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Importancia de la Firma Digital en Archivos Empresariales

La firma digital en los archivos de empresa se ha popularizado a pasos agradados como una excelente alternativa para verificar documentos digitalizados, especialmente en el 谩mbito de la administraci贸n p煤blica o en el 谩rea empresarial.

Se le conoce de distintas maneras, firma digital, firma electr贸nica o firma digitalizada, todos ellos hacen alusi贸n al mismo tipo de formato que sirve para identificar de manera formal o legal al autor de un documento particular.

Si quieres conocer m谩s acerca de las funciones e importancia de la firma digital en archivos empresariales sigue leyendo este post.

Importancia de las firmas digitalizadas para empresas

Existen muchos motivos por los cuales unirse a esta nueva tendencia, misma que gana popularidad no solo para los due帽os y trabajadores de empresas, sino para gobiernos y compa帽铆as de gran magnitud.

Planteado desde un punto de vista del sector privado empresarial las firmas electr贸nicas resultan muy 煤tiles por lo siguiente:

  • Son una forma de posibilitar firmas en formularios online en todo tipo de sitios web.
  • Permiten realizar tr谩mites importantes ante el Estado de forma completamente digitalizada.
  • Resultan seguras al momento de realizar teletrabajos que deben ser verificados o para el intranet.
  • Son la mejor forma de hacer transacciones financieras, administrativas y comerciales de forma segura a trav茅s de internet.
  • Son un excelente medio para formalizar contratos con documentos en formatos electr贸nicos y que sean v谩lidos legalmente.

Beneficios de la firma digital en las empresas

Son muchas las ventajas que puedes obtener de esta nueva tendencia, una de ellas es la rapidez con que un documento puede quedar identificado y verificado, ya que incluso pueden aparecer de forma autom谩tica en tus correos o tus archivos PDF. Las herramientas PDF de Smallpdf son una muy buena opci贸n para estas tareas.

Por otro lado, cada uno de los documentos que env铆es en nombre de tu empresa quedar谩n protegidos legalmente ante cualquier tipo de imprevisto que pueda surgir. Es uno de los m茅todos actuales m谩s efectivos para identificar r谩pidamente al firmante y detectar posibles anomal铆as en las firmas.

Aunque a muchos les queda la duda es importante recalcar el hecho de que en la actualidad las firmas electr贸nicas cuentan con la misma validez que las manuscritas, lo importante es que esta se encuentre autenticada del modo correcto, a trav茅s de claves, realizando los procedimientos adecuados y certificando su autoridad.

Otros beneficios

  • Es una forma de mejorarla seguridad de tu empresa en temas de intercambios de informaci贸n valiosa.
  • Mejora la calidad del servicio que ofrece tu empresa.
  • Los procedimientos de contrataci贸n son m谩s r谩pidos y eficientes.
  • Fomenta los contratos y asociaciones a distancia, ya que no requieren de desplazamiento.

Diferentes firmas digitales

Existen 3 tipos de e-sign, todos ellos cuentan con los mismos efectos legales cuando son emitidos del modo correcto, sin embargo, aunque muchas veces se utilizan entre s铆 como sin贸nimos poseen ciertas diferencias que ayudan a distinguirlos:

  1. Firma digital: esta se valida a trav茅s de un ID digital que permite certificar su autenticidad por parte del firmante, otorg谩ndole legalidad y validez en todos los 谩mbitos. Este tipo de validaciones deben ser realizadas por autoridades del rubro.
  2. Firma electr贸nica: se trata de una serie de datos electr贸nicos que sirven para identificar formalmente a los autores de documentos de todo tipo. Se trata de un concepto m谩s amplio ya que da constancia no solo a documentos sino tambi茅n a mensajes enviados a trav茅s de correos electr贸nicos oficiales.
  3. Firma digitalizada: se refiere directamente al escaneo o escritura digital de la firma que una persona escribe en papel.

驴Por qu茅 usar firma digital en archivos empresariales?

La implementaci贸n de la firma digital en los documentos de empresa es muy importante en la actualidad. Las puedes emplear en cualquier tipo de mensaje para identificarlo, ya sea que est茅n cifrados o no, para que quienes lo reciban sepan que el remitente es perteneciente a la empresa.

Muchos formatos de correos electr贸nicos admiten la inclusi贸n de firmas digitales y electr贸nicas como medio de certificaci贸n para la informaci贸n que se maneja durante los mismos, ya sea solo a modo de datos o si se trata de un feedback empresarial entre potenciales socios.

Matias Riquelme
Matias Riquelme
Ingeniero Civil Industrial con experiencia en empresas multinacionales. Destacado en la redacci贸n de art铆culos de liderazgo, administraci贸n de empresas y estrategia. Perfil de Google Scholar: Google Acad茅mico - Matias Riquelme
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