¿Cómo comunicarse de la mejor manera con los empleados?

Para asegurar el éxito de una empresa es necesario ejecutar diversas acciones, entre ellas aprender a fidelizar a los trabajadores. Además, también juega un papel importante el saber comunicarse con los empleados de una manera efectiva, que sea capaz de incrementar los niveles de productividad.

La comunicación es un factor esencial en todos los ámbitos de la vida del ser humano, bien sea en los estudios o el grupo familiar y, por supuesto, en el campo laboral.

Para una empresa también es necesario que predomine un ambiente armónico en el cual todos puedan comunicarse de la mejor manera, tanto la plantilla laboral como la comunicación que se establece entre el equipo directivo y los empleados.

Mantener una buena comunicación permite que los empleados sean más eficientes en los procesos que ejecutan, que los más destacados en sus labores permanezcan en la empresa, un alto nivel de productividad, entre otros beneficios; esto hace que muchos se pregunten por qué son tantas las empresas que no prestan atención a su comunicación interna.

Una gran parte de las empresas se caracterizan por tener un ambiente en el cual algunos procesos fallen, y esto es debido a que los empleados no tienen una comunicación deseable, sino que reinan las confusiones, malentendidos, suposiciones, rumores y un mal uso de los canales comunicativos que terminan por distorsionar los mensajes entre el jefe y los miembros que conforman los equipos de trabajo.

Un gran porcentaje de cuán efectivo es el proceso comunicativo dentro de una empresa recae sobre el jefe, por lo que este debe implementar estrategias que hagan posible el logro de los objetivos que se han trazado, teniendo presente que los empleados forman parte de los pilares que sostienen una empresa.

Cuando existe una buena comunicación en el ambiente organizacional los empleados sienten mayor motivación y desean permanecer en la empresa, la información entre los equipos es transmitida con prontitud, se pueden ejecutar modificaciones en los proyectos sin que ello signifique una molestia para los trabajadores -los cuales llegan al punto de sentirse parte de la empresa- y los logros son significativos.

Sin embargo, cuando la comunicación es pésima sucede todo lo contrario, poca eficiencia y poca productividad, se presentan constantes renuncias por parte de los empleados, se suscitan malentendidos que impiden el desarrollo de los proyectos, entre otras secuelas negativas que finalmente erosionan la imagen de la empresa y generan una mala reputación para la misma.

A continuación, se presentarán un par de consejos para aprender a comunicarse de mejor manera con los empleados y que el ambiente armónico garantice buenos resultados.

Consejos para una comunicación efectiva con los empleados

1-Identificar cuál es la situación actual: cómo se presenta la comunicación entre los empleados, y la manera en la cual estos se dirigen hacia el jefe. Muchas veces los empleados no se comunican con soltura porque los directivos tienen una mala actitud que consigue distanciar a los empleados.

2-Estudiar el grupo: para detectar cuáles son las diferencias geográficas, culturales y personales que presentan, dado que estos componentes influyen de manera significativa en la manera en la que se desenvuelve la comunicación.

3-Estar dispuesto a escuchar: a los empleados, quienes probablemente poseen mucha información para dar a conocer, pero que para evitar ser ignorados prefieren omitir detalles y permanecer en silencio. Un buen jefe siempre tiene que mostrarse libre de prejuicios y tener disposición para escuchar la información que los empleados desean transmitir.

4-Tener verdadero interés: en lo que expresan los trabajadores. Cuando existe un interés real por escuchar, entonces se poseen libretas, se toman notas, se hacen sugerencias y se realizan preguntas para conocer más detalles.

5-Permitir que los empleados hablen: sin hacer ningún tipo de interrupciones, ya que esto podría desmotivar al empleado de continuar expresándose. Si se desea hacer alguna acotación, se puede hacer tan pronto como el empleado termine de hablar.

6-Cuidar la gestualidad: del cuerpo, puesto que este también comunica. La mirada debe estar dirigida hacia el empleado, se deben evitar distracciones, es preferible tener los brazos extendidos o colocados de una manera que trasmita comodidad y tranquilidad. Esto elementos reforzarán el deseo del empleado a expresarse.

7-Mantener la calma: especialmente cuando los empleados empiecen a divagar o a decir cosas poco coherentes. Lo ideal es permanecer en calma, sin alterarse y tratar de enfocar nuevamente la comunicación.

8-Manejar datos esenciales: de los empleados, tal como las funciones que cada uno realiza dentro de la empresa, el departamento al cual se encuentran adscritos, los puntos fuertes que poseen, las habilidades que necesiten ser reforzadas, y por supuesto, saber cuál es el nombre de cada uno –o de la mayor parte posible- de los empleados.

9-Utilizar de forma correcta los canales de comunicación: y hacer que predomine uno de ellos. Pues, al utilizar diversos medios para comunicarse puede impedir que el mensaje llegue a todos los empleados, o que estos no logren comunicarse bien.

10-Dejar atrás los prejuicios: para que los empleados sientan verdadero deseo en acercarse y expresarse, sin dejar por fuera datos importantes para la empresa.

Aplicando estos consejos será posible tener una mejor comunicación con los empleados y hacer que estos sean más comunicativos.

Además de lo mencionado, es vital que el jefe y el personal directivo suministren información a los empleados, quienes trabajarán mejor al saber cuáles son los objetivos que persiguen en pro de la empresa.

Otra recomendación es enviar por correo electrónico el resumen de las reuniones realizadas y las instrucciones que se han dado, para que evitar que la información sea tergiversada. Conocer la manera en la que se comunican los empleados también hará más fácil preparar un discurso con las palabras adecuadas, y que estos puedan comprender sin dificultad.

La información que se de a los empleados debe ser cierta, es decir, el jefe no debe expresar datos que no han sido corroborados por él mismo, o que no hayan sido confirmados, ya que al hacerlo sólo se estaría esparciendo rumores.

Los jefes deben observar la manera en la cual se comunican y observar si el mensaje realmente está siendo comprendido por el personal. Para evitar que la información no sea asimilada se debe repetir el mensaje hasta saber que todos los han comprendido correctamente.

Asimismo, toda la información que se proporcione debe ser expresada de manera ordenada, concisa y siguiendo un orden de ideas, así como también es altamente recomendable reforzar lo que se ha dicho haciendo uso de medios audiovisuales.

Los detalles son los que cuentan al momento de comunicarse. Una buena comunicación incentivará a los empleados a seguir dando el máximo en sus labores y contribuirá a que la empresa tenga un nivel respetable de productividad.