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Adminstración electrónica

La “administración electrónica” o “e-administración” es el uso de las tecnologías de la información y las comunicaciones (TICs) en la administración pública. En otras palabras, se promueve un conjunto de recursos los cuales se ofrecen a los ciudadanos y a las empresas para relacionarse con la administración pública, pero utilizando medios electrónicos.

La e-administración entonces es cualquier número de mecanismos que convierte lo que era una oficina tradicional basada principalmente en el uso de papeles hacia el uso de procesos electrónicos con el objetivo de crear una oficina sin papel. Con el uso de las herramientas TICs se busca mejorar la ejecución y la productividad de la empresa.

La administración electrónica busca también, además de ser más eficiente y de mayor calidad, reducir los costos, los plazos de espera y hacer los procesos más transparentes tanto para los ciudadanos como para las empresas.

En otras palabras, es la forma en que la administración pública utiliza las tecnologías de la información y comunicación para desarrollar sus actividades las cuales se enfocan en tres frentes: relaciones con los ciudadanos, en el funcionamiento interno de la empresa y en las relaciones con las instancias de gobierno.

Qué es la ADMINISTRACIÓN ELECTRÓNICA

Etapas para implementar la administración electrónica.

Esta nueva forma de brindar un servicio y de relacionarse con los ciudadanos permite publicar en forma electrónica información de interés lo que facilita los trámites de los actos administrativos que las personas necesitan y que antes hacían de manera presencial. El uso de las tecnologías de la información y comunicación ha pasado por varias etapas hasta llegar a lo que es hoy en día.

La primera etapa es el uso de la “página WEB”

  • A través de la cual se da información básica al público, la comunicación es unidireccional.

La segunda etapa está constituida por la “interacción”

  • Que se da entre diferentes páginas WEB. Los usuarios pueden realizar trámites sencillos, conseguir información y comunicarse de manera bidireccional.

La tercera etapa, es denominada “transacción”

  • Pues los usuarios o clientes pueden realizar transacciones en línea. Se crea una ventanilla única de trámites y la integración con intranet.

La etapa de “transformación”. Se busca el mejoramiento de los procesos usuales para hacerlos más eficientes. Se interacciona entre diferentes administraciones y oficinas se engloban los procesos y trámites y se introduce la firma digital.

Ventajas de la administración electrónica.

Hoy en día, producto de la demanda de nuevas formas de relacionarse tanto la ciudadanía como las empresas con la administración pública, se observa un movimiento hacia la modernización de la prestación de servicios y la necesidad de mejorar también los métodos o vías de información.

La e-administración tiene varias ventajas, tanto para los ciudadanos y las empresas como para la Administración pública.

Ventajas para los ciudadanos y para las empresas.

La adopción de las tecnologías de información y de comunicación ha originado muchos beneficios para los ciudadanos, entre ellas, se pueden mencionar las siguientes:

  • Fácil acceso a la información.
  • Disponibilidad todo el tiempo, es decir, poder acceder e interactuar para realizar trámites las 24 horas del día
  • Formalizar y completar procedimientos en horario distinto al de las oficinas tradicionales.
  • Adopción de nuevas formas de relacionarse con los ciudadanos utilizando las innovaciones tecnológicas con todos los beneficios y desafíos o retos que éstas traen consigo.
  • Conversión de las plantas físicas en sitios virtuales lo cual simplifica y elimina muchos de los obstáculos característicos de la burocracia. Por ejemplo, la firma en papel se convierte en una firma electrónica y los archivos o registros guardados se convierten en records electrónicos.

Ventajas para la Administración pública.

Se origina una simplificación de los trámites, procedimientos administrativos y actividades de la administración. Entre ellas:

  • Facilidad de acceso en cualquier momento y desde cualquier parte del mundo.
  • Con el uso del e-administración se reducen los plazos de tramitación.
  • Se reduce el uso del papel y, por ende, su impacto en el ambiente.
  • Disminuyen los costos pues no existe necesidad de desplazarse para llegar a las oficinas.
  • Mejora la velocidad de los trámites y el uso de documentos en físico pues existen archivados si ha realizado un trámite anterior.
  • Ayuda a reducir ciertas barreras sociales para grupos de personas con capacidades limitadas o que tengan alguna otra dificultad para acceder a tramitar algo.
  • Simplifica los procesos en las diferentes áreas de la administración pública.
  • Elimina la necesidad de introducir la misma información en varios sistemas.

En conclusión:

En los últimos años se ha hecho cada vez más común el uso de las nuevas tecnologías en los distintos ámbitos de la sociedad. Esto ha provocado cambios que se reflejan en el entorno social, económico, político, entre otros. El uso de la tecnología busca mejorar todos los procesos desde la producción y el trabajo hasta la información y tramitación de servicios.

Por supuesto, la administración pública es también impactada por este proceso de transformaciones lo que ha hecho que ella haya tenido que adaptarse a las nuevas formas tecnológicas y así lograr prestar servicios de mayor calidad y también facilitar una mayor participación de los ciudadanos.

A través de una administración electrónica se logra también tener una mejor administración pública. Esto trae beneficios para todos pues se da un tipo de comunicación bidireccional, entre la administración y el ciudadano y entre administraciones públicas con procesos mucho más rápidos y eficaces.

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