La Gestión de Registros en la Empresa

La gestión de registros es una función imprescindible de empresas, organizaciones sin fines de lucro, agencias gubernamentales, agencias sociales, médicas, comerciales, financieras, escuelas, universidades y todo tipo de entidades que generan información que necesita mantenerse durante un período de tiempo definido. Los hogares individuales también necesitan practicar un buen manejo de registros. La gestión de registros es además un proceso sistemático, organizado, planificado y controlado de gestión o seguimiento del ciclo de vida de los registros. Un registro puede ser un objeto de papel tangible o puede estar en forma digital o electrónica. Los registros pueden guardarse en documentos financieros, médicos, informativos, formales, documentos de oficina, nóminas, formularios gubernamentales y correos electrónicos entre cientos de otros tipos de registros.

La gestión de registros aborda las tres fases del ciclo de vida de los registros: La creación o la recepción de un registro; El mantenimiento, el almacenamiento seguro, la recuperación o el uso general de un registro; La disposición de un registro.

Creación de Registros

La creación o recepción de registros es lo que crea la demanda de gestión de registros. Ya se trate de una solicitud de empleo, una factura o un informe de control de inventario, una vez que el registro se ha creado, todas las demás operaciones o funciones de gestión para ese registro tienen que ser empleadas. Una función del proceso de gestión de registros es determinar el flujo del registro una vez que se ha creado o recibido. ¿Quién tiene que ver el registro? ¿A dónde va el registro después de que todos han visto o actuado en el registro (como el registro de un pago a cuenta)? ¿Quién es responsable de asegurar el almacenamiento seguro del registro? Todas estas preguntas necesitan respuestas bien comunicadas.

Mantenimiento de registros

El mantenimiento de registro  implica el desarrollo de operaciones para almacenar el registro. Hay que tener en cuenta una serie de consideraciones cuando se almacenan registros, incluida la posibilidad de que el registro esté disponible para su recuperación por parte de quienes necesiten hacer referencia a la información o tener acceso a este. El otro lado de hacer disponible el registro es denotar quién no puede tener acceso al expediente.

Cuando el registro está fuera de su almacenamiento, es vital para la buena gestión de registros tener un sistema en su lugar para determinar quién tiene el registro, dónde tienen el registro y cuándo tienen la intención de devolver el registro. Garantizar el retorno adecuado del registro es también una parte importante del sistema de gestión de registros.

El almacenamiento seguro de los registros puede incluir el almacenamiento de copias digitales de cada registro fuera de los locales en otra oficina o en una caja de seguridad en el banco. Los registros deben almacenarse en un lugar seco y fresco para evitar daños en copias en papel o electrónicas. Los procesos de archivo son parte de la fase de mantenimiento de la gestión de registros. Determinar cuándo un registro es elegible para archivar es parte de la gestión de registros. También es parte de esta función seleccionar dónde se archivan los registros y cuánto tiempo se archivan los registros. Algunos registros tales como registros históricos pueden ser guardados para la vida ya veces más allá de la compañía. Para ciudades, estados y municipios, los registros históricos pueden tener que ser almacenados por un tiempo indefinido.

Eliminación de registros

Eliminar los registros en el marco de tiempo adecuado es fundamental. La eliminación de la mayoría de los registros se debe completar por trituración. Las consideraciones para la eliminación incluyen determinar cuánto tiempo debe almacenarse el registro. El marco de tiempo para mantener registros depende de la naturaleza del registro. Algunos registros de almacenamiento están  dictados por las regulaciones gubernamentales, tales como registros fiscales, algunos de los bancos para la gestión de préstamos y algunos por las directrices jurídicas, tales como papeles de incorporación.

También incluye la determinación de cómo se eliminan los registros, como por trituración dentro de la empresa o la contratación de una empresa externa a la fragmentación y el desarrollo de un sistema de seguimiento de la eliminación también puede ser útil. Listado de registros por categoría donde se eliminó, cómo se eliminaron y dónde puede ser beneficioso para la gestión de registros a largo plazo. Además, la implementación de un mecanismo de aprobación para la eliminación de registros puede ayudar a asegurar que todos los que necesitan saber lo sepan antes de que se destruyan los registros.

Otras consideraciones para la gestión de registros

Varias otras opciones para adaptarse a un sistema de gestión de registros incluyen documentar y comunicar las políticas y procedimientos asociados con la gestión de registros, desarrollar e implementar mecanismos y procedimientos de control para cada fase de la gestión de registros y mantener los sistemas de gestión de registros simples y fáciles de comunicar y fáciles de administrar.

Recursos para la gestión de registros de aprendizaje

Hay cientos de recursos disponibles para aprender la gestión eficaz de registros. Escuelas técnicas, colegios y universidades, formación en línea, y libros de referencia abundan en la librería local o librería de la universidad que puede ayudar con el desarrollo de un sistema de gestión de registros eficaces y respetuosos de la ley. También verifique siempre con las regulaciones locales, estatales y federales.