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¿En qué consiste la administración de proyectos?

¿En qué consiste la administración de proyectos?

La administración de proyectos es una técnica o metodología, que se utiliza a nivel mundial para lograr los objetivos de una empresa o institución en un tiempo determinado. Este método tiene la capacidad de gestionar de forma separada y equilibrada las urgencias y las actividades que tengan un alto nivel de importancia para los clientes.

En la actualidad, la cantidad de trabajo, los requisitos y las variables han ido aumentando su complejidad, por lo tanto, cada día son más las empresas e instituciones que proceden a administrar lo mejor posible sus actividades a través de los proyectos.

Debido a que esta técnica que puede planificar y organizar el trabajo por medio de una buena administración de proyectos, sólo se enfoca en lograr los objetivos importantes que requiere la empresa o institución, como lo es la productividad, compensación de recursos, eficiencia, control, disminución de tiempo y precios, evaluación de resultados continua, entre otros.

Objetivos de la administración de proyectos

¿En qué consiste la administración de proyectos?

Esta metodología comprende los siguientes objetivos:

  • Para lograr y exceder de manera consistente los objetivos planificados del proyecto y aumentar el nivel de satisfacción de los clientes, es necesario diseñar planes que sean realistas, se deben utilizar los recursos que sean necesarios y usar un adecuado y conveniente presupuesto.
  • Buscar la forma de maximizar el control del proyecto, por medio de diferentes características de análisis de resultados, hacer seguimiento de los posibles riesgos o problemas que podrían surgir mediante los portafolios del proyecto.
  • Hacer posible que la empresa logre obtener resultados exitosos durante el desarrollo del proyecto, bajo el cumplimiento de las condiciones que se hayan establecido de forma previa.
  • Hacer cumplir las normas que exige la administración pública a través de la práctica estándar de las diferentes metodologías, en la ejecución del proceso de la administración pública.

Fases de la administración de proyectos

Lograr hacer seguimiento de las fases, recursos y participantes dentro de un proyecto, podría presentar dificultades, sin embargo, existen numerosas herramientas que pueden facilitar la información y ayudan a impartir las actividades de manera adecuada que deben cumplir todos los involucrados.

Para que esta metodología se cumpla, se deben tener en cuenta ciertas fases como las siguientes, que permitan la ejecución de un proyecto exitoso:

El inicio

Es necesario realizar un análisis de los recursos, de los posibles riesgos y de lo que puede alcanzar un proyecto, para poder determinar que se puede realizar favorablemente. Otra forma de saber si se puede llevar a cabo la ejecución de un proyecto, es realizando un plan durante el desarrollo de la aplicación del mismo.

La planeación

En esta fase se adquiere una óptima vialidad laboral con el fin de lograr el objetivo del proyecto. A partir de allí, es necesario trabajar con las herramientas que ayuden a que la planificación sea efectiva para el buen desarrollo de las actividades.

También, se asignarán ciertas responsabilidades y se realizará un plan de comunicación que permita la fluidez laboral y se utilizará toda la información que se necesita para que el desarrollo del proyecto sea eficiente.

La ejecución

Dentro de la ejecución se realizan todas las actividades que conllevan a la acción y para esto se debe contar con un equipo que ponga en práctica las herramientas que requiere la ejecución de trabajo para que los resultados sean favorables.

El control y monitoreo

El seguimiento continuo es fundamental en la administración de proyectos, lo que significa, que todo proyecto debe aplicar diferentes técnicas de gran valor para que se pueda controlar constantemente la evolución del trabajo.

El cierre

Para cerrar se debe tener en cuenta, si se han logrado los objetivos propuestos y si se han cumplido las necesidades del cliente. Además, se debe tomar nota de la experiencia adquirida para saber si es posible reutilizar el proceso del proyecto ejecutado.

Si se realizan eficazmente los pasos de las actividades ejecutadas y se lleva a cabo dentro del tiempo planificado, más adelante podría ser de gran ayuda para implementarse de nuevo en un siguiente proyecto.

Ventajas de la administración de proyectos

Esta técnica de trabajo genera una serie de ventajas como las siguientes:

  • Satisfacción al cliente: Cuando se entrega a tiempo y se cumple con las exigencias de los clientes, los resultados son totalmente satisfactorios.
  • Aumento de producción: Esta técnica disminuye los procesos laborales de forma considerable por medio de eficientes planificaciones y usando herramientas de diseño online para que el proyecto sea productivo. Realizar un plan real reduce los contratiempos y permite la buena utilización de recursos.
  • Aumento de la calidad de productos: Para que esto tenga un buen resultado, es necesario que los productos tengan una calidad óptima.
  • Aumento de cantidad e innovación: Al llevar un buen control de ejecución y mejorar el desarrollo de trabajo, las empresas podrán invertir más en recursos y tendrán la oportunidad de aumentar e innovar en su producción.
  • Servicio rápido y flexible: Cuando se realizan planes flexibles en los proyectos, las empresas se adaptan con facilidad a los cambios del mercado.
  • Nuevas oportunidades de expansión de negocio: Esta técnica se relaciona con el aumento de conocimiento de actividad comercial empresarial, ya que clasifica en partes el proyecto para que cada equipo las ejecute de forma eficiente. Esto le dará al negocio o empresa la oportunidad de expandirse y realizar nuevos productos.

Importancia de la administración de proyectos

Esta metodología es utilizada en una gran cantidad de campos como en el desarrollo de sistemas, proyectos especiales, en telecomunicaciones, en los bancos, en el lanzamiento de productos, en la industria petroquímica, en la defensa nacional, entre otros ámbitos.

Debido a los cambios de la tecnología, a los cambios que los consumidores exigen en los productos y a la necesidad de incorporar productos nuevos al mercado, se lleva a cabo el aumento de la fluidez operacional en las empresas, ya que muchos métodos administrativos convencionales no son adecuados.

Por tal motivo, la administración de proyectos juega un papel muy importante dentro del desarrollo de proyectos empresariales, ya que permite la creación de nuevas alternativas de control, organización y seguimiento empresarial.

 

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