Etapas o Grupo de Procesos de un Proyecto

Cada proyecto tiene claramente definida sus etapas, las cuales se dividen en 5 grupos de procesos:

Inicio del proyecto

Este grupo de procesos es el que da origen al proyecto. En esta etapa se identifican todos los participantes que interfieren ya sea directa o indirectamente en el proyecto. Se definen la visión, misión y objetivos del proyecto, los entregables, los plazos y costos iníciales. Básicamente a través de este grupo de procesos se da por iniciado formalmente el proyecto.

En esta etapa se desarrollan los contratos, la estructura de la organización (organigrama), factores ambientales que inciden en el proyecto, etc.

Planificación del proyecto

Es el grupo de procesos que se encarga de diseñar el estado futuro al cual se quiere llegar a través de la documentación de las acciones que se deben ejecutar en todas las otras etapas del proyecto. En otras palabras se refiere a todos los planes (o planes subsidiarios según Guía del PMBOK (Project Management Institute, 2008)) que se encargarán de guiar al proyecto por el camino indicado. En el diagrama que aparece a continuación se resume este concepto:

planificacion de un proyecto

Cada uno de los cuadros que muestra la figura indica un grupo de procesos. Se hace hincapié principalmente en el grupo de proceso de planificación el cual muestra todos los planes subsidiarios que forman el plan general.

Este grupo de procesos es uno de los más complejos de desarrollar entre los 5 grupos ya descritos. Planificar involucra predecir y pronosticar el estado al cual se quiere llegar a través de planes los que serán la guía para la ejecución y control.

Es importante destacar que existe hoy en día una forma distinta de planificar los proyectos. Antiguamente lo que se planificaba era intocable y se debía desarrollar estrictamente como se había predicho. En la actualidad existe lo que se llama PSP (Gareth Byatt) siglas que vienen del inglés Project Success Plan, y que básicamente trata de desarrollar una nueva forma de trabajar sobre todo desde el punto de vista del director del proyecto. El PSP en términos simples son reuniones que debe organizar el director del proyecto para generar en equipo un Plan de Éxito del Proyecto. La periodicidad de estas reuniones dependerá netamente de la envergadura del proyecto, pero en general se debiesen practicar por lo menos una vez por semana. En estas reuniones el director del proyecto debe alinear los avances, reprogramar o adelantar tareas, generar lazos de confianza con el equipo y lo más importante determinar cuáles serán las claves del éxito del proyecto para el período en cuestión. Generalmente en los proyectos únicos los equipos de trabajo se conforman para realizar ese proyecto específico y casi nunca se conocen las personas entre sí, lo cual puede dificultar la fluidez de la comunicación entre los participantes (Gareth Byatt). Este es uno de los principales motivos que tiene el Director del proyecto para generar un PSP al inicio del proyecto, generar confianzas y aunar los esfuerzos por un objetivo común.

Ejecución del proyecto

Este grupo de procesos es el encargado de llevar a cabo el plan o planes desarrollados en la etapa de Planificación. En general se realizan las contrataciones, se integran los equipos de trabajo (Gonzalez, 2006), se llevan a cabo todas las acciones competentes para la ejecución y éxito de las actividades.

Cierre del proyecto

El cierre del proyecto es el grupo de procesos encargados de finalizar formalmente todas las actividades. Entre las actividades que podemos encontrar en esta etapa, están la entrega formal de documentos, registro de las lecciones aprendidas, entre otras.

Control del proyecto

Este es el grupo de procesos que cubre de manera transversal el ciclo de vida del proyecto, ya que comienza casi en paralelo con las etapas iníciales y culmina al mismo tiempo que las etapas finales. Este grupo de procesos es muy crítico al momento de evaluar cómo se desempeña una empresa ya que forma parte importante de la mejora continua de los procesos de la empresa ejecutora. En términos simple el control del proyecto se encarga de llevar un control comparando lo planificado con los avances reales. Este proceso tiene como objetivo principal detectar las desviaciones que se producen y corregirlas oportunamente, aplicando las medidas de corrección o mitigación pertinentes según sea el caso.

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