La planificación es la coordinación de un plan para lograr un fin específico, sin embargo, no es un proceso aislado y eventual, sino más bien un proceso permanente y continuo que debe estar presente en cualquier entidad organizacional.
Una planificación bien desarrollada y puesta en práctica permite alcanzar de manera eficiente y eficaz las metas y objetivos preestablecidos, lo cual permite optimizar recursos, reducir riesgo y sacar provecho al proceso, para el beneficio de la entidad.
Este un proceso de gestión que integra diferentes elementos, tales como: objetivos definidos, planes de acción y la asignación de recursos; sin embargo, puede tener un proceso de gestión distinto de acuerdo al tipo de situación; por ende, se pueden diferenciar diferentes tipos de planificación.
Pero, independientemente del tipo de planificación que se implemente, todas tienen ciertas características que definen el proceso.
Por eso, en este post, te explicaremos cuáles son estas características esenciales que debe tener cualquier proceso de planificación.
Características esenciales de la planificación
La planificación es un proceso metódico que puede ser usado para diferentes situaciones, que poseen ciertas características esenciales que definen dicho proceso de gestión, tales como:
Es un proceso continuo y permanente
Esta es una de sus características más distintivas, ya que representa a un conjunto de acciones que se ejecutan de manera continua y que no se termina con la culminación de determinadas actividades y objetivos.
En vez de ello, el proceso se reajusta permanentemente, que conllevar a la consecución de nuevas actividades, procesos y propósitos a través de las cuales se genere un efecto positivo sobre aspectos de una realidad, este proceso continuo se planifica con base en los objetivos de la entidad.
Es un proceso sistemático
El proceso de planificación debe tomar en cuenta los sistemas y subsistemas que conforman la gestión, abarcando todas las áreas de la organización; siendo un proceso que debe tomar en cuenta cada uno de los elementos que interactúan entre sí como un conjunto.
Es un proceso sistemático que permite desarrollar estrategias con base en la realidad existente, tomando en cuenta todos los factores de interacción tanto internos como externos para lograr los objetivos y resultados esperados.
Identifica y asigna recursos
Parte esencial de la planificación es identificar y asignar recursos, ya sean monetarios, material, humanos, así como de tiempo, asignados en función a cada actividad del proceso, los cuales se estudian y proveen con anterioridad.
Proveer o estimar los recursos es una parte esencial de la planificación para que todo el proceso funcione de acuerdo a lo planeado, haciendo uso eficiente de los recursos y evitando su gasto innecesario.
Se realiza de manera unificada
Aunque el proceso de planificación establece o asigna actividades específicas para cada proceso operativo, cada uno de las actividades deben trabajar paralelamente como un engranaje que conlleve a un plan general.
Básicamente, aunque cada parte del proceso tenga sus propios objetivos debe trabajar de manera unificada con todas las áreas, de lo contrario se puede perder el enfoque general de la planificación para el logro de los objetivos de la entidad.
Establece interdependencias
En algunos procesos existen actividades interdependientes que requieren de ser ejecutadas en conjunto, en las que de la continuidad de una actividad depende la ejecución de la otra.
En estos casos el proceso de planificación de dichas actividades debe estar muy bien coordinadas para evitar retrasos en la continuidad del proyecto y la pérdida de tiempo.
Se implementa en todas áreas de la organización
Sin importar el nivel de jerarquía dentro de una organización, todo proceso en cada área o departamento requiere de planificación, pues esta no solo se limita al nivel ejecutivo, sino que penetra en toda la estructura organizacional.
Cada actividad por muy sencilla que pereza debe ser planificada, ya que cada una cumple un rol dentro de la organización, de no genera aportes productivos a la entidad se estarían desperdiciando recursos innecesariamente, lo que hace de la planificación una herramienta de utilidad en todas las áreas de la organización.
Se basa en perspectivas razonables
Los procesos de planificación se basan en un punto de vista objetivo y razonable, tomando en cuenta todas las opciones posibles para establecer un plan de acción óptimo y eficiente.
La planificación, más que un proceso metódico para coordinar actividades y recursos, es un proceso que implica un estudio y análisis razonables sobre las opciones viables para la ejecución de un plan de acción orientados a los objetivos de la entidad.
Siempre está orientada hacia el futuro
Cualquier planificación ese realiza con un enfoque de ejecución hacia el futuro, pues la planificación es un proceso previo que se realiza antes de llevar a cabo un plan de acción, de lo contrario solo se estará improvisando.
Este proceso de gestión puede estar orientada a corto, mediano o largo plazo, dependiendo de la situación o proyecto que se desee planificar.
Disminuye la incertidumbre
Como la planificación toma en cuenta todos los posibles factores presentes, tanto internos como externos, además de posibles eventualidades futuras, se disminuye significativamente la incertidumbre, pues se proveen todos los escenarios posibles permitiendo tomar decisiones factibles.
Se formula de manera precisa y clara
Cada acción planificada debe estar coordinada y expresada lo más clara y precisa posible; por ende, cada miembro del equipo debe comprender todo el proceso previamente planificado, así como su rol dentro del proceso para evitar cualquier improvisación o error por falta de claridad.
Es un proceso eficiente
La planificación se desarrolla sobre las bases de la eficiencia, su propósito es desarrollar tácticas de acción que mejore de manera óptima el rendimiento de la organización, haciendo uso de la mínima cantidad de recursos, estudiando y proponiendo alternativas viables.
Pues a través de la planificación se sugiere las estrategias de acción más adecuadas, en vista del estudio y análisis de la situación real de una organización o proyecto.
Establece estrategias
Planificar implica establecer planes de acción estratégicamente haciendo uso eficiente de los recursos y oportunidades de la entidad para contrarrestar los riesgos y sacar el máximo beneficio.
Sin embargo, las estrategias deben ser estudiadas y planificadas correctamente antes de su implementación para obtener los resultados esperados.
