel posee las mismas funciones, pueden generarse problemas de compatibilidad entre las distintas versiones que Microsoft ha lazado al mercado.

Por ende, si creas un archivo en una versión de Microsoft Office Excel 2016, es probable que al intentar abril el archivo en una versión anterior o posterior, muchas fórmulas o aspectos del archivo no funcionen correctamente, convirtiéndose en un verdadero problema.

Requiere práctica y dedicación para poder dominar todas sus funciones: Excel, a pesar de ser una herramienta muy versátil, muchas de sus funciones son desconocidas para la mayoría de personas, y aprovechar su máximo potencial requiere de práctica y dedicación; ya que, al ser una herramienta de cálculo bastante completa, requiere un poco de práctica familiarizarse con sus funciones.

Algunas fórmulas pueden ser complejas: Aunque algunas fórmulas son sencillas de aplicar en Excel, algunas resultan bastante complejas, pues aun cuando se conocen las instrucciones de la fórmula, escribirla en Excel no resulta tan fácil como se espera, haciendo necesario buscar videotutoriales en internet.

Requiere de una parte manual, susceptible a errores humanos: Excel, aunque permite realizar cálculos matemáticos de manera fácil y hasta cierto punto automáticos, también requiere de procesos manuales, como cargar los datos a las hojas de cálculo, e introducir fórmulas, dando cabida a posibles errores humanos que pueden comprometer la veracidad o exactitud de los resultados.

Es necesario pagar el costo de la licencia de Microsoft para poder usarlo: El programa de Excel, al igual que el resto de los programas de Microsoft Office, no son gratuitos, es necesario comprar una licencia de Microsoft, y aunque en línea se encuentran licencias piratas, estas pueden contener fallas y virus que no solo pueden comprometer la calidad del trabajo, también pueden dañar el rendimiento de los equipos.

Algunos archivos de Excel pueden ser bastante pasados: Mientras más datos se almacenan en los archivos de Excel más pesados se vuelven estos archivos, haciendo más difícil de guardar y abrir, en dispositivos de poco almacenamiento.