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¿Cuál es la importancia de la factura digital?

La factura digital realiza la misma función legal que la factura en papel, ya que este tipo de factura recopila con exactitud la información tradicional relacionada con las transacciones comerciales entre dos o más partes.

Suele justificar la entrega de bienes o prestación de servicios a los clientes o proveedores, a través de una determinada empresa o por medio de un particular. Esta facturación se diferencia por comprender un formato digital, por lo tanto, no se necesita escribir los datos a mano, lo que es muy fácil, rápido e importante dentro de la gestión administrativa.

La factura digital permite que el almacenamiento, gestión e intercambio de comprobantes sea totalmente digitalizado, así que no requiere de impresión y se puede realizar por medio de una PC, Smartphone o tablet.

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Este modo de facturación optimiza la gestión administrativa, debido a que cumple con los requisitos fiscales de forma automatizada, disminuye el proceso, le da mayor rapidez al envío y evita la impresión, ya que facilita toda la información necesaria de manera automática y digitalizada.

Photo of invoice paper document and pen

Características de la factura digital

Este avance tecnológico comprende una serie de características destacadas como las siguientes:

  • Ayuda a aumentar la eficiencia, esto se debe a la disminución manual que evita los procesos de actividades que no tienen mayor valor.
  • Disminuye el costo del correo postal y de los diferentes servicios de mensajería.
  • El archivo digital es más seguro y rápido, ya que no necesita de la ocupación de espacios físicos para la disposición de archivos de almacenamiento, por lo tanto, no requiere del uso de papel, fotocopias, sobres, fax y sellos entre otros.
  • Ayuda en la gestión de los procesos de auditoría.
  • Colabora con las políticas del medio ambiental y el desarrollo de Eco – Facturas.
  • Disminuye y automatiza los procedimientos de envíos y recepción, lo que aporta grandes beneficios a la rentabilidad y rapidez. De ese modo los clientes podrán obtener sus facturas al momento que se realiza.
  • Brinda seguridad jurídica en el proceso del aporte de la firma electrónica certificada y a su vez garantiza cualquier dato requerido.

Formatos que se utilizan en la factura digital

Dentro de las facturas digitales, no hay requisitos formales en relación al proceso de codificación de facturas, sin embargo, dentro de las modalidades más utilizadas se encuentran las siguientes:

Modo XML

Se realiza cuando el envío se hace de un ordenador a otro, este modo tiene diferentes variantes que tienen afinidad con el marco de las Naciones Unidas, siendo las de mayor importancia el GS1 que se encuentra respaldado por una organización con el mismo nombre y el UBL que está respaldado por OASIS.

Modo PDF

Cuando se trata de un destinatario profesional, particular o una PYME que tiene el interés de sólo guardar facturas de forma electrónica, pero que sin embargo no evita teclear los datos, debido a que es un formato que no permite fácilmente el ingreso de datos de las facturas dentro del ordenador de destino.

Ventajas de la factura digital

La factura digital genera una gran cantidad de ventajas, entre las más resaltantes están:

  • Brinda la oportunidad de facilitar la información, bien sea en la recepción y en el envío.
  • Les da mayor facilidad a todos los tipos de procedimientos relacionados con la auditoría.
  • Existe menor riesgo a sufrir alguna falsificación.
  • Disminuye los costos y aumenta la eficiencia en los procesos de facturación.
  • Al ser un proceso de facturación ecológico, permite el ahorro de los gastos de papelería.
  • Disminuye la cantidad de tiempo en los procesos y les da mayor seguridad a los documentos, al igual que su resguardo.
  • Es mucho más fácil poder encontrar información.
  • Facilita el cálculo de impuestos y el acceso financiero de las cuentas por cobrar.
  • Permite que los procesos administrativos sean mucho más rápidos y eficientes.
  • Disminuye significativamente los errores que se producen durante los procesos de captura, generación, entrega y de almacenamiento.
  • Evita los espacios de almacenamiento de los antiguos documentos.

Cuando las empresas utilizan facturas electrónicas, realizan la mayoría de sus documentos digitalizados para poder llevar un orden de compra de manera eficiente, además que les ayuda a poder ahorrar en algunas otras áreas.

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