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¿Qué son los manuales administrativos?

Los manuales administrativos, son un conjunto de reglas, funciones, procedimientos, actividades, objetivos, instrucciones, pautas y políticas que deben ser obedecidas y seguidas por los empleados de la empresa, así como la forma en que se llevarán a cabo, ya sea de forma individual o conjunta.

El manual administrativo es un instrumento que ayuda a la organización a organizar mejor sus métodos, estandarizar procedimientos, mejorar la comunicación entre los sectores organizacionales.

Para ello, los manuales deben estar constituidos por normas, instrucciones y rutinas de la propia organización, así como utilizar herramientas auxiliares.

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Importancia de los manuales administrativos

Los manuales son importantes dentro de una empresa, ya que su contenido llega a partes cruciales dentro de ella, afectando la forma en que se organiza el trabajo. Señalan cómo hacerlo. Es decir, su principal objetivo es orientar o enseñar cómo llevar a cabo las actividades que se realizan dentro de una organización, ya sea en un sector o departamento.

El propósito de la manualización es permitir la recolección de información ordenada de manera sistemática, cuidadosa y segmentada, para que actúe como una herramienta facilitadora para el funcionamiento de la organización.

Este es el principal objetivo de la presencia y uso de manuales en la organización. Por lo tanto, debe tener un lenguaje sencillo, claro y objetivo, ya que todos los empleados (independientemente de su nivel educativo), deben tener acceso a este material, ya que les ayudará en el desempeño de sus funciones, especialmente para aquellos que son recientemente contratados en organización.

Por ello, son válidos como material de referencia, permitiendo una mayor gestión del conocimiento dentro de la empresa. Se recomienda que este material sea revisado periódicamente, ya que hay procesos que cambian con el tiempo.

Esta gestión del conocimiento, que recientemente ha sido objeto de estudios en el área de la administración, es vital para que la organización evolucione, invirtiendo en el desarrollo de sus empleados.

Dado que los manuales administrativos son uno de los principales medios para describir toda la gestión del conocimiento, es de suma importancia comprender los beneficios de una buena gestión del conocimiento, como una forma de reforzar la importancia de los manuales administrativos.

Ventajas

Entre las principales ventajas que presentan los manuales administrativos, se encuentran las siguientes:

  • Es una fuente de información sobre los puestos de trabajo que hay en la empresa.
  • Establece estándares y criterios.
  • Permite la adecuación, coherencia y continuidad de las normas y el procedimiento de las distintas unidades organizativas de la empresa
  • Evita discusiones y errores en varios procesos
  • Permite la formación de empleados nuevos y antiguos de la empresa
  • Representa una herramienta eficaz de consulta, orientación y formación en la empresa
  • Representa una restricción para la improvisación
  • Asimismo, representa un elemento importante de revisión y evaluación objetivas de prácticas y procesos institucionalizados.

Algunas desventajas

Cuando no se actualizan adecuada y permanentemente los manuales administrativos, estos pueden perder su valor rápidamente dentro de cualquier organización. Asimismo, por lo general pueden llegar a ser poco flexibles.

Cuando son muy sintéticos, son de poca utilidad y, por otro lado, cuando son muy detallados, corren el riesgo de quedar obsoletos ante cualquier pequeño cambio que haya en una organización, compañía o empresa.

Otros objetivos

Entre otros de los objetivos y lineamientos básicos de los manuales para la empresa, se encuentra su penetración en el mercado y la sociedad en general. Reportan brevemente la historia de la empresa, desde su fundación hasta la actualidad. Demuestran de manera coordinada y organizada, la estructura organizacional de la empresa necesaria para lograr los objetivos y lineamientos trazados.

Definen la función, posición jerárquica, responsabilidades, relaciones y autoridad de los puestos que resultan de esta estructura. Su objetivo es que se hagan cumplir los requisitos de las normas internacionales, orientadas a ISO 9000 o 14000.

Tipos de manuales administrativos

Existen algunos tipos y técnicas para los manuales el cual tienen diferentes funciones y estructuras, dependiendo también de las necesidades de la empresa. Dependerá del gerente verificar qué tipo de manual se adapta a su organización, y puede haber más de un tipo de manual dentro de esa organización.

Manual de políticas

Tiene como objetivo orientar las acciones de los ejecutivos responsables de las funciones de gestión y asesoría, estableciendo la forma de actuar de la empresa, expresada de manera general y filosófica.

Estas son las políticas de los distintos niveles de la empresa, desde el general hasta las distintas áreas, tales como:

  • políticas de marketing
  • políticas de recursos humanos
  • políticas de producción
  • políticas financieras

Cuando nos referimos a políticas pensamos en la filosofía de la empresa, es decir, en la forma de hacer negocios. Las empresas exitosas generalmente reflejan un comportamiento en línea con una filosofía que se divulga, comprende y experimenta claramente en todos los niveles de la estructura.

Manual de organización

El objetivo es enfatizar y caracterizar los aspectos formales de las relaciones entre los diferentes departamentos (o unidades organizativas) de la empresa, así como establecer los deberes y responsabilidades relacionados con cada uno de los puestos de dirección o asesoría de la empresa.

Finalidades

  • Identificar formal y claramente cómo está organizada la empresa
  • Establecer los niveles de autoridad y responsabilidades inherentes a cada unidad organizativa de la empresa.

Manual de normas y procedimientos

El objetivo es describir y detallar el desarrollo u operacionalización de las actividades que conforman los distintos sistemas funcionales de la empresa.

Los principales elementos que forman parte del Manual de Normas y Procedimientos son:

  • Normas: documentos que contienen las pautas e instrucciones necesarias para el desarrollo de determinadas actividades que son de interés y aplicación por todas las unidades administrativas de la empresa.
  • Procedimientos: detalla la operacionalización de las actividades que componen un sistema.
  • Formularios: es la indicación de los formularios que circulan en el proceso administrativo, así como la forma de manipulación;
  • Diagramas de flujo: es la indicación de los gráficos representativos de los distintos procedimientos descritos;
  • Anexos: tablas, documentos, reproducciones de textos, legislación o cualquier otra información relacionada con el tema específico.

Manual de instrucciones especializadas

Es el que agrupa instrucciones específicas para un tipo específico de actividad o tarea. Su finalidad es posibilitar una mayor y mejor formación y capacitación de un determinado grupo de empleados en el desarrollo de actividades. Ej.: manual del vendedor, manual de la secretaria, manual de operaciones, etc.

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