Al diagrama de flujo, también conocido como flujograma de procesos, se encarga de representar una secuencia de pasos lógicos, necesarios para realizar una tarea. Es una representación gráfica donde se desglosa de forma secuencial un proceso, se usan en cualquier actividad dentro de las empresas industriales o de servicios.
Se trata de una herramienta que facilita el entendimiento de cada una de las fases de un proceso y su funcionamiento, permitiendo por lo tanto la posibilidad de estudiarlo para mejorar sus procedimientos.
Características de un diagrama de flujo
Entre las principales características de un diagrama de flujo se encuentran:
- Ofrece una representación visual de cada actividad implicada dentro de un proceso.
- Pauta la relación secuencial entre las diferentes actividades.
- Facilita el reconocimiento de cada actividad y su inter-relación con las otras.
- Mejora el flujo de la información y funciona como un método de comunicación eficaz.
- Optimiza el uso de los materiales.
- Minimiza la existencia de bucles repetitivos.
- Facilita las operaciones de interdepartamentales.
- Agiliza la selección de indicadores en el proceso.
- Incita el pensamiento analítico de los trabajadores.
- Faculta el estudio y búsqueda de puntos de debilidad para aplicar acciones de mejora.
Tipos de diagrama de flujo
La clasificación más simple reconoce 4 tipos según el modo de su representación:
- Horizontal: De acuerdo al orden de lectura, va de la derecha a la izquierda.
- Vertical: Similar a una lista ordenada, de arriba hasta abajo.
- Panorámico: Bien sea horizontal o vertical, permiten ver el todo proceso en una única hoja.
- Arquitectónico: Incorpora todo un itinerario de trabajo.
Otras clasificaciones
De forma más compleja, la clasificación del diagrama de flujo se puede realizar basado en:
Basado en el tipo de control de flujo que ejerce, orientados a la informática
- Diagrama de flujo de documentos: Muestra los controles efectivos en el flujo de documentos.
- Diagrama de flujo de datos: Muestra los controles o canales del flujo de datos.
- Diagrama de flujo de sistemas: muestra el flujo de datos hacia los componentes de un sistema.
- Diagrama de flujo de programas: Muestra los controles internos en un programa entre un sistema.
Orientados a los negocios
But Fryman, en su libro Quality and Process Improvement, distingue algunos tipos de diagrama de flujo desde una perspectiva del mundo de los negocios, estos son:
- Diagrama de flujo de sistemas
- Diagrama de flujo de decisiones
- Diagrama de flujo lógico
- Diagrama de flujo de línea de productos
- Diagrama de flujo de proceso
Cómo hacer un diagrama de flujo
Hay que tener en cuenta los siguientes pasos, sin excepción:
Definición del propósito y su alcance
Se debe empezar planteando la interrogante ¿Qué se desea lograr?, luego se lleva a cabo una investigación detallada que permita conocer los puntos de inicio y fin para alcanzar ese propósito, que además sea simple para lograr comunicarlo adecuadamente al resto de interesados.
Identificación de las tareas
Es necesario llevar un orden cronológico, realizar notas y desarrollar un borrador, involucrando conversaciones con otros participantes y las observaciones de los procesos.
Organización
Se debe organizar por tipo y figura que corresponda, es decir, procesos, decisiones, tareas, datos, entradas y/o salidas. Situándolos en el orden pertinente en que cada actividad es ejecutada dentro del proceso.
Creación del diagrama
Al tener clara la idea, se plasma un borrador y se dibuja bien sea a mano o usando algún programa de computación el diagrama de flujo definitivo. En la creación se utilizan una serie de símbolos, cada empresa puede definir su propio grupo de símbolos a usar.
Confirmación del diagrama de flujo
Es importante verificar cada uno de los pasos con la participación de las diferentes personas que forman parte del proceso. Observando detalladamente el desenvolvimiento del mismo, para estar seguros de que no ha quedado por fuera ningún punto importante.
Reglas para la construcción del Diagrama de Flujo
- Todos los símbolos utilizados deben estar conectados.
- A un determinado símbolo, le pueden llegar varias líneas.
- A un símbolo de decisión, le pueden llegar varias líneas, pero sólo deben salir 2 (Si o No).
- Al símbolo de inicio en ningún caso le llegan líneas.
- Del símbolo de fin, nunca podrán partir líneas.
Diagramas de flujo, simbología
Los símbolos básicos usados al realizar diagramas de flujo son:
Inicio / fin
Proceso / operación
Entrada y/o salida de datos
Decisión
Línea de flujo
¿Para qué sirven los Diagramas de Flujo?
Los diagramas de flujo se utilizan con múltiples fines y formas, algunos casos en que son útiles son:
- En la planificación de proyectos.
- En el diseño de programas mediante la programación ordenada.
- En la documentación de algún proceso.
- En el control y auditoria de un proceso, a fin de detectar posibles ineficiencias o malos funcionamientos.
- En la creación de mapas de algoritmos informáticos.
- En la creación de documentación sobre flujos de trabajo.
Importancia de los diagramas de flujo
A nivel empresarial, son importantes, ya que permiten la visualización grafica del desenvolvimiento de los procesos y actividades, contribuyendo a la distribución equilibrada del trabajo y detectando que actividades son innecesarias.
A nivel de diseño, son importantes, ya que ayudan en el análisis, definición, formulación de mejoras o soluciones de un problema, facilitando la comprensión del sistema informativo de acuerdo a las operaciones o procedimientos incluidos, analizando las diferentes etapas, con el fin mejorarlas e incrementar la información administrativa.
A nivel general, son importantes ya que hace como herramienta descriptiva, que ayuda a la comprensión de cualquier persona dentro de la organización, de procesos de diferente nivel de comprensión. Además, actúan como mecanismo de control de procesos, la cual permite mayor organización y replanteamiento de actividades y procesos.
Son versátiles y sencillos, por lo que se emplean en disciplinas como la programación, la economía, informática, finanzas, procesos industriales, incluso en la psicología cognitiva.
Ejemplos de diagrama de flujo
Un diagrama de flujo describe una secuencia de pasos a seguir para hacer una tarea, elaborar un producto, hacer una comida, resolver un problema, hacer una compra, abrir una cuenta bancaria, en fin, cualquier actividad que se lleve a cabo mediante pasos cronológicos puede describirse mediante un diagrama de flujo.
Aunque tiene usos complejos en otras actividades como la programación informática, desarrollo de tecnología robótica y procesos industriales complejos.
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Recursos externos: https://www.bizagi.com/es (software para diseñar gratuitamente diagramas de flujo)
