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¿Cuál es la diferencia entre la comunicación formal e informal?

La comunicación formal e informal, tienen la misma importancia para las empresas. La formal es una comunicación que se hace por medio de los canales oficiales de la empresa, donde se involucran los directivos y empleados que tienen el mismo nivel. Esta comunicación puede llevarse a cabo de manera oral o escrita y se mantiene dentro de la empresa totalmente.

La informal se usa para las comunicaciones personales, sin embargo, se da del mismo modo dentro del ámbito de trabajo, puede ser por medio de mensajes, llamadas telefónicas y personalmente. Esta comunicación no es reconocida oficialmente ni tiene respaldo por parte de la empresa.

Comunicacion formal e informal

A pesar de las diferencias de la comunicación formal e informal en una empresa, ambas comunicaciones son medios favorables que sirven para mantener un ambiente positivo que permite las buenas relaciones y tiempos agradables entre los participantes de una empresa.

¿Qué es la comunicación formal?

Este tipo de comunicación se encuentra desarrollado para transmitirse por medio de reglas, procesos y estándares que evitan el uso de términos incultos o coloquiales. Establece el intercambio oficial de información que surge en los distintos niveles de la estructura empresarial y se rige de las políticas y reglamentos de la empresa.

Características

  • Involucra protocolos preestablecidos: Esto indica que la comunicación debe pasar por canales determinados según los niveles jerárquicos de la empresa.
  • Puede ser oral o escrita: Mientras que algunos acuerdos sólo necesitan de conversaciones simples, otros deben realizarse de manera escrita como es el caso de los documentos o memos.
  • Las relaciones son formales: Por lo general este tipo de formalidad se da en las empresas donde las relaciones entre los empleados son serias y formales, ya que con anticipación se encuentran establecidas por la empresa.

Ventajas

  • Al utilizar canales formales a través de reglamentos establecidos, hay menos probabilidades de que surjan errores que confundan la emisión de información.
  • Garantiza la autenticidad de los mensajes, esto se debe a la responsabilidad que tienen los emisores en la transmisión de información.

Desventajas

  • Implica cargas laborales adicionales para los empleados por tener que cumplir con lineamientos y reglas específicas comunicacionales.
  • Las modificaciones realizadas en los acuerdos por medio de los canales formales mayormente son difíciles y en ocasiones imposibles de hacer debido a su inflexibilidad.

¿Qué es la comunicación informal?

Este tipo de comunicación es imprevista, casual y no es oficial, su información se realiza de forma espontánea y no se ajusta a las normas oficiales establecidas, a las formalidades, a la jerarquía de mando y al seguimiento organizacional.

Es una comunicación basada en las relaciones personales entre compañeros, lo que indica que tiene total libertad en cuanto a las reglas formuladas que por lo general se establecen en las empresas. No tienen canales definidos de comunicación, ya que la información se da de manera fluida y surge de las relaciones entre las personas que comparten interese en común.

Características

  • Es confiable: Cuenta con informaciones mucho más confiables que la obtenida por parte del nivel gerencial, sin embargo, pueden surgir rumores con informaciones falsas.
  • No exige rendición de cuentas: El intercambio de mensajes en este tipo de comunicación se encuentra libre de responsabilidades ante los altos niveles ejecutivos y la autoridad de la empresa.
  • Tiene menor control: El nivel direccional de la empresa no maneja este proceso comunicativo, esto se debe a que los propios empleados son los encargados de dirigir y controlar la comunicación de la información.

Ventajas

  • Los mensajes y el efecto de esta comunicación se manejan rápidamente.
  • Permite más libertad de comunicación y soluciones rápidas en los problemas con dificultad.

Desventajas

  • La información recibida mayormente no suele ser confiable y no tiene base para la toma de decisiones.
  • No tiene un canal definido debido a que va más allá de las restricciones de la empresa.

Diferencias entre la comunicación formal e informal

Existe muchas diferencias entre la comunicación formal e informal, algunas de ellas son:

  • La comunicación formal por ser oficial es más confiable, mientras que la comunicación informal tiene menos credibilidad y no cuenta con respaldo.
  • La empresa es la que crea las vías de comunicación formal a través de los niveles jerárquicos y las normas establecidas, en cambio la comunicación informal es totalmente espontánea por parte de todos los miembros de la empresa sin tener que seguir los niveles oficiales.
  • La comunicación formal se utiliza para la transmisión de instrucciones, órdenes y todo lo relacionado con el sistema laboral, la comunicación informal agiliza todos los trámites necesarios e incluso ayuda en la obtención de información adicional.
  • La comunicación formal es conocida como comunicación oficial y la comunicación informal se conoce con el nombre de rumores.
  • La comunicación formal tiene un proceso lento debido a los procedimientos burocráticos, mientras que la informal el procedimiento es rápido e inmediato.
  • El diseño de la comunicación formal es creado por la misma empresa, en cambio la comunicación informal es improvisada y se da de manera impulsiva.
  • La información en la comunicación formal debe seguir una cadena de mando, canales predefinidos y mantenerse en secreto, por otro lado, la comunicación informal en cualquiera de sus direcciones, los mensajes fluyen con libertad total.
  • La comunicación formal mantiene un contexto claro de privacidad, pero la comunicación informal no tiene ningún tipo de barrera de privacidad.
  • Las pruebas documentales de la comunicación formal se encuentran siempre disponibles, por el contrario, los documentos justificativos en las comunicaciones informales no existen o no están disponibles.
  • Antes de terminar el flujo, la comunicación formal debe pasar por muchos procesos, en cambio los procesos de la comunicación informal son muy pocos.

La diferencia entre la comunicación formal e informal suele ser bastante amplia, sin embargo, su existencia es necesaria dentro de la empresa. La formal es mucho más estricta, debe seguir algunos protocolos y se limita a realizar actividades asignadas, por su parte, la informal, es totalmente espontánea, no debe seguir ningún tipo de protocolo y se da ante la necesidad de comunicación.

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