Los 6 Elementos Esenciales de la Administración

Es importante conocer cuales son los elementos de la administración para poder gestionar una empresa y a los empleados en ella. Si bien existen varios elementos que se le pueden atribuir, los elementos mas esenciales en la administrativos son la planificación, organización, dirección, coordinación y control.

Si quieres conocer cómo funcionan cada uno de ellos dentro de una compañía, sigue leyendo este post donde te lo vamos a explicar.

Elementos de la administración

Los empresarios suelen hacer uso de estos factores que vamos a explicar para que sus empresa pueda funcionar de manera integral y optima.

A pesar de que existen algunas criticas a este sistema, gran parte de los teóricos modernos afirman que estos son validos y muy importantes para administrar correctamente una empresa.

A continuación, te explicaremos cada uno de los elementos esenciales de la administración:

1.      Planificación

La planificación es un elemento esencial en la administración, siendo está la primera etapa del proceso administrativo, ya que en esta etapa se establece la ruta de acción, definiendo de manera clara los objetivos y metas de la empresa; permitiendo establecer una proyección hacia el futuro.

La planificación, ayuda a disminuir la incertidumbre y la improvisación para garantizar el éxito, para ello define:

• Objetivos claros enfocados hacia donde se quiere llegar.
• Estudia y analizar la situación actual de la empresa.
• Establece planes de acción y estudiar resultados.
• Establece planes de acción alternativos para resolver posibles eventualidades.

Este es el primer paso para administrar correctamente una empresa sin importar su tamaño; es bastante importante porque una planificación adecuada o mal hecha puede determinar si un proyecto funciona o no.

Por otro lado, al no tener un plan bien trazado las ineficiencias por parte del personal no pueden evitarse y a largo plazo puede representar fallas de gran magnitud.

Lidiar con un negocio implica toparse con situaciones desconocidas, en cualquier momento y sin previo aviso. Es completamente impredecible conocer cual es la dirección que van a tomar los consumidores ante nuevos productos o nuevas estrategias de marketing.

¿Puede una buena planificación evitar estos riesgos? No, pero permite que la empresa se encuentre preparada para ello, y por tanto, cambiar rápidamente las estrategias para evitar perdidas descomunales.

2.      Organización

Este elemento administrativo, básicamente es un elemento logístico, en el cual se asignan las tareas y responsabilidades a los equipos de trabajo que participan en el proceso productivo y de gestión dentro de la empresa.

A través de la organización se aprovecha el máximo potencial del personal y se evitan la duplicidad de esfuerzos, mediante las siguientes funciones:

• Divide la carga de trabajo en diferentes actividades por departamentos.
• Subdivide las actividades en tareas mas específicas para que sean ejecutadas de manera individual o en equipo.
• Establece un responsable por cada departamento o sector.
• Asigna los recursos necesarios a cada departamento.
• Establece las cadenas de mando a través de niveles jerárquicos.

Este es uno de los componentes administrativos que más variaciones tiene, ya que depende en gran medida de las actividades realizadas por la empresa, así como los bienes y servicios que esta ofrece.

La idea principal que trabaja la organización en administración es identificar los elementos que conforman la empresa en cuestión, y así poder crear estructuras funcionales y eficientes basándose en los mismos.

Esto significa que la organización de la empresa debe buscar en todo momento optimizar el uso de los recursos empleados en la producción, cumpliendo con las metas que los agentes administrativos han trazado.

3.      Dirección

La dirección es el elemento más dinámico de la administración, ya que permite conocer de forma detallada los puntos fuertes y débiles presentados en el proceso de organización, permitiendo enfocar el proceso al logro de los objetivos y metas trazadas.

Las funciones más relevantes en la dirección empresarial son:

• Crear mecanismos que motiven a los trabajadores.
• Recompensar el trabajo del personal con un salario acorde con las labores y el esfuerzo realizado.
• Brindar solución a las necesidades del personal y equipos de trabajo de acuerdo a las condiciones de cada área de la empresa.
• Facilitar y promover la comunicación asertiva entre las diferentes áreas o departamentos de la empresa.

