Como todo diagrama representar una herramienta visual de utilidad para representar actividades o etapas de un determinado proceso o proyecto, sin embargo, muchos desconocen que es y en qué consiste un diagrama de gantt.
Antes de ejemplificar los diagramas de Gantt definamos en qué consisten y cuál es su utilidad.
¿Qué es un diagrama de gantt y para qué es útil?
Un diagrama de gantt es una herramienta de gestión de actividades del proceso de un proyecto, mediante una programación o planificación previa del tiempo en el que se ejecutará cada una de las actividades.
Dicho, en otros términos, un diagrama de gantt es un cronograma de actividades.
¿Para qué es útil el diagrama de gantt?, este tipo de diagrama es útil para la gestión del tiempo que implica ejecutar acciones o actividades de un determinado proyecto o proceso, pues esta herramienta facilita la planificación y control de actividades programadas y la optimización del tiempo de ejecución.
¿Como elaborar un diagrama de Gantt?
Elaborar un diagrama de gantt es muy fácil y sencillo, para ello se emplean los siguientes pasos:
- Elaborar una lista de las tareas:
Tener cada actividad previamente definida en el orden de ejecución de cada una es esencial para que el diagrama quede bien hecho.
Para ello puedes usar la herramienta de Excel que ofrece Microsoft Office o programas en línea que ofrece la web.
En la primera columna “vertical” ingresa de arriba hacia abajo la lista con el nombre de las actividades, en las filas “horizontales” al lado de cada una de ellas los intervalos de tiempo para la ejecución, la fecha de inicio, el tiempo de duración y la fecha final.
- Crear las barras del diagrama:
La característica principal de los diagramas de gantt es su representación gráfica a través de barras horizontales que permiten representar el tiempo de ejecución de cada actividad, básicamente añadiendo color a las casillas de tiempo que se interceptan con cada actividad.
Estas barras se pueden crear a través de las mismas celdas de Excel ingresando los datos de las actividades y la unidad de medida del tiempo (horas, días, semanas, meses) que se quieren representar y sin necesidad de conexión a internet.
Otras opciones viables para crear diagramas de gantt son a través de herramientas de la web, donde se puede encontrar programas que se adaptan a las necesidades del usuario.
Para facilitar su compresión veamos los siguientes ejemplos.
1. Ejemplo de diagrama de gantt usando Excel
Los diagramas de gantt creados a través de Excel son una forma muy práctica de crear un cronograma a la medida de las actividades que se quieren representar, pudiendo crearlos desde cero y modificarlo si así se desea.
Para crear un diagrama de gantt a través de las celdas de Excel se puede hacer de la siguiente manera, como se ve en la imagen:
En este ejemplo podemos observar los datos de la lista de tareas de un proceso de auditoría de una determinada empresa, antes de empezar a realizar en diagrama de gantt.
Una vez tengamos los datos a representar procedemos a crear el diagrama que en este caso particular ejemplificaremos cómo hacerlo partiendo desde las mismas celdas de Excel. Veamos la siguiente imagen:
Como se pudo observar en la imagen en la columna (A) se ingresan cada una de las actividades y en las columnas sucesivas el tiempo que se estipula que durará el proceso de auditoría contando días laborales de lunes a viernes en este caso.
En las filas de derecha a izquierda se marcan las celdas que interceptan las actividades con el día en el que se ejecutarán y que agregándoles color forman barras que permiten visualizar fácilmente el tiempo de ejecución.
2. Ejemplo de diagrama de gantt usando Excel
En este ejemplo se puede observar actividades de un proceso de marketing usando un diagrama de gantt para coordinar el tiempo de duración de las actividades.
Tal como se observa en la siguiente imagen, los mismos datos anteriores se encuentran representados en diagrama de gantt, en el cual se observan que el tiempo que se estima durara cada actividad se encuentra representado por celdas de color verde, una celda por cada día que dura el proceso.
Esas mismas celdas permiten reflejar una visualización gráfica horizontal en forma de barras que facilitan interpretar en lapso de tiempo del proceso.
Si una actividad abarca más tiempo o menos de lo esperado solo se modifica el color de la celda, de ser necesario se agrega una nueva columna para ingresar una nueva fecha.
Si se requiere también se puede agregar una nueva actividad ingresando una nueva fila.
Aunque los diagramas de gantt son muy útiles para representar el tiempo ejecución de actividades, la desventaja que tienen es que no refleja la dependencia o relación de las actividades del proceso.
3. Ejemplo de diagrama de gantt usando herramientas de la web
La web también ofrece diferentes páginas con servicios en línea para la creación de diagramas de gantt que pueden ser editados al gusto del usuario como Lucidchard, vengage.com, Canva, entre muchas otras opciones gratuitas y pagas.
En este caso usaremos de herramienta Lucidchard, para ello solo debe registrar y crear un usuario la cual ofrece servicios gratuitos al igual que opciones de suscripción a bajo costo.
En la opción gratuita podemos ver la siguiente imagen de ejemplo:
Como se puede observar ofrece opciones de edición muy parecidas a las que ofrece Excel, donde puedes agregar filas y columnas, combinas y colorear celdas entre otras opciones.
En este caso podemos ver que en un diagrama de gantt no necesariamente los colores de cada actividad deben ser los mismos, esto es a criterio del creador.
De igual forma, varias actividades se pueden ejecutar en un mismo día en horas diferentes e incluso a la misma hora si se tratan de trabajos en equipo, por lo que colorear cada actividad en distinto color en estos casos resulta ser muy práctico, lo importante es que sea funcional para coordinar las actividades.
