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Importancia de la Firma Digital en Archivos Empresariales

La firma digital en los archivos de empresa se ha popularizado a pasos agradados como una excelente alternativa para verificar documentos digitalizados, especialmente en el ámbito de la administración pública o en el área empresarial.

Se le conoce de distintas maneras, firma digital, firma electrónica o firma digitalizada, todos ellos hacen alusión al mismo tipo de formato que sirve para identificar de manera formal o legal al autor de un documento particular.

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Si quieres conocer más acerca de las funciones e importancia de la firma digital en archivos empresariales sigue leyendo este post.

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Importancia de las firmas digitalizadas para empresas

Existen muchos motivos por los cuales unirse a esta nueva tendencia, misma que gana popularidad no solo para los dueños y trabajadores de empresas, sino para gobiernos y compañías de gran magnitud.

Planteado desde un punto de vista del sector privado empresarial las firmas electrónicas resultan muy útiles por lo siguiente:

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  • Son una forma de posibilitar firmas en formularios online en todo tipo de sitios web.
  • Permiten realizar trámites importantes ante el Estado de forma completamente digitalizada.
  • Resultan seguras al momento de realizar teletrabajos que deben ser verificados o para el intranet.
  • Son la mejor forma de hacer transacciones financieras, administrativas y comerciales de forma segura a través de internet.
  • Son un excelente medio para formalizar contratos con documentos en formatos electrónicos y que sean válidos legalmente.

Beneficios de la firma digital en las empresas

Son muchas las ventajas que puedes obtener de esta nueva tendencia, una de ellas es la rapidez con que un documento puede quedar identificado y verificado, ya que incluso pueden aparecer de forma automática en tus correos o tus archivos PDF. Las herramientas PDF de Smallpdf son una muy buena opción para estas tareas.

Por otro lado, cada uno de los documentos que envíes en nombre de tu empresa quedarán protegidos legalmente ante cualquier tipo de imprevisto que pueda surgir. Es uno de los métodos actuales más efectivos para identificar rápidamente al firmante y detectar posibles anomalías en las firmas.

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Aunque a muchos les queda la duda es importante recalcar el hecho de que en la actualidad las firmas electrónicas cuentan con la misma validez que las manuscritas, lo importante es que esta se encuentre autenticada del modo correcto, a través de claves, realizando los procedimientos adecuados y certificando su autoridad.

Otros beneficios

  • Es una forma de mejorarla seguridad de tu empresa en temas de intercambios de información valiosa.
  • Mejora la calidad del servicio que ofrece tu empresa.
  • Los procedimientos de contratación son más rápidos y eficientes.
  • Fomenta los contratos y asociaciones a distancia, ya que no requieren de desplazamiento.

Diferentes firmas digitales

Existen 3 tipos de e-sign, todos ellos cuentan con los mismos efectos legales cuando son emitidos del modo correcto, sin embargo, aunque muchas veces se utilizan entre sí como sinónimos poseen ciertas diferencias que ayudan a distinguirlos:

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  1. Firma digital: esta se valida a través de un ID digital que permite certificar su autenticidad por parte del firmante, otorgándole legalidad y validez en todos los ámbitos. Este tipo de validaciones deben ser realizadas por autoridades del rubro.
  2. Firma electrónica: se trata de una serie de datos electrónicos que sirven para identificar formalmente a los autores de documentos de todo tipo. Se trata de un concepto más amplio ya que da constancia no solo a documentos sino también a mensajes enviados a través de correos electrónicos oficiales.
  3. Firma digitalizada: se refiere directamente al escaneo o escritura digital de la firma que una persona escribe en papel.

¿Por qué usar firma digital en archivos empresariales?

La implementación de la firma digital en los documentos de empresa es muy importante en la actualidad. Las puedes emplear en cualquier tipo de mensaje para identificarlo, ya sea que estén cifrados o no, para que quienes lo reciban sepan que el remitente es perteneciente a la empresa.

Muchos formatos de correos electrónicos admiten la inclusión de firmas digitales y electrónicas como medio de certificación para la información que se maneja durante los mismos, ya sea solo a modo de datos o si se trata de un feedback empresarial entre potenciales socios.

Matias Riquelme
Ingeniero Civil Industrial con experiencia en empresas multinacionales. Me gusta la redacción de artículos de liderazgo, administración de empresas y estrategia.
Web y Empresas (Sep 21, 2021) Importancia de la Firma Digital en Archivos Empresariales. Retrieved from https://www.webyempresas.com/importancia-de-la-firma-digital-en-archivos-empresariales/.
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