La conciliación bancaria es una herramienta básica del sistema administrativo de una empresa, usada en el control interno de los recursos financieros, la cual asegura que el saldo en libros contables y el saldo en el banco sean correctos.
En tal sentido sirve para notar posibles desviaciones de capital en los flujos de entrada y salida de la empresa.
¿Qué es la conciliación bancaria?
Es una actividad administrativa que consiste en la comparación de las partidas registradas en el estado de cuenta emitido por el banco, con los registros contabilizados en los libros de contabilidad de la empresa.
Su objetivo es asegurar que todas las operaciones bancarias estén correctamente contabilizadas y reflejadas en los libros de la empresa y por ende en los estados financieros.
Además, gracias a que permite determinar con exactitud la correspondencia del saldo de su cuenta en libros con el del banco, facilita la detección de errores oportunamente para realizar las gestiones necesarias y corregirlo.
Cómo se hace la conciliación
La conciliación es en si la tarea de comparación, pero para llegar a ella es necesario que el proceso previo se halla cumplido, este proceso es el siguiente:
- La empresa debe ir registrando todos los movimientos de capital en un libro auxiliar.
- A su vez, el banco registra los movimientos de la cuenta y mensualmente envía a cada cliente su estado de cuenta, con el detalle de los asientos realizados.
A continuación, se lleva a cabo la revisión y verificación, en la que se debe comprobar que los movimientos registrados por la empresa coincidan con los del banco y en caso contrario, buscar la falla y determinar la causa de dicha diferencia.
Proceso de la conciliación bancaria
Dicho lo anterior, empecemos con la conciliación:
- Se compara el monto inicial que viene a ser el monto final en el reporte del banco y en libros.
- Se ubican las diferentes operaciones bancarias usando la fecha del banco y usas como referencia el número de la transacción.
- Se puede elaborar una tabla manual o en Excel llenándola con: fecha, número de transacción y montos tanto de montos en banco como los saldos en los libros.
- Se comienza la comparación de montos, más número de referencia para diferenciar los movimientos con montos repetidos.
- Se van tachando o marcando los montos que existentes en banco y libro, quedando solo los registros “no consolidados”.
- Estos se llevan a una hoja de conciliación.
Estos no conciliados pueden ser errores del banco o del registro en libro, lo que se debe es establecer el verdadero y el errado y según su naturaleza se resta o suma en la hoja de la conciliación con la nota “error en banco o error en libro” según sea el caso.
Resultados de la conciliación
En ocasiones el saldo final del banco no coincide con el saldo en los libros, esto es debido al tiempo de registro de las partidas, por ejemplo, puede suceder que la empresa registre un echo económico en sus libros, pero que el banco que para el banco el tiempo de registrado sea unos días después y no cayo para el día de la conciliación.
Las diferencias pueden deberse a:
- Depósitos en tránsito, son aquellos depósitos contabilizados en libros, que no están abonados en el reporte del banco.
- Cargos o comisiones bancarias no contabilizadas.
- Movimientos registrados en el banco que no han sido contabilizados y registrados en los libros.
- Cheques emitidos que no han sido cobrados.
- Otros movimientos según el reporte del banco que no han sido contabilizados.
Importancia de la conciliación
La conciliación no es una actividad de carácter obligatorio, pero se debe considerar un proceso fundamental, el cual debe hacerse de forma periódica ya que facilita llevar al día la contabilidad de la empresa, con información concreta y relevante útil en la gestión y toma de decisiones de los recursos económicos.
Siendo útil para:
- Certificar que los depósitos estén correctamente reflejados en el saldo bancario y que no se hallan desviado o abonado por error a otra cuenta.
- Detectar posibles depósitos contabilizados que no entro a la cuenta en el banco por algún motivo.
- Identificar depósitos a no contabilizados.
- Identificar cheques girados y no cobrados.
- Detectar cheques girados y cobrados que no han sido contabilizados.
- Confirmar la contabilización de todos los cargos bancarios
- Detectar posibles errores en montos, bien sean en los libros contables o en el reporte de cuenta bancaria.
Para finalizar vale la pena mencionar que existen dos tipos de conciliación, la conciliación aritmética o individual y la conciliación conjunta.
La primera consiste en conectar los saldos, es decir, en base a los saldos registrados en los libros contables utilizar las diferencias existentes entre las diferentes cuentas, para igualar el saldo señalado en el reporte del banco. Y la conciliación conjunta es aquella que concierne al encargado de las correcciones.