Poder llevar la dirección empresarial requiere de cierta habilidad, y es por ello que el departamento administrativo es el indicado para hacerlo, encargándose de hacer la asignación de recursos y de tareas según las habilidades del personal, pues son los empleados los encargados de ejecutar las labores, por ende, mantenerlos enfocados es fundamental.

4.      Coordinación

En la administración la coordinación es un elemento que permite que todas las actividades sean ejecutadas de manera conjunta para lograr el objetivo en común establecido por la empresa.

Para ello, la administración  identifica interdependencias entre las actividades de las diferentes áreas , coordinando los roles que cumplen todos individuos y equipos de trabajo, de esta manera los distintos departamentos de la empresa fusionan como un engranaje que ayudan al funcionamiento integral de la entidad.

En este sentido, la coordinación es un elemento administrativo que se basa en:

• Identifica interdependencias entre actividades y áreas de la empresa.
• Establece mecanismos de integración de las diferentes actividades de cada departamento.
• Da instrucciones y monitorea las acciones.
• Busca mejor la eficiencia en la ejecución actividades.
• Mejora la comunicación entre los distintos departamentos.

Las empresas son uno de los sistemas más complicados que existen, especialmente las de gran magnitud. Es por ello que los componentes de la misma deben mantenerse bien coordinados, así se puede lograr un funcionamiento armonioso y con menos riesgos de errores.

En este elemento se incluye la delegación de tareas, siempre pensando en las habilidades de cada empleado particular, y asignándolas para conseguir un uso efectivo de los recursos.

Una de las herramientas más utilizadas dentro de la coordinación administrativa de una empresa es la comunicación entre los distintos departamentos.

5.      Control

El control es indispensable para medir el desempeño de las actividades ejecutadas en una empresa y de esta manera evaluar si el proceso está siendo ejecutado de acuerdo a lo planificado; pues, los mecanismos de control detectan cualquier error o problema presentado y aplicar los mecanismos correctivos que sean necesarios para encamar el proceso a los planes previamente establecidos.

Básicamente, el control en la administración se basa en:

• Supervisa regularmente el desempeño de las actividades asignadas.
• Establece estándares de cumplimiento y analiza cualquier nivel de variación.
• Detecta posibles errores o problemas y aplica los mecanismos correctivos necesarios.
• Analiza los resultados obtenidos.

Aunque suena un poco rudo, realmente se refiere a mantener cada una de las actividades de la empresa en una misma dirección, el cumplimiento de objetivos con metas especificadas en la planificación, aplicándose durante y después del proceso.

Una empresa que lleva un buen control de su funcionamiento operativo y administración puede identificar fácilmente errores con solo realizar un simple análisis y evaluar los recursos, logrando corregirlos en poco tiempo y con eficiencia.

6.      Otros elementos de la administración

Si bien ya hemos mencionado los elementos administrativos esenciales, los que vamos a describir a continuación también cuentan con importancia dentro de la administración de una empresa:

• Integración: este elemento consiste en seleccionar recursos de todo tipo (económicos, materiales, humanos y técnicos) con el fin de conseguir un buen funcionamiento.

Si bien todos recursos empleados son importantes y conllevan retos, los humanos son los más cambiantes y complicados de integrar en la empresa, y por ello son los que requieren mayor atención.

• Previsión: este elemento se encarga de investigar los factores que ayudan a la empresa, o por el contrario suponen un problema para alcanzar los objetivos planificados.

Es importante tener consideración a futuro, tanto positivas como negativas, para así determinar las acciones a realizar para corregir errores y seguir avanzando para alcanzar las metas.

Estos son los elementos esenciales de la administración de una empresa, aquellos que no pueden faltar para que todo se maneje con eficiencia dentro de la compañía, obteniendo resultados favorables y que todo pueda marchar con efectividad y del modo correcto, tanto en el nivel de producción, en el manejo del personal como en las ventas y el contacto con los consumidores.

Fuentes y referencias:

• Gallardo-Gallardo E. (2020, Marzo) Fundamentos de la Administración Departamento de Economía y Organización de Empresas.
• Garcia S. (2019, Febrero) Los Elementos y Principios de la Administración Pública y su Vigencia en el Siglo XXI.